Digitaler Strukturwandel bewirkt tiefgreifende Veränderungen

(R)Evolution im Einkauf

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Im Zuge der „produktionslastigen“ Debatte rund um Industrie 4.0 wird gerne vernachlässigt, dass der digitale Strukturwandel zu einem neuen Rollenverständnis der Einkaufsorganisation führt. Das Gewicht der Arbeit verschiebt sich hin zum strategischen Einkauf als Motor von Wertschöpfungspartnerschaften. Operative Beschaffungsprozesse werden dagegen nach und nach automatisiert.

Die Digitalisierung impliziert eine tiefgreifende Änderung der heutigen Wirtschaft. Die Verzahnung der Produktion mit modernster Informations- und Kommunikationstechnik wird Geschäftsmodelle und Wettbewerbslandschaften grundlegend ändern. Eine solche Veränderung hat fraglos weitreichende Auswirkungen auf die Gestaltung der Unternehmensprozesse. Unter den im Rahmen von Industrie 4.0 und Smart Factory diskutierten neuen Produktions- und Fertigungskonzepte finden sich hierzu überzeugende Belege. Dabei gerät angesichts der Fokussierung auf die produktionstechnischen und logistischen Aspekte schnell aus dem Blick, dass der industrielle Einkauf gleichfalls vor tiefgreifenden Veränderungen steht.
Ein kleines Beispiel demonstriert den sich anbahnenden Umbruch: Die von Sensoren erfassten Betriebs- und Produktionsparameter einer Fertigungsstraße weisen auf einen wartungsrelevanten Zustand hin. Die mit- und untereinander austauschenden Systeme erkennen mit Hilfe intelligenter Analyse-Algorithmen das Risiko potenzieller Systemstörungen. Der vorsorgliche Austausch eines Werkteils soll die Gefahr eines Stillstands in der Produktion bannen. Die hinterlegten Automatisierungsverfahren lösen ohne Verzug eine Bedarfsmeldung sowie Bestellung der benötigten Ersatzteile aus. Das hier beschriebene Szenario stellt unbestritten ein typisches Beispiel für Predictive Maintenance dar, wie es im Zuge von Industrie 4.0 gerne diskutiert wird.
Zugleich beschreibt es auch einen exemplarischen Beschaffungsprozess wie er künftig ablaufen kann. Pointiert formuliert findet der komplette operative Beschaffungsprozess ohne die bislang notwendige Involvierung der Organisationseinheit Einkauf in den Fachbereichen statt – vollautomatisiert von der Bestellung über die Warenannahme bis zur Bezahlung.
Konzentration auf strategische Aufgaben
Die Studie „Digitalisierung des Einkaufs – Einkauf 4.0“, die das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik IML und der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME), im vergangenen Jahre veröffentlichten, untermauert diese Entwicklung. Zu den zentralen Ergebnissen der Studie zählt unter anderem, dass die operativen Einkaufsprozesse nahezu komplett digitalisiert werden – bis hin zur Autonomisierung. Im Gegenzug wachsen die Anforderungen und Erwartungen an den strategischen Einkauf und damit die Forderung nach einem erhöhten Wertbeitrag. Er gilt als Treiber der externen Vernetzung, die es erst ermöglicht, die Vorteile der Digitalisierung auszunutzen. Zudem soll der Einkauf in Echtzeit reagieren. Das setzt zwangsläufig die Automatisierung der operativen Prozesse voraus. Dass der Einkauf künftig neben dem gewohnten Beschaffungsportfolio auch digitale Produkte zu managen hat, sei hier vollständigkeitshalber kurz erwähnt.
Mit Hilfe der Automatisierung der operativen Aufgaben gewinnen die Einkaufsprofis den dringend benötigten Freiraum, sich nahezu vollständig den strategischen Beschaffungsaspekten zu widmen. Mit ihrer Expertise im Kooperationsmanagement werden sie sich künftig darauf fokussieren, die Wettbewerbsstärke des eigenen Unternehmens zu schärfen. Entgegen des im Kontext der Digitalisierung inflationär eingesetzten Wortes „disruptiv“ findet diese Entwicklung alles andere als plötzlich statt. Den Weg zur Vollautomatisierung gehen Unternehmen schließlich schon lange. Die Entwicklung zum automatisierten Einkauf ist vielmehr die logische Konsequenz aus einer immer arbeitsteiliger organisierten Wirtschaft mit abnehmenden Fertigungstiefen in den Unternehmen. Deshalb stehen schon heute die Punkte Qualitätsverbesserung und Risikominimierung bei gleichzeitiger Effizienz- und Kostenoptimierung an oberster Stelle der Agenda für Einkauf und Beschaffung. Dies wurde der BTC in zahlreichen Kundenprojekten als Hauptkriterien genannt.
Neue Software-Unterstützung
Mit Hilfe zentraler Beschaffungsplattformen mit elektronischen Katalogen (E-Procurement) für C-Güter oder Software zum Supplier Relationship Management (SRM) konnten Unternehmen in der Vergangenheit zumindest in Teilen Effizienzgewinne durch Automatisierung erzielen. Die im Rahmen des digitalen Strukturwandels anstehende Neugestaltung des Einkaufs verlangt nun nach einer noch leistungsstärkeren, durchgängigen Software-Unterstützung. Moderne Lösungen wie die Unternehmenssoftware SAP S/4HANA Sourcing & Procurement in Kombination mit der als Cloud-Service verfügbaren Beschaffungsplattform SAP Ariba bringen Unternehmen auf diesem Weg nun ein gutes Stück voran.
Anhand kleinerer Prozessabschnitte lässt sich der Beitrag für die Neupositionierung demonstrieren. Zu den beinahe schon klassischen zu nennenden Forderungen im Rahmen von Projekten der BTC zählt beispielsweise die Einbindung der Fachabteilungen. Die SAP-Software erlaubt es zum Beispiel, eine intuitiv bedienbare Fiori-Oberfläche einzurichten, über die alle Mitarbeiter im Rahmen einer Bedarfsanforderung selbst nach Waren und Dienstleistungen suchen. Die Verlagerung operativer Aufgaben in den Self-Service-Bereich der fachlichen Kollegen wird durch die Integration der Funktion Guided Buying aus dem Anwendungsportfolio von SAP Ariba forciert. Denn mit der Anwendung lassen sich Einkaufsvorgaben unternehmensspezifisch konfigurieren, sodass Fachanwender ausschließlich zu den „regelkonformen“ Lieferanten, Artikeln oder Services geleitet werden. Dabei lässt sich selbst die dynamische Anpassung der Beschaffungsmenge von Produktionsmaterialien automatisieren.
Aufgrund der integrierten In-Memory-Umgebung bietet S/4HANA die Chance, permanent Materialplanungsläufe durchzuführen. Änderungen in Folge einer geringeren oder höheren Nachfrage lassen sich über das SAP Ariba-Netzwerk direkt an den Lieferanten weitergeben. Dieser kann ohne Zeitverzug die eigene Planung in Produktion und Logistik entsprechend anpassen, um unnötige Aufwände zu vermeiden.
Moderne Beschaffungsplattform
Die Mitarbeit der Kollegen aus der Einkaufsorganisation als Genehmigungs- und Kontrollinstanz wird an dieser Stelle nicht mehr benötigt. Sie können sich stattdessen im Rahmen des strategischen Managements von Lieferanten und Warengruppen, auch vorausschauend, auf Qualitätsverbesserung, Risikominimierung sowie Kostenoptimierung konzentrieren. Eine moderne Beschaffungsplattform stellt dem Einkäufer hierzu präzise Informationen wie Leistungskennzahlen, Leistungsangebot und Zertifizierungen einschließlich der Wirtschaftsinformationen von Dun & Bradstreet (D&B) zu aktuellen und potenziellen Vertragspartnern zur Verfügung. In einer strategisch ausgerichteten Analyse der Kostensituation, dem predictive buying, lassen sich die Ausgaben innerhalb einer Lieferantenfamilie ermitteln oder potenzielle Einsparungen über intelligente Kontingentbündelung identifizieren.
Selbst für einmalige oder ungeplante Einkäufe ist es möglich, hochautomatisierte Prozessketten einzurichten. Eine Bestellanforderung im SAP S/4HANA würde in diesem Fall zunächst eine Preisanfrage (Request for Quotation – RFQ) generieren, die über Ariba Spot Quote automatisch die Sourcing-Funktion einschließlich Lieferantensuche anstößt. Im Erfolgsfalle kann anschließend der Angebotsprozess einschließlich des vollständigen Informationsaustausches mit einem nachgeschalteten ERP-Systems durchlaufen werden.
Fazit
Mit diesem Leistungsvermögen zahlen moderne Softwarelösungen wie SAP S/4HANA Enterprise Management und SAP Ariba auf die Neupositionierung im Einkauf schon heute ein. Sie erlauben Unternehmen, Routineaufgaben im operativen Betrieb schrittweise zu automatisieren und künftig nahezu vollständig von Software erledigen zu lassen. Der neue Freiraum erlaubt den Mitarbeitern im Einkauf, sich den strategischen Aspekten ihrer Arbeit zu widmen. Sie können damit aktiv die Wertschöpfung des Unternehmens stärken. Selbst ein eigener Beitrag zur Gestaltung und Veredelung des Leistungsportfolios der eigenen Firma ist vorstellbar – etwa durch den Einkauf von Services und Produkten Dritter über das Beschaffungs-Netzwerk. Unabhängig davon gilt: Die Megatrends Digitalisierung und Industrie 4.0 verändern alle Aufgaben und Prozesse eines Industrieunternehmens nachhaltig. Die Einkaufsorganisation bildet da keine Ausnahme.
Thomas Weimar, Senior Manager bei der Business Technology Consulting AG in Oldenburg
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