Auswahl mit System

Abgesehen von der funktionalen Passung einer Software, ist die Auswahl des geeigneten Anbieters für eine erfolgreiche ERP-Einführung von entscheidender Bedeutung. Neben der Branchenkompetenz, den verfügbaren Ressourcen sowie dem Service ist die wirtschaftliche Stabilität des Partners ein Entscheidungsfaktor für oder gegen einen Anbieter. Zudem zeichnet sich der Markt für ERP-Systeme durch die zahlreichen Firmenübernahmen für „Nicht-Insider“ durch seine Intransparenz und Dynamik aus.

Auf Grund dieser Problematik und der Tragweite der Investitionsentscheidung hat ein mittelständisches Unternehmen das Forschungsinstitut für Rationalisierung (FIR) beauftragt, die Auswahl eines anforderungsgerechten ERP-Systems als Experten zu begleiten. Das FIR hat zur objektiven und herstellerneutralen Auswahl von betrieblichen Anwendungssystemen das 3-Phasen-Konzept (siehe Grafik) entwickelt, das sich in mehr als 250 Auswahlprojekten bei Unternehmen verschiedener Branchen und Unternehmensgrößen bewährt hat.

Der Hersteller von elektromagnetischen Komponenten für die Fahrzeugtechnik, die Industriehydraulik und Spezialbereiche des Maschinen- und Anlagenbaus entwickelt und fertigt individuelle Produkte für industrielle Großkunden. Der Mittelständler ist durch eine heterogene Organisationsstruktur mit Niederlassungen in Deutschland, Osteuropa, China sowie den USA gekennzeichnet. Die Produktion ist von einer eher durchschnittlichen Fertigungstiefe geprägt. Die Intransparenz bei der Auftragsabwicklung, die zahlreichen Datenredundanzen sowie die funktionalen Schwächen waren dabei die wesentlichen Nachteile der bisher eingesetzten Software. Zudem ist ein Überblick der kaufmännischen Daten nur eingeschränkt und mit hohem Aufwand möglich, da das PPS-System losgelöst und isoliert von weiteren fachspezifischen Modulen operierte.

Die Softwarelandschaft erforderte es, ein integriertes ERP-System auszuwählen und zeitnah einzuführen. Primäre Zielsetzung war, eine zukunftsorientierte Lösung auszuwählen, die auch die zukünftigen Anforderungen des Unternehmens abdeckt und eine IT-Schnittstelle zu vorhandenen IT-Modulen aufweist.

1. Phase: Fundierte Organisationsanalyse

Zur Analyse und Dokumentation der Ablauforganisation wurde der gesamte Prozess der Auftragsabwicklung am Beispiel eines Standardprodukts aufgenommen. Ausgehend von der Kundenanfrage wurde der gesamte Prozess bis zur Auslieferung und der Produkte beim Kunden zunächst auf einem generischen Level in Form von Prozesslandkarten (Darstellung des Auftragsabwicklungsprozesses über die beteiligten Abteilungen und Funktionsbereiche) dargestellt. Anschließend wurden die Kernprozesse analysiert sowie die bestehenden Schwachstellen dokumentiert. In diesem Unternehmen standen typische Prozesse eines Automobilzulieferers im Vordergrund:

Die Ergebnisse der Organisationsanalyse, insbesondere die der Prozessreorganisation, werden in den meisten ERP-Auswahl- und Einführungsprojekten unterschätzt. Vielfach werden sie als reine IT-Projekte verstanden, das heißt die eigentlichen Prozesse, die ein ERP-System unterstützen soll, spielen bei der Softwareauswahl und -einführung nur eine untergeordnete Rolle. Dabei haben ERP-Systeme als reine Enabler „lediglich“ die Aufgabe, möglichst effiziente Prozesse IT-technisch zu unterstützen und abzuwickeln.

2. Phase: Toolbasierte Vorauswahl

Im Rahmen der Vorauswahl wurden die unternehmensspezifischen Anforderungen an das neue ERP-System formuliert. Ausgangspunkt dafür waren zum einen die Ergebnisse der Organisationsanalyse und zum anderen die standardisierte Lastenheftvorlage des FIR, bestehend aus etwa 3000 Anforderungskriterien, die zur Bewertung und Auswahl von ERP-Systemen herangezogen werden. Abgeglichen wurden sodann die funktionalen Anforderungskriterien mit dem Datenbestand einer internetbasierten Datenbank, in der Profile von rund 130 ERP-Systemen hinterlegt sind. Neben der Funktionserfüllung wurde die prinzipielle Brancheneignung dazu verwendet, die 130 ERP-Systeme auf eine überschaubare Menge von 14 einzuschränken. Auf Basis der Vorauswahl hat das Projektteam vier Favoriten-Systeme identifiziert, die im Rahmen der Endauswahl auf „Herz und Niere geprüft“ wurden.

3. Phase: Detaillierte Endauswahl

Mit den vier ERP-Anbietern wurden jeweils zweitägige Systemtests durchgeführt, bei denen das Projektteam detaillierte Erkenntnisse über die Funktionsweise der Lösungen und über die Anbieter erhielt. Neben der Funktionsweise soll in den Systemtests das „Look and Feel“ überprüft werden, das heißt die einzelnen Projektteammitglieder sollen sich einen persönlichen und damit auch subjektiven Eindruck von den ERP-Systemen verschaffen. Zurzeit befindet sich das Projekt in der Konzeptphase. Das Go-Live für die erste Niederlassung ist für Ende 2008 geplant.

Dipl. rer. pol. techn. Thomas Novoszel, M.Sc. Forschungsinstitut für Rationalisierung e. V. (FIR) an der RWTH Aachen

Den kompakten Überblick über den aktuellen ERP-Markt erhalten Entscheider aus mittelständischen Unternehmen auf den 15. Aachener ERP-Tagen. Der Veranstalter FIR (Forschungsinstitut für Rationalisierung) bietet vom 18. bis 19. Juni wieder eine Plattform aus Praxistag, Fachtagung und Fachmesse.

Getreu dem Motto „Prozesse und Systeme erfolgreich kombinieren“, geben Referenten aus Wirtschaft und anwendungsorientierter Forschung Anregungen und Orientierung, wie Unternehmen ihre Ressourcen richtig planen und einsetzen. Sie zeigen zudem auf, wie die Produktionslogistik im Unternehmen effizient durch IT-Lösungen unterstützt werden kann. Aber auch wie sich der Wertbeitrag der IT nachhaltig steigern und in den Geschäftsprozessen verankern lässt, wird thematisiert.

Praxistag 17. Juni

In einem Workshop werden die Teilnehmer mit der Bewertung, Auswahl und Einführung von ERP-/PPS-Systemen vertraut gemacht.

Fachtagung 18. bis 19. Juni

Redner aus Forschung und Wirtschaft beleuchten in sieben Key-Notes und zwölf Fachvorträgen aktuelle Trends und Entwicklungen. In Best Practices schildern Praktiker ihre Erfahrungen mit der betrieblichen Produktions- und Logistikoptimierung.

Fachmesse

Die integrierte Fachmesse mit über 50 Ausstellern bietet die Möglichkeit, sich mit Anbietern von ERP-/PPS-Systemen direkt auszutauschen.

Anmeldung und weitere Informationen: www.erp-tage.de