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Forderungsmanagement: Risikofaktor Zahlungsausfälle vermeiden

Forderungsmanagement
Risikofaktor Zahlungsausfälle vermeiden

Risikofaktor Zahlungsausfälle vermeiden
Wer sein Risikomanagement mit der passenden ERP-Software organisiert, bleibt stets auf dem aktuellen Stand und vermeidet finanzielle Ausfälle durch säumige Zahler. Bild: Peopleimages/iStock.com
Werden Rechnungen früher gestellt und abgerechnet, verbessern sich Cash-Flow und Liquidität. Ein professionelles Forderungsmanagement per ERP-System organisiert effizient die Prozesse rund um den Zahlungseinzug.

Wilhelm Baumeister
Produktmanager Rechnungswesen bei
Proalpha in Weilerbach

 

Die deutsche Wirtschaft boomt, doch das Volumen der Außenstände stagniert. Nach dem aktuellen Zahlungsindikator des Inkassodienstes Creditreform wurden Rechnungen im zweiten Halbjahr 2016 durchschnittlich zehn Tage über dem Zahlungsziel bezahlt. Die langen Laufzeiten binden Kapital und reduzieren Liquidität.
Weder im nationalen noch im internationalen Geschäft reicht es, Mahnungen zu schreiben, um Außenstände erfolgreich ‧einzutreiben. Unternehmen müssen bereits aktiv werden, bevor ein Geschäft zustande kommt, und ihre Prozesse rund um den Zahlungseinzug effizient organisiert sein. Genau an dieser Stelle unterstützt eine moderne ERP-Software wie Proalpha, wie die folgenden fünf Beispiele belegen:

1. Kundenbonität prüfen

Um das Zahlungsverhalten neuer Kunden und Veränderungen bei Bestandskunden korrekt einzuschätzen, ist ein regelmäßiger Bonitätscheck unverzichtbar. Viele Mittelständler führen ihn nur unregelmäßig über manuelle Abfrageprozesse bei Wirtschaftsauskunfteien durch. Ist das ERP-System ‧direkt per Schnittstelle an die Wirtschaftsauskunftei angebunden, wird die Bonitätsprüfung zur obligatorischen Standardprozedur. Mit dem ‧direkten Draht zum Inkassodienstleister können Bonitätsprüfungen ‧automatisiert im Hintergrund laufen: Bei negativen Ereignissen sorgt ein Workflow dafür, dass die Zahlungsweise sofort auf Vorkasse umgestellt wird.

2. Außenstände im Fokus behalten

Bei Proalpha informieren tagesaktuelle Berichte und Grafiken über den Forderungs‧bestand. Auch der Vertrieb ist über Offene Posten der Kunden laufend informiert. Ein Hinweis auf die unbezahlte Rechnung im ‧Telefonat oder Verkaufsgespräch ist oft wirkungsvoller als ein standardisiertes Mahnschreiben. Software‧gestützte, automatische Mahnläufe gewährleisten die nötige Konsequenz. Spätestens nach der zweiten Mahnung – bei guten Kunden nach der dritten – empfiehlt es sich, den Rechtsweg zu beschreiten.

3. Nachlässigkeiten vermeiden

Das Forderungsmanagement steht am Ende der betrieblichen Wertschöpfung. Werden zuvor Daten nachlässig erfasst, rächt sich dies. Ein Teil dieser Fehler, wie falsche Rechnungsadresse oder fehlende Bestellnummer, lässt sich vermeiden – etwa, indem Cloud-basierte Zusatzdienste zur Prüfung von Kundenadresse oder Steuernummer genutzt werden. Zudem helfen standardisierte Masken und Plausibilitätschecks, Fehler bei der Kundenanlage zu vermeiden.

4. Schneller abrechnen

Speziell im Projektgeschäft ist die Rechnungsstellung oft komplex. Hinzu kommen meist hohe formale Kundenanforderungen. Es empfiehlt sich daher, bereits in den Vertragsverhandlungen eine objektive Basis für Teil‧abrechnungen zu schaffen. So lassen sich geleistete Arbeitszeiten oder gelieferte Materialien einfacher belegen, als ein bestimmter Projektfortschritt. Bei derartigen Determinanten wäre in der ERP-Software sogar eine halbautomatische Abrechnung auf Workflowbasis realisierbar.

5. Rechtsweg beschreiten

Wird auf Mahnungen nicht reagiert, bleibt nur der Rechtsweg. Dabei kann man entweder den gerichtlichen Mahnbescheid selbst beantragen oder einen Spezialisten mit dem Inkasso beauftragen. Als Faustregel gilt dabei: mit vielen kleinen Rechnungen geht es zum Inkasso‧büro, mit einzelnen großen Vorgängen besser gleich zum Anwalt. Bei einem flexiblen ERP-System helfen Zusatzmodule, den Verwaltungsaufwand in beiden Fällen zu reduzieren.

Fazit

Werden Rechnungen früher gestellt und abgerechnet, verbessern sich Cash-Flow und Liquidität. Gleichzeitig sinkt das Ausfallrisiko. Faktoren, die zum Beispiel bei Kreditverhandlungen mit Banken eine wichtige Rolle spielen. Ein professionelles Forderungsmanagement hat beachtliche Multiplikatoreffekte und ist somit ein wichtiger Bestandteil des Risikomanagements. Mit einem modernen ERP-System wie Proalpha lassen sich die Prozesse nicht nur effizient, sondern auch sicher gestalten und darüber hinaus auch Risiken minimieren.


Verjährungsfristen

Die Verjährungsfrist für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen läuft gemäß Bürgerlichem Gesetzbuch (BGB) nach drei Jahren ab. Entscheidend ist dabei der Zeitpunkt, an dem die Forderung entstanden ist. Eine Rechnung ist hierfür nicht zwingend erforderlich. Mahnungen unterbrechen die Verjährungsfrist übrigens nicht. Das lässt sich nur durch gerichtlichen Mahnbescheid erreichen. Im internationalen Umfeld – zum Beispiel im UN-Kaufrecht – sind Verjährungsfristen nicht eindeutig geregelt. Hier kommt es auf den vereinbarten Gerichtsstand an. Gibt es hierzu keine Regelungen, zählen die Gesetze jenes Landes, zu denen der Vertrag den stärkeren Bezug hat.

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