Software mobilisiert Experten-Know-how

Tino Böhler ist freier Journalist in Dresden

Wissen hat sich längst zu einem Top-Produktionsfaktor entwickelt. In jedem Unternehmen ist Wissen vorhanden – verteilt auf verschiedene Standorte, über alle Abteilungen, vorhanden in unterschiedlichen Quellen und in unterschiedlicher Qualität. Viele Unternehmen haben die Bedeutung von Wissensmanagement erkannt und umfassende Erfahrungen im Einsatz von IT-Systemen und Methoden gesammelt. Eine wesentliche Erfahrung ist hierbei, dass sich unabhängig von dem spezifischen Anforderungsprofil letztendlich die gleichen Fragestellungen als die zentralen Herausforderungen heraus kristallisieren.

Ilja Hauß, Geschäftsführer der auf Wissensmanagement und Wissensportale spezialisierten Communardo Software GmbH, Dresden, fasst die wesentlichen Fragen zusammen: „Wie wird die Bereitstellung des verteilten Wissens und Know-How unserer Experten sichergestellt, und wie kann es für Dritte nutzbar gemacht werden? Wie können der direkte Erfahrungs- und Wissensaustausch über Organisationsgrenzen hinweg initiiert und die Zusammenarbeit für den Wissensaufbau und die Ad-hoc-Problemlösung verbessert werden? Und wie wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter – selbst wenn sie nicht explizit danach suchen – das für sie relevante Wissen finden und dabei die wichtigen Informationen erhalten und erkennen?“

Bisher wurden diese Fragestellungen in der Regel nacheinander behandelt und mit getrennten Systemen wie etwa Suchmaschinen, Content-Management- und Community-Systemen unterstützt. Mit zunehmender Erfahrung setzen Unternehmen heute von Beginn an auf integrierte und flexibel mitwachsende Wissensportale, um diese Problemstellungen integriert in einer Arbeitsumgebung lösen zu können. Claus Oetter vom Fachverband Software beim VDMA, Frankfurt/M., sieht die Vorteile von Wissensportalen vor allem im schnellen Verfügbarmachen von Wissen sowie dem Bewerten der Inhalte. „Es ist wie das Zusammenschalten von vielen Radioteleskopen: Man sieht einfach weiter in die unendlichen Weiten des Wissens und kann diese Erkenntnisse als Ganzes verfügbar machen.“ Die Einsparungen wären bei einem laufenden System enorm, immens allein die entfallenden Recherchezeiten. Oetter: „Die Mitarbeiter sind auf Knopfdruck informiert und Analysen laufen automatisch.“

Das Wissensportal ist der zentrale Einstiegspunkt für jeden Mitarbeiter, um gezielt nach aktuell erforderlichen Informationen zu recherchieren, in die Diskussion mit Ansprechpartnern einzusteigen, Probleme zu lösen und methodische Hilfestellungen zu nutzen. „Im Mittelpunkt des Wissensportals steht die optimale Wissensversorgung“, ergänzt Ilja Hauß, „zum einen durch den personalisierten Hinweis auf aktuell relevante Informationen, zum anderen durch den personalisierten Zugriff auf das umfassende Informationsangebot.“ Aber auch an der Firmengrenze macht der Einsatz von Wissensportalen nicht halt. Letztendlich könnten Partner, Zulieferer, freie Mitarbeiter, externe Dienstleister und Kunden im Wissensportal aktiv und sicher mitwirken, um eine möglichst kurze und schnelle Abstimmung und einen Informationsaustausch zu ermöglichen, umreißt der Communardo-Chef die Möglichkeiten (siehe Kasten).

Wie wichtig der Einsatz von Wissensportalen unter dem Aspekt der Wettbewerbsfähigkeit ist, weiß Paul Seren, Leiter Wissensmanagement der Schaeffler-Gruppe in Schweinfurt: „Es ist ein Muss, welches insbesondere daran deutlich wird, dass in allen anderen Informationsmedien des Unternehmens ‚selbstverständlich’ auf weiterführende Informationen im Schaeffler Intranet verwiesen wird. Hierzu zählen neben den hausinternen Printmedien und dem Unternehmens-TV auch viele Hinweise in Präsentationen und Vorträgen der Fachbereiche, die das Intranet zur sinnvollen Bereitstellung und Verbreitung der Daten nutzen.“

Martin Drescher, Leiter Weiterbildung ZF Sachs AG, Schweinfurt, sieht ebenfalls den Nutzen, weiß aber auch um die dafür notwendige Unternehmenskultur: „Ein Wissensportal wie unser Wissensnavigator ist nur ein Baustein eines Gesamtkonzeptes Wissensmanagement, allerdings ein bedeutsames, da es etwas Konkretes und Fassbares ist, was unmittelbar erfahrbaren Nutzen stiftet. Zwingend notwendig ist aber, dass weitere Bausteine des Wissensmanagements ebenfalls intensiv und systematisch in die Organisation eingeführt und genutzt werden, wie etwa Communities of Practice, Qualifizierung, systematische Definition von strategischen und operativen Wissenszielen. Wesentlich sind auch Maßnahmen zur Förderung einer Unternehmenskultur, die zum offenen Austausch von Wissen und gegenseitiger Unterstützung bei der Problemlösung motiviert und ermutigt.“

Summa Summarum: „Das Wissen muss ein Können werden.“ Das erkannte schon der preußische General Carl von Clausewitz Anfang des 19. Jahrhunderts, von dem dieser Satz stammt. Mit der Einrichtung von Wissensportalen haben die Unternehmen und ihre Mitarbeiter heute die Möglichkeit, diesem Ziel ein ganzes Stück näher zu kommen.