In Deutschland sind Unternehmen bisher nicht gesetzlich verpflichtet, die genauen Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer zu dokumentieren – ausgenommen einzelne Branchen wie das Baugewerbe oder die Gastronomie. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat jedoch im September in einem Grundsatzurteil klargestellt, dass für Arbeitgeber eine generelle Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung besteht.
Dabei beruft es sich auf ein im Mai 2019 gefälltes Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH). In diesem sogenannten Stechuhr-Urteil wurden die Mitgliedsstaaten bereits verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.
Schutz der Arbeitnehmer gewährleisten
Das Urteil des BAGs betrifft alle Arbeitnehmer in Deutschland – rund 45 Millionen Beschäftigte. Die Zeiterfassung soll vor allem ihren Schutz gewährleisten – so haben im vergangenen Jahr laut Statistischem Bundesamt im Schnitt 4,5 Millionen Menschen mehr gearbeitet als vertraglich vorgesehen. Davon leistete mehr als ein Fünftel unbezahlte Überstunden.
„Die rechtlichen Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung in Deutschland müssen jetzt vom Gesetzgeber ausgekleidet werden – und damit auch, welche Pflichten genau auf Arbeitnehmer und Arbeitgeber zukommen“, sagt Rainer Füess, Leiter Marketing bei der Tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH, einem Unternehmen der Proalpha-Gruppe.
Spätestens wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen feststehen, müssten Unternehmen zügig mit der Umsetzung beginnen. „Wer nicht vorbereitet ist“, warnt Füess, „riskiert nicht nur behördliche Anordnungen und Bußgelder, sondern auch, bei der Digitalisierung der HR-Prozesse hinterherzuhinken.“
Digitale Transformation auch in der Zeiterfassung
Der Mittelstand sollte die Arbeitszeiterfassung zum Anlass nehmen, um die eigene digitale Transformation voranzutreiben. „Hybrid Work, Home Office und Mobilität der Belegschaft stellen neue Anforderungen an eine systematische Zeiterfassung“, erklärt Füess. Allerdings könnten Arbeitszeiten einfach per App, stationär oder über die Cloud erfasst werden.
„Zudem können Unternehmen durch die Einführung einer digitalen Zeiterfassung von der Optimierung ihrer spezifischen HR- sowie allgemeinen Unternehmensprozesse profitieren, etwa durch die schnelle Erfassung sowie grafische Aufbereitung von Projektzeiten, Kostenstellen oder der elektronischen Urlaubsplanung.“
Was Unternehmen beachten sollten
Die Arbeitszeiterfassung ist im Grunde einfach zu bewältigen. Ob Stundenzettel, Excel-Tabellen oder Apps – die Erfassung ist sowohl handschriftlich als auch digital möglich. Allerdings sieht das EuGH-Urteil ein nachvollziehbares und fälschungssicheres System vor.
Die Befürchtung der Unternehmen, dass mit der Erfassung ein enormer bürokratischer Aufwand auf sie zukommt, scheint unbegründet. Die Anforderungen – auch im Hinblick auf die neue mobile Arbeitswelt – lassen sich mit existierenden Lösungen via Software und Cloud schnell, einfach und rechtskonform umsetzen. Dabei kann auch das im Unternehmen eingesetzte ERP-System als Basis für die weitere intelligente Vernetzung und effiziente Steuerung aller geschäftskritischen Systeme und Kernprozesse dienen.
Checkliste hilft bei der Einführung
Die Checkliste von Proalpha soll dabei helfen, die Einführung oder Überprüfung eines rechtskonformen Zeitmanagements im Sinne von Arbeitgeber und Arbeitnehmer vorzubereiten:
- Arbeitszeiterfassung genau und komplett dokumentieren
Software-Lösungen für die Zeiterfassung unterstützen Unternehmen bei der zuverlässigen Dokumentation von Arbeitszeiten. Mit ihrer Hilfe lassen sich der Bearbeitungsaufwand minimieren und die Analyse-Kapazität erhöhen. - Plattformunabhängige Arbeitszeiterfassung
Aktuelle Lösungen auf dem Markt ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Zeiten einfach und benutzerfreundlich per Terminal, Web, App, Telefon oder Desktop zuverlässig zu erfassen, ganz gleich, wo sie sich gerade befinden. - Einhalten gesetzlicher Regelungen
Unternehmen sollten sich für eine Software entscheiden, die gesetzliche Regelungen zu Überstunden und Mindestpausenregeln abbilden kann. Durch Warnhinweise, Workflows und individuelle Regelungen können zudem alle Vorgänge überblickt, der betroffene Mitarbeitende daran erinnert und noch nötige Maßnahmen angestoßen werden. - Prozesse für Urlaub, Dienstreisen und Fehlzeiten digitalisieren
Ein Antrags- und Genehmigungsprozess von Urlaub und weiteren Abwesenheiten wie Dienstreisen sollte in einem modernen Zeitmanagementsystem integriert sein. Nachweise lassen sich so einfach auf Knopfdruck erstellen. Auch die elektronische Reisekostenabrechnung vereinfacht interne Prozesse. Insbesondere wiederkehrende HR-Prozesse lassen sich über standardisierte, digitale Workflows effizient abwickeln. - Korrekturen der Arbeitszeiten
Ein nachträgliches Erfassen von Zeiten sollte möglich sein, ebenso die Prüfung fehlender An- und Abwesenheitsbuchungen sowie das schnelle Bearbeiten unplausibler Zeiteintragungen. Auf Wunsch und bei Bedarf sollten auch die Mitarbeitenden selbstständig ihre erfassten Zeiten prüfen und korrigieren können. - Zeiterfassungssystem mit aussagekräftigem Berichtswesen
Lösungen mit festen Systemberichten können eine schnelle Übersicht über Abweichungen von An- und Abwesenheiten sowie Pausen- und Kernzeitverletzungen anzeigen. Die Daten werden dann automatisch ausgewertet und an den Arbeitnehmer übergeben. So erhalten sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer die vollständige Transparenz über ihre Arbeitszeiten. - Erfassen von Projektzeiten und Kostenstellendaten
Wer an bestimmten Projekten oder für mehrere Kostenstellen arbeitet, kann die angefallenen Zeiten direkt in dem System zuordnen. Mitarbeitende erhalten ebenso wie die HR-Abteilung und die Projektleitung, auch dank grafischer Dashboards-Auswertungen, einen schnellen Überblick über das Kosten-Nutzen-Verhältnis von Projekten. Das Projektcontrolling wird so auf ein effizientes und nachhaltiges Niveau gehoben. - Zeiterfassung ganzheitlich integrieren
Im Idealfall wird die Zeiterfassungssoftware in die bestehende IT-Infrastruktur integriert – entweder durch Anbindung an das ERP-System oder als dessen fester Bestandteil. Bei einer ERP-Lösung mit Zeiterfassung können die Zeiten direkt im System eingesehen werden, ohne dass sie manuell aus anderen Software-Lösungen übertragen werden müssen, was einen nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand darstellt. Die meisten ERP-Lösungen ermöglichen es zudem, die eingetragenen Zeiten einfach in den Rechnungsstellungsprozess zu integrieren. (jk)
