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Mit dem flexiblen Büro in das digitale Zeitalter

Arbeitsplatzgestaltung
Mit dem flexiblen Büro in das digitale Zeitalter

Die Digitalisierung verändert die Arbeitswelt. Neue Berufe entstehen, andere Jobprofile verschwinden. Dieser Prozess hat natürlich auch einen direkten Einfluss auf die Arbeitsplätze. Die Büros der Zukunft müssen so flexibel sein wie die Menschen, die darin arbeiten.

Im Zeitalter der Digitalisierung bleibt scheinbar kein Stein auf dem anderen. Flexibilität wird die künftige Arbeitswelt dominieren und es drängt sich die Frage auf: Sind die Büro-Arbeitsplätze des analogen Zeitalters noch zeitgemäß? Können sie den veränderten Arbeitswelten überhaupt gerecht zu werden? Büroarbeit wird in den kommenden Jahren nicht an Bedeutung verlieren, aber die Menschen werden sich von liebgewonnenen Prozessen und Gewohnheiten verabschieden müssen. Büroflächen und Büromöbel werden sich grundlegend verändern.

Unternehmen fordern immer mehr Flexibilität von ihren Mitarbeitern. Es ist daher logisch, dass auch moderne Büros dieser Anforderung entsprechen müssen. Die Vorstellung, dass ein Arbeitsplatz aus einem Schreibtisch mit einem Computer darauf besteht, ist längst überholt. Auch mittelständische Betriebe gehen immer mehr dazu über in Matrixorganisationen zu arbeiten. Eine hierarchische Raumordnung nach dem Motto „Das größte Büro für den Chef“ ist ein Auslaufmodell. Teamarbeit ist ein wesentlicher Schlüssel für den Erfolg. Die Lösung sind so genannte Teamzonen, die sich schnell und einfach an die Bedürfnisse der Projektgruppen anpassen lassen. Dazu müssen die Räumlichkeiten mit Möbeln ausgestattet werden, die eine flexible Nutzung unterstützen. Dies können mobile Wandsysteme sein oder auch Tischelemente, die je nach Bedarf beliebig ergänzt und gestaltet werden können. Mit denselben Möbeln muss es möglich sein, Zonen für konzentrierte Einzelarbeit einzurichten, aber auch offene Flächen für kreatives Arbeiten zu schaffen. Die Büroeinrichtung muss mit den Projekten sozusagen atmen können.

Auf diese geforderte Flexibilität hat sich Office Depot bereits eingestellt. Neben einem breit gefächerten Partnernetzwerk, einem eigenen Lagerbestand und moderner Logistik kann das Unternehmen innerhalb von 24 Stunden reagieren und die gewünschte Büroausstattung an den Kunden liefern. Ein Vorteil bei der Prozessabwicklung ist nach eigener Einschätzung die Lieferantenbündelung. Der Kunde erhält alle Dienstleistungen aus einer Hand. Das ermöglicht hohe Transparenz und Vorteile bei den Prozesskosten.

Die Spezialisten bei Office Depot sind sich einig, dass der Trend zu flexiblen Lösungen nicht umkehrbar ist. Obwohl feste Büroarbeitsplätze mit einem Anteil von 80 % derzeit noch die Regel sind, ist das reale Arbeitszeitverhältnis zwischen Einzelarbeit und Teamarbeit in etwa ausgeglichen. Es müssen also konstruktive Lösungen innerhalb der gegebenen Räumlichkeiten gefunden werden. Der Kreativität sind bei der Umsetzung keine Grenzen gesetzt. Viele Unternehmen sind mit dieser Aufgabe jedoch überfordert. Rundum-Versorger wie Office Depot bieten deshalb einen professionellen Einrichtungsservice. Experten unterstützen Unternehmen bei der Auswahl der geeigneten Büroausstattung und führen eine After-Sales-Beratung durch, um das Potenzial der Einrichtung vollständig auszuschöpfen.

Die Gestaltung des Arbeitsplatzes hat Einfluss
auf die Produktivität der Mitarbeiter

Der Branchenverband bso Büro-, Sitz- und Objektmöbel beleuchtet in einer Studie das Investitionsverhalten von 800 Unternehmen mit mindestens 20 Büroarbeitsplätzen. Dabei wurden die Faktoren ermittelt, die bei der Einrichtung der Büroarbeitsplätze eine vorrangige Rolle spielen. Es hat sich gezeigt, dass die Mitarbeiterbindung einer der häufigsten Investitionsgründe ist. Neben der Zufriedenheit der Mitarbeiter sehen die befragten Unternehmen auch große Chancen im Recruiting-Bereich. Für potenzielle neue Mitarbeiter ist ein moderner, gut ausgestatteter Arbeitsplatz mit ein Grund, sich für das Unternehmen zu entscheiden. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist folglich ein zentraler Punkt bei der Beratungsleistung durch Office Depot. Neben der funktionalen Büroausstattung ist es entscheidend, bei den Mitarbeitern einen Wohlfühl-Effekt zu erzeugen. Dies erfolgt stets unter Berücksichtigung des zur Verfügung stehenden Budgets. Übrigens muss die teuerste Lösung nicht immer auch die beste Lösung sein.

Die Ausstattung und Gestaltung des Arbeitsplatzes hat unmittelbaren Einfluss auf die Produktivität der Mitarbeiter. Entscheidend für den Arbeitgeber ist es, die Arbeitsplätze so zu gestalten, dass die Mitarbeiter sich einerseits geborgen fühlen und andererseits auf die für den Job erforderliche Ausstattung zugreifen können. Deshalb sollte die Planung von Büroarbeitsflächen berücksichtigen, dass Mitarbeiter untereinander kommunizieren und sich vernetzen können, denn starre Strukturen verhindern Innovation und wirken sich negativ auf den Erfolg aus.

Es ist aber nicht damit getan, offene Relax-Flächen wahllos mit Zonen für konzentriertes Arbeiten zu kombinieren. Eine Untersuchung von Oxford Economics hat herausgefunden, dass Lärm und Unterbrechungen die Produktivität erheblich beeinflussen. Alle drei Minuten wird laut der Studie ein Mitarbeiter im Schnitt unterbrochen. Weitere 23 Minuten dauert es, ehe er sich nach der Unterbrechung wieder der ursprünglichen Aufgabe widmen kann. Nach Aussage der Studie lassen sich die Produktivität um 64 % und die Vermeidung von Fehlern um 52 % verbessern, wenn Störfaktoren vermieden werden. Diese Zahlen verdeutlichen, dass die gemeinsame Planung mit erfahrenen Einrichtungsexperten der richtige Weg ist. (ub)

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