Qualitätsmanagement | Wer den Überblick über betriebliche Abläufe behalten will, muss keine Check-liste mehr auf Papier ausfüllen. Smartphones und Apps sorgen für Ergonomie und Effizienz.
Eva Neumann, Oswald Neumann Geschäftsführung, Neumann & Neumann Software und Beratungs GmbH
Die pharmazeutische Industrie steht wie kaum eine andere Branche unter kritischer Beobachtung der Öffentlichkeit. Denn Pharma-Unternehmen müssen Tag für Tag den Spagat schaffen, höchste Ansprüche von Verbrauchern bei der Gesundheitsversorgung auf der einen Seite und erfolgreiches betriebswirtschaftliches Handeln auf der anderen Seite in Einklang bringen.
Dies gilt für die Herstellung von weltweit vertriebenen Medikamenten ebenso wie für die vielen „kleinen“ Routine-Abläufe im unternehmerischen Alltag – zum Beispiel beim Reinigungs-Management. Bei den großen Playern der Branche gelten deshalb auch bei allen Abläufen rund um die industrielle Reinigung hohe Qualitätsstandards. Schließlich geht es bei der Säuberung von Gebäuden und technischen Anlagen nicht selten um sensible Vorgänge, bei denen eine hohe Zuverlässigkeit wichtig ist.
Im Mittelpunkt stehen dabei moderne Kommunikationsmittel: Was früher mit dicken QM-Handbüchern oder aufwendigen Seminaren gelöst wurde, schaffen moderne Software-Programme heute in Sekundenschnelle. Bei IT-Anwendungen wie dem für den industriellen Einsatz beliebten e-QSS werden alle Leistungsverzeichnisse individuell gestaltet: vom Zeitintervall für die Säuberung der sanitären Einrichtungen bis hin zu Sicherheitsvorschriften bei der Reinigung sensibler Anlagen. HACCP- und IFS-Checklisten sind bereits im System. Reinigungs-Dienstleister haben klare, transparente Vorgaben und können diese schnell abprüfen.
Wer einen Überblick über betriebliche Abläufe haben will, muss keine Checkliste mehr auf Papier ausfüllen. Für die routinemäßigen Kontrollrundgänge werden Mitarbeiter mit Smartphones ausgestattet: Vor Ort haken sie dann schnell und einfach ab, ob alle Vorgaben in Sachen Sauberkeit eingehalten wurden oder, ob Mängel aufgefallen sind. Diese können dann ebenso leicht behoben werden: Sind beispielsweise Papierkörbe nicht planmäßig geleert, reicht ein kurzes Foto mit dem Smartphone und der elektronische Versand an die zuständige Stelle.
Die Hersteller moderner IT-Anwendungen für das industrielle Qualitäts-Management achten darauf, dass Software heute intuitiv bedienbar ist und ohne Schulungsaufwand eingesetzt werden kann. Die Benutzung ist dabei so einfach wie das Schreiben einer SMS oder der Download der Lieblingsmusik aus dem Netz. Der Einsatz von Smartphones und Tablets kommt dabei auch einer neuen Nutzer-Generation entgegen, die mit iPhone und Co. aufgewachsen ist. Die Steuerung per Wisch-Effekt und Berührung des Displays ist gerade jüngeren Mitarbeitern vertrauter als der Knopfdruck bei Mobilfunkgeräten vergangener Jahre.
Die direkte Kopplung der stationären IT-Infrastruktur am PC-Arbeitsplatz mit Apps für das Smartphone macht den mobilen Einsatz überall im Unternehmen möglich – ein wichtiger Vorteil, gerade für Industriebetriebe: Hier liegen Produktionshallen, die per Kontrollrundgang geprüft werden, oft weit entlegen von der Verwaltung oder dem Facility Management, wo alle wichtigen Daten zusammenlaufen.
Für Dienstleister aus der Gebäudereinigung ergeben sich dadurch zahlreiche Vorteile. Reinigungsvorgänge können mit dem Auftragsmanagement des Kunden gekoppelt werden. So entsteht eine hervorragende Kundenbindung. Fällt beim Reinigen etwa auf, dass im Gebäude eine Glühbirne ausgefallen ist, wird das Facility Management sofort informiert und kann das Problem beheben. Routinevorgänge wie das Nachbestellen von Toilettenpapier oder Putzmittel geschehen ebenfalls in Sekundenschnelle.
Eine enge Verzahnung zwischen dem eigentlichen Reinigungsvorgang und anderen relevanten Bereichen des betrieblichen Qualitäts-Managements wird ohne großen Aufwand möglich. So liegen dem Sicherheitsdienst zu Beginn der Nachtschicht bereits erste wichtige Informationen vor, die beim Reinigungs-Check entdeckt wurden: Sei es die ausgefallene Beleuchtung im Lager oder das Tor am hinteren Werkseingang, mit dem es Schließprobleme gibt.
Und das ist noch nicht alles: Objektleiter können eine Gebäude-Historie anlegen und so den Kunden frühzeitig auf Besonderheiten oder Mängel an Gebäuden aufmerksam machen. Auftraggeber können Reparaturen und Investitionen sofort planen.
Gleiches gilt für den Technik-Check und die Wartung: Funktionieren Lüftung, Heizung und IT-Anlagen? Werden Mängel festgestellt, wird auch hier in Sekundenschnelle die Information an den verantwortlichen Entscheider versandt, damit das Problem schnell behoben werden kann.
Bei der Wartung sensibler Anlagen können schnell die vorgegebenen Soll-Werte mit den Ist-Werten abgeglichen werden. Die Daten werden in Echtzeit an die technische Leitung übergeben. Alle Steuerungs-Informationen liegen somit jederzeit transparent vor. Dies macht nicht nur das betriebliche Qualitäts-Management einfacher: Es ermöglicht Industrie-Unternehmen auch, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und damit Haftungsrisiken zu minimieren. •
Hier helfen Smartphone & Co.
- Routine: Gibt es regelmäßige Prozesse im Unternehmen, bei denen Daten abgeglichen werden? Mit Smartphone und Apps können die Vorgänge beschleunigt werden.
- Mobiler Einsatz: In Industrie-Unternehmen sind lange Wege zwischen einzelnen Betriebsstätten an der Tagesordnung. Mit Mobilfunkgeräten sind Mitarbeiter örtlich flexibel einsetzbar.
- Verzahnung: Ob Reinigung, Wartung oder Facility-Management – Daten werden schnell zwischen einzelnen Unternehmensbereichen oder internen und externen Mitarbeitern ausgetauscht.
- Geschwindigkeit: Checklisten auf Papier waren gestern. Alle wichtigen Daten liegen in Echtzeit vor. In Problem-Situation kann sofort eingegriffen werden. •
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