Lebkuchen, Printen und andere Weihnachtsleckereien sind schon seit dem Spätsommer in den Supermärkten zu finden. Und auch Unternehmen, die eine betriebliche Weihnachtsfeier planen, sollten sich frühzeitig Gedanken machen. Denn es sind Räume zu mieten, Essen zu bestellen und Geschenke zu besorgen. Betriebsveranstaltungen wie die Weihnachtsfeier liegen grundsätzlich im eigenbetrieblichen Interesse des Unternehmens und sind deshalb lohnsteuerfrei. Allerdings hat die Finanzverwaltung für die Steuer- und Beitragsfreiheit enge Grenzen gesteckt. Wir haben mit Dr. Robert Mayr, Vorstandsvorsitzender der Datev und selbst Steuerberater über die wichtigsten Fragen gesprochen.
Worin bestehen denn die Steuervorteile einer Betriebsfeier?
Die Finanzverwaltung stuft Veranstaltungen, die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse stattfinden, als lohnsteuerfrei ein. Allerdings gilt dies nur bis zu einem Freibetrag von 110 Euro pro Arbeitnehmer. Ausgaben oberhalb dieses Betrags werden als geldwerter Vorteil steuerpflichtig.
Wie wird das berechnet? Muss der Arbeitgeber nachweisen, was jeder Angestellte verzehrt hat?
Nein, das Finanzamt schaut nicht darauf, was der einzelne Beschäftigte während der Feier trinkt und isst. Es zählt, was das Unternehmen insgesamt für die Veranstaltung ausgegeben hat. Die Aufwendungen werden addiert und durch die Anzahl aller Teilnehmer geteilt.
Was genau zählt zu diesen Kosten?
Eigentlich alle Aufwendungen, die der Arbeitgeber für die Betriebsfeier hat – einschließlich der Umsatzsteuer. Dazu gehören beispielsweise Ausgaben für Speisen und Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten, die Übernahme von Fahrt- und Übernachtungskosten, Eintrittskarten, Musik und andere künstlerische Darbietungen, auch Ausgaben für Räume, Beleuchtung oder Eventmanager, und sogar Kosten für anwesende Sanitäter, Gebühren für Behördenauflagen oder auch Stornokosten. Bestimmte Ausgaben bleiben aber außen vor: Das sind die so genannten rechnerischen Selbstkosten, etwa die anteiligen Kosten für die Lohnbuchhaltung oder die Ausgaben für den Energie- und Wasserverbrauch während einer Betriebsfeier.
Und wenn die Weihnachtsfeier etwas kostspieliger ausfällt?
Wenn die Betriebsveranstaltung teurer wird als geplant und die umgelegten Kosten den Freibetrag überschreiten, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn. Bei der nächsten Gehaltsabrechnung müsste diese Summe dann auf das Gehalt aufgeschlagen werden, mit der Folge, dass dafür nicht nur Steuern, sondern auch Sozialversicherungsbeiträge fällig werden. Es gibt allerdings eine Alternative: Der Arbeitgeber kann diesen Betrag mit 25 Prozent pauschal versteuern – damit bleibt auch der höhere Betrag für die Angestellten steuerfrei.
Darf der Arbeitnehmer Partner oder Familie zur Weihnachtsfeier mitbringen?
Familienangehörige oder andere Begleitpersonen können natürlich auch die Veranstaltung besuchen – wenn das von Unternehmensseite erwünscht ist. Steuerlich hat das jedoch Konsequenzen. Denn der Kostenanteil, der auf Begleitpersonen entfällt, wird dem jeweiligen Mitarbeiter zugerechnet. Die Begleitpersonen haben keinen eigenen Freibetrag und durch die angerechneten Kosten wird der individuelle Freibetrag des Arbeitnehmers de facto kleiner.
Und wie sieht es mit Geschenken aus?
Selbstverständlich dürfen bei einer Weihnachtsfeier auch Präsente verteilt werden. Allerdings muss hier die Freigrenze von 60 Euro inklusive Umsatzsteuer beachtet werden. Nur dann sind die Präsente steuerlich begünstigt. Außerdem verlangt die Finanzverwaltung, dass die Geschenke „anlässlich“ der Veranstaltung überreicht werden – und nicht nur bei dieser Gelegenheit. Das heißt, es muss ein konkreter Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Geschenk bestehen.
Gelten die Steuervorteile nur für die Weihnachtsfeier?
Den Freibetrag gewährt das Finanzamt für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr. Bei weiteren Festen gibt es zwar keinen Freibetrag mehr, Arbeitgeber dürfen aber wählen, bei welchen Veranstaltungen der Freibetrag genutzt werden soll. Steht also die dritte Betriebsfeier ins Haus, sollten Sie die günstigste als Arbeitslohn behandeln und die zwei teureren Veranstaltungen als Betriebsfeier mit Steuervorteil.
