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Projekte parallel planen und umsetzen

Prozessbasiertes Anlaufmanagement steigert Effizienz mit Business Process Management-Lösung
Projekte parallel planen und umsetzen

Bis 2006 war für den Automobilzulieferer Weiss Automotive das Anlaufmanagement einfach. Denn bis dato kamen die Aufträge zum Großteil vom Mercedes-Veredler AMG und die Abläufe waren eingespielt. Heute muss Weiss zahlreiche Projekte parallel planen und umsetzen. Durch ein prozessbasiertes Anlaufmanagement gelingt dies mit derselben Mannschaft.

Wenn heute ein Anlaufprojekt bei Weiss automotive gestartet wird, erfolgt dies über eine einheitlich gestaltete Benutzerschnittstelle im Web-Browser. Ein Beispiel: eine neue Frontschürze für Porsche. Alle relevanten Daten aus dem Angebot werden bei Auftragserteilung automatisch aus der Angebotsverfolgung übernommen. Damit kann der jeweils zuständige Sachbearbeiter direkt in die Projektplanung einsteigen. „Für uns standen die Themen Flexibilität und Prozessautomatisierung beim Anlaufmanagement absolut im Vordergrund. Denn wir wollten nicht nur die reine Projektplanung optimieren, sondern gerade auch die unterstützenden Prozesse“, beschreibt Christian Weiß, geschäftsführender Gesellschafter der Weiss Automotive GmbH, die Ziele. Um die Prozesse flexibel, abteilungsübergreifend und unabhängig von den bereits eingesetzten Software-Lösungen optimieren zu können, entschied sich Weiss für die Business Process Management-Plattform Xpert.ivy von Soreco.

Das schnelle und einfache Aufsetzen eines Anlaufprojektes erfolgt über die so genannte „Prozesslandkarte“. In dieser Landkarte sind sämtliche Abläufe detailliert erfasst und rollenbasiert den jeweils verantwortlichen Bereichen, wie etwa Entwicklung, Werkzeugbau, Arbeitsvorbereitung, Produktion oder Qualitätssicherung zugeordnet. Gleichzeitig wird jede Aufgabe und jedes Ergebnis ausführlich dokumentiert und ebenfalls im System hinterlegt. Dabei sehen die Beteiligten immer nur die Aufgaben, die für das aktuelle Projekt tatsächlich relevant sind. Im Fall der Frontschürze sind dies etwa die Herstellung des Werkzeugs, die Auswahl der Lackierungen oder die Programmierung des Roboterarms in der Lackieranlage. „Eine wichtige Vorgabe war die Definition von Standardprozessen. Denn wir wollten keine Individuallösung für Weiss Automotive entwickeln, sondern ein prozessbasiertes Anlaufmanagement, das 80 bis 90 Prozent der Anforderungen vergleichbarer Unternehmen von vornherein abdeckt“, so Stefan Merkel, Geschäftsführer der WBS Weiss Business Solutions GmbH. Das Ergebnis ist ein Standard-System, das unter dem Namen „WBS Anlaufmanagement“ vermarktet wird.
Durch die Einführung des prozessbasierten Anlaufmanagements konnte etwa der Anteil der Aufgaben mit Terminüberschreitungen von 53 % im Jahr 2008 bis 2010 auf 23 % verringert werden. Zudem konnte mit der Einführung die gestiegene Anzahl der Anlaufprojekte ohne zusätzliche Personalkapazitäten gestemmt werden. „Rechnet man alle Effekte zusammen, haben sich die Investitionen in das Anlaufmanagement innerhalb von nur sechs Monaten amortisiert“, zieht Christian Weiß Bilanz. Nicht berücksichtigt sind dabei die Effizienzsteigerungen, die durch die BPM-Abbildung der unterstützenden Prozesse erzielt werden konnten. Daneben werden durch die vollständige Prozessdokumentation die Qualitätsnormen nach DIN EN ISO 9001 und ISO/TS 16949 erfüllt. wm
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