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„Warum ist da Staub in der Kiste?“

Schraubenhändler Ferdinand Gross revolutioniert das Kanban
„Warum ist da Staub in der Kiste?“

Der Verbindungs-Spezialist Ferdinand Gross hat das Kanban neu erfunden. Mit dem Softwarepaket Falcon bekommt der Kunde erstmals einen detaillierten Einblick in sein System und kann bei Bedarf sogar steuernd eingreifen. Das Interessante an der Geschichte: Er hat diese Funktionen in den letzten Jahrzehnten nie wirklich eingefordert.

Morgens um zehn in Deutschland: Der Inhaber und Geschäftsführer eines kleinen, familiengeführten Maschinenbauers tritt wieder einen seiner gefürchteten Kontrollgänge durch die Firma an. In der Montage nimmt er die beiden Kanban-Regale unter die Lupe und bleibt gleich an drei Behältern hängen: „Warum ist da Staub in der Kiste?“, fragt er den Werker. Der meint, dass er die Teile eigentlich schon lange nicht mehr braucht. „Und warum führen wir dann die Artikel in unserem Kanban-Lager?“, fragt der Chef zwei Minuten später seinen Einkäufer. Der hat auch keine passende Antwort parat: „Ich werde der Sache sofort nachgehen.“

Das ist der Alltag in unzähligen Betrieben mit Kanban-Lager. Wenn alles rund läuft, prima. Wenn nicht, dann weiß kein Mensch warum.
„Das ist einfach so“, sagt Thomas Erb. „Im Kanban hat der Einkäufer keine Bewegungsdaten mehr, diese Informationen verschwinden aus dem ERP-System.“ Thomas Erb muss es wissen. Er ist Geschäftsführer des Verbindungsspezialisten Ferdinand Gross mit Sitz in Leinfelden bei Stuttgart. Und er kennt sich aus im Geschäft mit Schrauben und Muttern. Sein Unternehmen ist der älteste Schraubenhändler Deutschlands und seit wenigen Wochen Alleinlieferant der Deutschen Bahn. Das Geschäft mit C-Teilen ist bei den Schwaben in den letzten zehn Jahren richtig wichtig geworden. 75 % aller Warenausgangspositionen sind in diesem Bereich angesiedelt und werden über Kanban abgewickelt. Vor zehn Jahren waren es gerade mal 5 %. Ferdinand Gross hat heute im Bereich C-Teile-Management über 1200 Kunden. 560 000 Behälter sind im Umlauf mit einer durchschnittlichen Reichweite zwischen vier und acht Wochen. Wer soviel mit Kanban zu tun hat, der stellt sich zwangsläufig die Frage: Wie lässt sich dieser Prozess verbessern? Was ist das Kanban von morgen? Bei Ferdinand Gross wurde dieses Thema zum Dauerbrenner.
Der Wunsch nach Weiterentwicklung liegt nahe, denn Kanban ist ein richtig, alter Hut. Die Technik mit den nachrutschenden Behältern ist jedem Logistiker bekannt und wird in zahllosen Betrieben seit Jahrzehnten im C-Teile-Management eingesetzt. Der Werker geht nicht mehr an die Materialausgabe und füllt Belege aus, damit ein anderer Mitarbeiter etwas auslagert. Und der Einkäufer bekommt auch keine Meldung mehr über den Rechner, dass er dies oder jenes nachbestellen muss. Das läuft beim Kanban alles automatisch. Mit dem Verfahren lassen sich bis zu 80 % Prozesskosten sparen und der Einkauf wird wesentlich entlastet (siehe Kasten).
Doch die Suche nach dem Kanban von morgen lief bei Erb und seinen Mannen immer wieder ins Leere. Es ist eben nicht leicht, eine Technik neu zu erfinden, die seit einem halben Jahrhundert einwandfrei funktioniert. „Unser Fehler war, dass wir uns ständig mit dem Prozess beschäftigt haben“, weiß Erb heute. „Wir haben uns überlegt, wie wir die Behälter besser steuern, den Materialfluss optimieren könnten.“ Im Rückblick war dieser Ansatz falsch. Der Kanban-Prozess funktioniert gut und hat im Kern kein Potenzial für Verbesserungen.
Ende letzten Jahres wurden die Kanban-Runden bei Ferdinand Gross plötzlich auf ein neues Niveau gehoben: Ein Wettbewerber kam tatsächlich mit einem „neuen Kanban“ auf den Markt, das in der Fachpresse gleich ordentlich breit getreten wurde. Die einzige Neuerung bestand nach Ansicht von Thomas Erb darin, dass der Barcode auf den Kanban-Behältern durch RFID-Label ersetzt wurde. „Was soll daran neu sein?“, fragte er sich. „RFID wurde bereits im zweiten Weltkrieg eingesetzt, der Barcode kam in den siebziger Jahren. Neu wäre eigentlich der Barcode.“
Schwaben haben die Begabung, Ärger relativ schnell in Motivation umzuwandeln. So gingen die Spezialisten aus Leinfelden das Thema Kanban von der anderen Seite an und fragten sich: Was sind eigentlich die Vorteile der Technik? Klarer Fall: Die Prozesse werden schlanker, der Einkauf wird entlastet und die Produkte gehen direkt in die Montage. Der Werker hat vor Ort die Teile, die er braucht.
Dieser Ansatz führte automatisch zur zweiten, wesentlichen Frage: Was sind die Nachteile von Kanban? Und plötzlich war alles klar. Die Leinfeldener stießen auf eine Lücke, die seit fünfzig Jahren im Kanban klafft. Es fehlt die Transparenz. Der Einkäufer hat keine Informationen über den aktuellen Stand seiner Artikel. Ihm fehlen jegliche Bewegungsdaten. Zweitens kann er nicht nach bestimmten Artikeln suchen und schließlich gibt es bei Kanban null Steuerungsmöglichkeit. Ein Softwarepaket musste her, das diese Defizite ausgleicht.
Thomas Erb war klar, dass eine so drastische Erweiterung des alt erwürdigen Kanbans bei den Anwendern eher ungewöhnlich ankommen muss: „In den letzten zehn Jahren haben wir zu unseren Kunden immer gesagt: Du willst nicht sehen, du willst nicht suchen und du willst auch nicht steuern. Kanban ist eine zuverlässige Technik, um die du dich nicht kümmern brauchst.“ Und der Kunde hat sich daran gewöhnt. Er glaubt, dass man von einem guten Kanban-Lieferanten nichts hört. Und für den Lieferanten gilt das gleiche: Von einem guten Kanban-Kunden hört man auch nichts. Das Kanban fließt dahin wie ein tiefer, ruhiger Fluss. Und jetzt soll der Kunde plötzlich sehen, suchen und auch noch steuern können?
Thomas Erb gibt Entwarnung: Mit dem webbasierten Visualisierungstool „Falcon“, so der Name der brandneuen Software, will er nichts außer Kraft setzen, was die letzten fünfzig Jahre gut funktioniert hat: „Ich sage dem Kunden nicht, dass er jetzt nur noch sehen, suchen und steuern soll. Aber wenn es die Situation erfordert, dann hat er die Möglichkeit.“ Gemäß dem schwäbischen Motto: Ich könnte, wenn ich wollte, aber ich will ja gar nicht.
Die Verbindungs-Spezialisten von Ferdinand Gross durchsuchten das Internet von vorne bis hinten und wieder zurück. Sie fanden keine Softwarelösung, welche ihre Idee bereits abgedeckt hätte. So konsequent hatte offentlich noch niemand die Kanban-Geschichte zu Ende gedacht. Nach intensiver Suche hatte Thomas Erb schließlich zwei Programmierer an der Hand, die das Konzept von Falcon in Bits und Bytes gießen konnten.
Und so funktioniert das Tool: Der Anwender gibt seine Zugangsdaten ein und sieht als erstes seinen Firmenstandort von oben. So fühlt er sich gleich zuhause. Danach taucht er mit Hilfe der Software in die Hallen ein, stößt auf sein Lager und hat schließlich ein farbiges 3D-Modell eines Kanban-Regals auf dem Bildschirm, das er sich von allen Seiten anschauen kann. Thomas Erb: „Es ist so, als würde er in der Halle direkt vor dem Regal stehen.“ Klickt er jetzt einen Behälter an, dann bekommt er alle Daten zu dem Artikel, der sich darin befindet. Wenn er real vor dem Regal stünde, würde er das gleiche machen: Behälter rausziehen oder das Etikett lesen. Das Gleiche passiert jetzt am Bildschirm.
Für diesen IT-technischen Luxus war eine gewisse Vorarbeit notwendig. Die Mitarbeiter im Außendienst von Ferdinand Gross haben im Vorfeld alle Kanban-Lager bei den Kunden sukzessive eingescanned. Regal für Regal, Fachboden für Fachboden und Behälter für Behälter. Alle Informationen werden in einer mächtigen Datenbank gespeichert. Der Kunde kann auf seinen Bereich zugreifen und holt sich so sein Kanban auf den Bildschirm oder aufs iPad. Die Scan-Geschichte ist nicht einmalig, sondern wird vom Außendienst regelmäßig wiederholt. „Die Regale sind nicht für die Ewigkeit sortiert“, weiß Thomas Erb. „Ein neuer Werker stellt gerne mal etwas um oder sortiert sogar alles komplett durch. Solange, bis es ihm gefällt.“ Solche Veränderungen müssen natürlich in der Datenbank abgebildet sein.
Und was bringt die neue Software im betrieblichen Alltag? Was gewinnt der Einkäufer dadurch? Thomas Erb geht die Sache von hinten an und fasst zunächst zusammen, was der Einkäufer durch Kanban verloren hat: „Nahezu alle seine Stammdaten werden mit einem Merkmal versehen, dass diese als Schüttgut oder Kanban-Artikel kennzeichnet.“ Der Einkäufer weiß danach nicht mehr, ob er von der Schraube DIN 912, Klasse 88, verzinkt im letzten Jahr 500 oder 50 000 Stück verbraucht hat. Diese Daten werden nicht mehr in die tägliche Disposition mit aufgenommen. Er weiß auch nicht, wann das letzte Mal Ware gekommen ist. Mit Falcon kann der Einkäufer diese Informationen wieder sehen und so fundierte Entscheidungen treffen.
Ein anderes Beispiel: In den Betrieben sind Produktionsleiter-Besprechungen üblich. In diesen Runden wird zum Beispiel entschieden, dass vom Einschicht- in den Zweischicht-Betrieb gewechselt werden muss, um Liefertermine einhalten zu können. Der Einkäufer wiederum muss sicherstellen, dass genügend Material da ist. In einem Kanban-System kann das für ihn problematisch werden. Er sieht nicht, welche Ware in welcher Menge vorhanden ist. Er weiß nicht, wann sie das letzte Mal angeliefert wurde und er kennt nicht den durchschnittlichen Verbrauch. Also nimmt er Kontakt mit seinem Lieferanten auf. Ferdinand Gross bekommt dann zum Beispiel eine Mail mit dem Inhalt: „Bei der Druckmaschine Rapida 105 wird in den nächsten sechs Monaten die Produktion um 30 % ansteigen. Bitte darauf achten, dass genügend Ware vorhanden“. Klar, so geht es auch. Aber der Einkäufer selbst hat es nicht mehr in der Hand. Mit Falcon hat er den Durchblick und kann die extra Portion Schrauben eigenständig ordern.
Denkbar ist auch folgende Situation: Der Montageleiter sagt dem Einkäufer, dass es bei der Produktion der Maschine Rapida 105 ständig Probleme gibt, weil immer ein Teil im Kanban fehlt. Und wieder kann der Einkäufer keine Aussage treffen, weil ihm die Daten zu dem betreffenden Teil fehlen. „Die rufen dann eher verärgert bei uns an und wollen wissen, was da falsch läuft“, berichtet Thomas Erb. Mit Falcon kann der Einkäufer das mysteriöse Teil an seinem Lagerort unter die Lupe nehmen. Er sieht, wann die Ware das letzte Mal geliefert wurde und wie groß der Behälterinhalt ist. Er kann auch erkennen, wie sich die Umschlagshäufigkeit entwickelt hat und dass diese zum Beispiel sehr hoch ist. Oder das die Behälterfüllmenge zu klein ist für den aktuellen Verbrauch. Und plötzlich weiß er, an welchen Schrauben er drehen muss, um das Problem zu lösen.
Falcon gibt dem Einkäufer die Suchfunktion zurück, die er durch das Kanban verloren hat. Was das praktisch bedeutet, zeigt wieder ein Fall aus dem betrieblichen Alltag: Ein Mitarbeiter aus der Produktion ruft an und klagt, dass es bei ihm am Lagerort keine Achter-Mutter mehr gibt: „Ich kann nicht mehr weiter arbeiten, was soll ich tun?“ Ohne Falcon muss der Einkäufer wieder seinen Lieferanten kontaktieren und Ware ordern. Thomas Erb: „In so einem Fall schicken wir den Artkel per Express raus und am nächsten Tag hat er alles, was er braucht.“ Aber es geht auch einfacher: Statt zu telefonieren gibt der Anwender in das Suchfeld von Falcon zum Beispiel die Thematik „DIN 934 M8“ ein und er bekommt sofort die genauen Koordinaten: Regalfeld Nummer 1, dritter Fachboden von oben, zweiter Behälter von links. Er ruft den Werker zurück und sagt ihm, er möge bitte zum Kollegen in die Montagehalle 2 gehen, sich vor das Regal stellen und in den zweiten Behälter von links im oberen Fachboden greifen. Dort finde er noch genügend Achter-Muttern. Der Werker nimmt sich einfach so viele mit, wie er für den Rest des Tages braucht und der Einkäufer kümmert sich parallel um den Nachschub. Eine elegante Lösung.
Doch warum ist denn nun eigentlich Staub in der Kiste? Natürlich deswegen, weil der Werker nicht mehr hineingreift, weil er das Teil nicht mehr braucht. Im Kanban bleiben solche Lagerleichen über Jahre unentdeckt. Mit dem neuen Tool kann sich der Einkäufer per Mausklick alle Artikel anzeigen lassen, die in den letzten zwölf Monaten zum Beispiel nur einmal nachbestellt wurden. Anschließend kann er mit seinem Notebook ins Lager gehen und sich die Patina life anschauen. Und bei der Gelegheit das Regal aufräumen.
Der Kundenvorteil liegt nach Ansicht von Erb in den beiden Funktion Sehen und Suchen. Aber mit Falcon soll der Kunde auch aktiv entscheiden können. Er kann sozusagen den Autopiloten ausschalten und selbst ans Steuer gehen. Denn wenn ein Kanban-System implementiert wird, dann drückt der Anwender bildlich gesprochen den Autopilot. „Es gibt immer Situationen, die wir als Dienstleister nicht kennen, weil wir nicht jeden Tag oder jede Woche in den Sitzungen mit der Produktion sprechen“, so Erb. „Wir bekommen keine zeitnahen Informationen, wenn Produktionsumstellungen geplant sind oder sogar gewisse Produkte aus dem Portfolio genommen werden.“ Mit der Steuerungs-Funktion soll der Kunde in bestimmten Situationen selbst entscheiden können.
Am Ende bleibt die Frage: Warum kommt ein Produkt wie Falcon erst jetzt auf den Markt? Thomas Erb vermutet, dass seine Wettbewerber ihre Kunden dumm halten, um sie so an sich zu binden. Dumm halten bedeutet: Keine Daten rausrücken. „Unsere Marktbegleiter gehen sehr spärlich mit ihren Informationen um, die bunkern alles.“ Ferdinand Gross hat seinen Kunden in der vergangenen Dekade zweimal im Jahr eine Kanban-Statistik als Excel-Tabelle zugeschickt. „Wir glauben nicht, dass wir einen Kunden halten können, indem wir ihn im Dunkeln tappen lassen.“ Aber vielleicht sei die allgemeine Haltung der Branche der Grund dafür, dass es so etwas wie Falcon bislang nicht gegeben hat.
Thomas Erb rechnet sich einen Vorsprung von 12 bis 24 Monaten aus, wenn der Wettbewerb seine Strategie kippt und nachzieht. Und er hat ein Patent angemeldet. Das Problem dabei sei, dass man sich Software nicht patentieren lassen kann. So habe er sich eben die Idee der Visualisierung von Kanban-Daten schützen lassen. Ob es klappt, weiß er noch nicht. Aber eines weiß er sicher: „Wir haben eine fünfzig Jahre alte Lücke im Kanban endlich geschlossen.“

„Ich dachte gleich: Das hat uns gefehlt, das brauchen wir“

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Einkäufer Christian Frommer ist einer der ersten Anwender von Falcon

Herr Frommer, wie lange arbeitet der Lichtspezialist Waldmann bereits mit Ferdinand Gross zusammen?
Seit Anfang der achtziger Jahre. Kanban-Systeme haben wir seit 15 Jahren im Einsatz.
Welche Artikel beziehen Sie?
Verbindungselemente, Normteile, teilweise auch Zeichnungsteile. Dabei stellen wir hohe Ansprüche nicht nur an die Qualität, sondern auch an das Design. Bei uns müssen die Schrauben ein spezielles Schwarz haben, damit sie das Design des Gesamtprodukts mittragen.
Welche Mengen laufen über Kanban?
Etwa zwei Drittel läuft über Kanban, ein Drittel konventionell. In meinem Bereich, sprich den Normteilen, will ich in Zukunft alles über Kanban abwickeln.
Sind Sie mit Ihrem Kanban mal an Grenzen gestoßen?
Oft. Unser Tochterunternehmen in den USA bestellt bei uns Schrauben. Bei uns laufen rund 2000 Schrauben im Jahr, 500 Stück pro Behälter, alles super eingestellt. Dann ordern die mal eben 1000 Stück und bei uns sind auf einen Schlag beide Behälter leer. Da haben wir nicht das erste Mal gedacht, dass wir etwas brauchen, um aktiv eingreifen zu können.
Gab es noch weitere Defizite?
Einmal die Woche werden die leeren Behälter abgeholt und durch neue ersetzt. Das funktioniert in der Regel gut. Es kommt aber auch vor, dass bei einem Artikel plötzlich keine Behälter mehr verfügbar sind.
Wie kommts?
Das kann verschiedene Ursachen haben: Ein neuer Mitarbeiter in der Montage, der sich mit dem Kanban-System noch nicht auskennt, greift sich einfach einen Behälter mit Schrauben und nimmt ihn mit an seinen Arbeitsplatz. Ist ja praktisch für ihn. Aber die Kiste ist weg. Die zweite ist womöglich leer und steht bei Ferdinand Gross. Und wir stehen auf dem Schlauch und fragen uns: Wo sind die Behälter? Was ist da los? Gab es vielleicht Probleme beim Scannen? Parallel steht die Produktion auf der Matte und will wissen, wo das Material bleibt. Das ist alles nicht so einfach, wenn die Daten fehlen. Mit der neuen Software sehe ich sofort, was los ist und ich kann gezielt Maßnahmen treffen. Diese Transparenz hatten wir früher nicht.
Wie war Ihr erster Eindruck von dem Tool?
Ich dachte gleich: Das hat uns gefehlt, das brauchen wir. Mit so einer Software wird unsere Arbeit wesentlich angenehmer und leichter.
Und wie ist die Bedienung?
Ich habe die Funktionen intuitiv ausgetestet, das Programm ist einfach zu nutzen. Ein Handbuch habe ich bislang noch nicht, aber ich habe es auch nicht vermisst.
Am Hauptsitz der Herbert Waldmann GmbH in Villingen-Schwenningen sind rund 500 Mitarbeiter beschäftigt. Die Lichtingenieure aus dem Schwarzwald entwickeln seit gut 50 Jahren Beleuchtungskonzepte für verschiedene Branchen und Einsatzgebiete. Das Produktportfolio reicht von der intelligenten Office-Stehleuchte über normgerechte Medizinleuchten bis hin zur wasserdichten LED-Industrieleuchte für extreme Anforderungen. Waldmann ist ein Kunde von Ferdinand Gross und einer der ersten Anwender des Visualisierungstools Falcon.

Der Schraubenkönig auf den Fildern

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Ferdinand Gross

Ferdinand Gross mit Sitz in Leinfelden bei Stuttgart ist der älteste Schraubenhändler in Deutschland. Das Familienunternehmen wird heute in der fünften Generation geführt und beschäftigt 250 Mitarbeiter. Der Umsatz im letzten Geschäftsjahr lag bei 70 Mio. Euro. Knapp 15 000 aktive Kunden haben die Schwaben in ihrem System gespeichert. Davon werden 1200 über Kanban versorgt. Rund 600 000 Behälter sind im Umlauf, mit denen etwa 2500 Lagerorte versorgt werden. Seit April sind die Schwaben Alleinlieferant der Deutschen Bahn AG, die mit rund
25 000 verschiedenen Artikeln versorgt wird. Insgesamt sollen pro Jahr über 100 Mio. Einzelteile an die Deutsche Bahn geliefert werden. Die Kernkompetenz von Ferdinand Gross sind die Verbindungselemente mit 72 000 unterschiedlichen Artikeln. Die zweite Warengruppe sind die technischen Sortimente. Dazu gehören C-Teile wie Elektro-Kleinmaterial, Dichtungen, Kugellager sowie Pneumatik- und Hydraulikteile. Hinzu kommen zeichnungsgebundene Artikel und Werkzeuge. Die Lieferbereitschaft der Schwaben liegt stabil über 98 %. Täglich werden in Leinfelden rund 50 t Ware angeliefert. Geschäftsführer Thomas Erb: „Wir müssen jeden Tag die gleiche Menge wieder loskriegen, sonst haben wir ein Problem.“

Das Prinzip Milchmann

Kanban – der Dinosaurier in der Lagertechnik

Kanban ist ein rollierendes Behältersystem, bei dem von einem Artikel zwei oder drei Behältnisse in einem Regalsystem stehen. Das Regal hat eine leichte Schräglage, sodass ein voller Behälter automatisch nachrückt, sobald der vordere, leere Behälter entnommen wird. Die leeren Schachteln werden an einem zentralen Ort gesammelt und dort nach einem vereinbarten Zeitplan vom Lieferanten abgeholt. Der hat die vollen Behälter gleich dabei und füllt damit das Kanban-Regal wieder auf. Das Prinzip ist das gleiche wie mit den Milchflaschen in den alten, englischen Filmen: Der Verbraucher stellt seine leere Flasche vor die Tür und der Milchmann tauscht sie gegen eine volle aus. Kanban ist seit Jahrzehnten eine sichere Methode, mit der Werker mit Kleinteilen wie Muttern oder Schrauben direkt am Arbeitsplatz versorgt werden. Da der umständliche Weg über eine zentrale Warenausgabe entfällt, lassen sich mit dem Behälter-Kanban bis zu 80 % Prozesskosten sparen. Insbesondere der Einkauf wird durch das Kanban erheblich entlastet. Rahmenverträge, die bei der Einführung eines Kanban-Systems abgeschlossen werden, laufen beispielsweise über ein Jahr. Es müssen nicht ständig Lieferzeiten abgemacht werden. Da die Preise festgesetzt sind, fallen auch die mühsamen, sich ständig wiederholenden Preisverhandlungen unter den Tisch.
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