Fernaudits

Remote-Audits sorgen für mehr Effizienz

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Fernaudits wirken in Routine-Bereichen zeitlich entlastend und setzten so mehr Ressourcen für sensible Prüfungsschwerpunkte frei. Bild: PopTika/Shutterstock
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Mit dem digitalen Wandel werden Innovationszyklen immer kürzer. Auditierungs- und Zertifizierungsverfahren müssen sich dem anpassen und können computergestützt effizienter gestaltet werden.

Roman Zadrozny
Executive Vice President Dekra Group, Head of Service Division Audits

Weltweit vernetzte Produktions- und Lieferketten verlangen Auditergebnisse, die rasch und standortübergreifend verfügbar sind. Das Tempo nimmt zu, um aktuelle Zustandsinformationen zu erheben, diese umgehend auszuwerten und etwaige Korrekturmaßnahmen einzuleiten. Prüfprotokolle und Berichte werden digital abgefragt. Vor diesem Hintergrund können computergestützte Auditverfahren (CAAT) als sogenannte Remote-Audits unterstützen.

Remote-Audits sind nicht ganz neu, nehmen aber durch die Sprünge in der Medien- und Konferenztechnologie an Fahrt auf. Bereits der Leitfaden zum Auditieren von Managementsystemen (DIN EN ISO 19011: 2011) hat vor rund acht Jahren das Fernaudit als ergänzendes Instrument im Zertifizierungsprozess aufgezeigt. Definiert wurden die Tools Telefon- oder Videokonferenzen sowie interaktive, webbasierte Kommunikation und Fernzugriffe auf Dokumentationen des Managementsystems. Ihre wesentlichen Vorteile sind Flexibilität, kurze Rüstzeiten und die Möglichkeit, simultan wie standortübergreifend Audits durchführen zu können. Je nach Erfordernis können selbst kurzfristig Sachverständige hinzugezogen werden, ohne durch Reisezeiten, Reisekosten oder umfangreiche Reisevorbereitungen limitiert zu sein. Allerdings müssen die betrieblichen Prozesse stabil und erprobt laufen, weshalb Fernaudits bei Erstzertifizierungen nicht eingesetzt werden. Im Rahmen einer Folgezertifizierung kann allerdings durchaus abgewogen werden, ob sich ein Auditor für einen Teilbereich per Fernzugriff zuschaltet und damit nicht vor Ort ist.

Voraussetzungen für Remote-Audits

Den virtuellen Möglichkeiten sind klare Grenzen gesetzt. Als oberste Richtschnur gilt hier, dass der Zertifizierungsprozess nicht durch ein unstrukturiertes Fernaudit unterwandert werden darf. Remote-Verfahren sollen nicht die Auditzeit reduzieren − vielmehr kann ihr Einsatz unter bestimmten Voraussetzungen die Effektivität und Effizienz im Zertifizierungsprozess erhöhen. Ob und inwiefern das Audit gelungen ist, liegt nicht im Ermessen des Unternehmens, sondern muss in einem Abschlussbericht nachvollziehbar dokumentiert werden. So können Fernaudits in Routinebereichen zeitlich entlasten, um mehr Ressourcen auf sensible Prüfungsschwerpunkte zu lenken. Beispiel: Üblicherweise treffen sich bei einem Management-Review Auditor und Unternehmensleitung in einem Konferenzraum. Findet diese Bewertung hingegen eine Woche zuvor als Videokonferenz statt, ist mehr Auditzeit gewonnen, um sich kritischeren Unternehmensbereichen widmen zu können.

Welche Voraussetzungen müssen für ein Remote-Audit vorliegen? Grundsätzlich können maximal 30 % der geplanten physischen Audit-Zeit auf ein Fernaudit verlagert werden. Bei Zertifizierungen des Qualitätsmanagementsystems im Automobilsektor nach IATF 16949 sind Remote-Audits derzeit nicht möglich. In anderen Bereichen wie bei Luftfahrtzertifizierungen (AS 9100), bei Zertifizierungen der Informationssicherheit (ISO 27001) oder der Arbeitssicherheit (ISO 45001) können Remote-Audits hingegen eingesetzt werden. Entscheidend sind hierbei eine vorausschauende Planung und eine Infrastruktur, die dem aktuellen Stand der Technik entspricht. Die Vorgaben dafür liefert die IAF MD 4:2018. Im Vorfeld zwingend auf Eignung zu prüfen ist die IT-Infrastruktur hinsichtlich Datensicherheit, Netzstabilität, Dokumenten-Zugänge und das Know-how der Beteiligten. Sollten während des Audits IT-Störungen oder Unterbrechungen auftreten, muss gestoppt werden. Tritt die Störung ein zweites Mal auf, kann das Audit nur noch physisch Vorort beendet werden.

Meist fehlen den Beteiligten aktuell noch die Routine, das Verständnis für das Vorgehen und der Überblick über die technischen Voraussetzungen. Auch deshalb eignen sich Fernaudits nicht für Erstzertifizierungen. Zudem sollten zwischen einem Fernaudit und einem Vor-Ort-Audit maximal 30 Tage liegen. Wenn etwa bei einem Lieferantenaudit die Gesamtzeit durch den Einsatz von Konferenztools unter zwei Tage sinkt, ist das Remote-Audit ebenfalls nicht zu empfehlen.

Audits müssen Schritt halten

Die technischen Möglichkeiten treiben die digitalen Instrumente zur Auditierung voran. In einer Welt agiler und komplexer Systeme mit weltweiten Interaktionen müssen auch die Audits Schritt halten. Dekra-Prüfingenieure erproben beispielsweise in Finnland eine Web-Anwendung zur Inspektion von Anlagen. Mit dem Protopyen können Produktionsbereiche wie bei Google Street View aufgenommen und kartografiert werden. Der Auditor bewegt sich dabei mit der App auf seinem Mobiltelefon durch die Produktion. Messpunkte und Hinweise werden umgehend angezeigt und mit der realen Umgebung abgeglichen, um Abweichungen direkt mit dem Unternehmen besprechen zu können.

Auf einer weiteren Stufe des digitalen Audits der Zukunft stehen sogenannte Mixed-Reality-Lösungen: Hierbei testen Entwickler von Dekra den Einsatz der Hololens-Brille. In das Sichtfeld der Brille bekommen Auditoren eine zuvor abgestimmte Navigation eingespielt und relevante Informationen zu den jeweiligen Messpunkten. Die Prüfer könnten so direkt am Objekt den realen Zustand mit den dokumentieren Sollwerten abgleichen. Gleichzeitig haben sie die Hände frei, um ihre Beobachtungen zu diktieren und zu übertragen.

Trotz der absehbaren digitalen Entwicklungen, wird eines deutlich: Je ausgefeilter die virtuellen Lösungen auch sein mögen, der persönliche Vor-Ort-Einsatz eines Auditors ist nicht zu ersetzen. Bei zeitintensiven Routinen lassen sich die virtuellen Verfahren dennoch effizienzsteigernd einsetzen, so dass mehr Auditzeit für Unternehmensbereiche mit höherem Abstimmungsbedarf zur Verfügung steht. Jedes Fernaudit eignet sich dabei auch als Probelauf für Informations- und Datensicherheit der IT-Infrastruktur und zur Prüfung, ob ein Managementsystem grundsätzlich standortübergreifend verstanden und umgesetzt wird.

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