Das breit angelegtes Forschungsprojekt Prowork soll die Qualität und Effizienz in der Auftragsabwicklung steigern – von der Bestellung bis zur Lieferung des fertigen Produkts. In der neuen ERP-Lösung Psipenta.com 7.0 wurden schon wesentliche Erkenntnisse umgesetzt.
Volker Vorburg ist Journalist in Stuttgart
Fertigungsunternehmen suchen beständig nach neuen Wegen, um ihre Effizienz zu steigern. Zunehmende Qualitäts- und Leistungsanforderungen sowie die immer weiter wachsende Komplexität der Abläufe zwingen sie dazu. Bislang konzentrierten sich vor allem Entwickler und Programmierer darauf, die Produktionsplanung und die Arbeitsabläufe zu optimieren und zu steuern. Heute kommen zuvor vernachlässigte Aufgabenkreise hinzu wie Vertrieb, Einkauf und Verwaltung, deren Potenziale zur Effizienzsteigerung inzwischen erkannt wurden.
Doch mit herkömmlichen Softwaresystemen lassen sich diese Leistungsreservoirs kaum abbilden und nutzen. Zwar existieren Überlegungen zur prozessorientierten Integration einzelner Aufgaben der Auftragsabwicklung, konkrete Konzepte für das informationstechnische Umsetzen fehlen jedoch. Die Berliner Psipenta Software Systems GmbH hat deshalb in der neuen Version 7.0 ihrer ERP-Software Psipenta.com eine Workflow-Funktionalität integriert und sie in einem aufwendigen Procedere auf die speziellen Anforderungen aus der Produktion angepasst.
Um diesen Ansprüchen auch unter wissenschaftlichen, informationstechnischen und praxisorientierten Aspekten zu genügen, initiierte das Berliner Systemhaus ein Konsortium aus Forschungsinstituten, Softwareunternehmen und Industriepartnern. Ziel der Forschung war es, Workflow-gestützte Architekturen zu konzipieren, zu realisieren und exemplarisch einzuführen. Im Mittelpunkt sollte die Auftragsabwicklung stehen, von der Bestellung bis zur Lieferung des fertigen Produkts.
So entstand – gefördert durch das Bundesministerium für Bildung und Forschung – das Forschungsverbundprojekt „Produktionsplanung und Steuerung mit Workflowmanagementsystemen für eine effiziente Auftragsabwicklung“, kurz Prowork. Hieran beteiligten sich das Forschungsinstitut für Rationalisierung an der RWTH Aachen und das Institut für Wirtschaftsinformatik an der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster. Teilnehmende Softwareunternehmen waren COI – Consulting für Office und Information Management GmbH, Herzogenaurach, und die Berliner Psipenta Software Systems GmbH. Die ausgewählten Industrieanwender (siehe Kasten) wiesen alle eine auftragsorientierte Fertigung auf, da hier eine starke Vernetzung der indirekten Auftragsabwicklungsprozesse, etwa Vertrieb und Einkauf, mit fertigungsnahen Abläufen wie Produktionssteuerung vorliegt.
Im Fall der Hotset GmbH aus Lüdenscheid, einem 290-Mitarbeiter-Betrieb, wurden zunächst die Geschäftsprozesse analysiert, um diejenigen mit Workflow-Potenzial zu identifizieren. Dabei fand man hauptsächlich Prozesse in der Fertigungsplanung, wo die Kommunikation zwischen Vertrieb und Planung durch Workflow-Unterstützung sinnvoll erschien, sowie im Bereich der Auftragsbearbeitung. Im Prinzip immer da, wo Abläufe aus mehreren Stufen bestanden – etwa kaufmännische und technische Bearbeitung oder Klären mit dem Kunden – und außerdem verschiedene Personen und Abteilungen an ihnen beteiligt waren. Dabei fiel die Entscheidung, zunächst die Auftragsabwicklung für Handelswaren als Workflow umzusetzen.
Mit der PPS-/ERP-Software Psipenta.com stand ein offenes und flexibles Anwendungssystem zur Verfügung. Unterstützt durch Berater des Systemhauses, entwickelte die Gruppe zunächst neue Schnittstellen auf der Basis von Standards und eine spezielle Architektur aus Datenzugriffs-, Verarbeitungs- und Präsentationsschicht. Anwender Hotset modellierte dann einen Geschäftsprozess, der inhaltlich den realen Abläufen angepasst, aber durch wesentlich mehr Details erschwert war. Sehr schnell wurde allen Beteiligten klar, welche Bedeutung der Integration von Workflow und ERP dabei zukam. Bei ansonsten getrennten Systemwelten konnten hier beide Systeme automatisch Entscheidungen treffen und Informationen aus dem jeweils anderen System berücksichtigen.
Während der Untersuchungen fiel schließlich die Entscheidung, eine so genannte Workflow-Engine im Systemkern der Standardsoftware Psipenta.com zu integrieren, also einen eigenen Steuerungsmechanismus für Geschäftsprozesse. Dabei wurde im Unterschied zu den Anbietern von Workflow-Managementsystemen nicht auf eine nur Workflow-basierte Anwendung umgestellt. So ist ein Modellieren der Geschäftsprozesse nicht zwingende Voraussetzung für die Funktionsfähigkeit der PPS-/ERP-Software. Drei Perspektiven der Workflow-Steuerung können dabei frei kombinierbar eingesetzt werden:
- Die aktivitätsbasierte Steuerung unterstützt den vollständigen Funktionsumfang gängiger Workflowmanagementsysteme.
- Logiken und Attribute der Business-Objekte verwendet dagegen die objektbasierte Steuerung, um Aufgaben für die einzelnen Arbeiter zu definieren.
- Und schließlich handelt es sich beim verhandlungsbasierten Workflow um einen Mechanismus, der in abstimmungsintensiven Abläufen wie der Planung eingesetzt wird. Hier gelangt das System bei einer Vielzahl von Abhängigkeiten schrittweise zu seinen Entscheidungen.
Aktivitäten- und Entscheidungsfolgen, organisatorisch eingebundene Verhandlungspartner sowie die Ergebnisse von Verhandlungen lassen sich vorher nicht bestimmen. So dient die verhandlungsbasierte Koordination – mit dem Auftreten dezentraler Organisationsstrukturen zunehmend wichtiger – unter anderem dazu, wiederkehrende, formalisierbare Prozesse unterschiedlicher Organisationseinheiten abzustimmen.
Ein Konzept einer derartigen Koordinationsstruktur ist das sogenannte Multi-Agenten-System. Dabei ist ein Agent eine Funktionseinheit, die in der Lage ist, selbstständig und automatisch Aktionen auszuführen. Sie übernimmt Aufgaben eines oder mehrerer Mitarbeiter, einer Softwarelösung oder Hardware, aber auch einer Kombination daraus, ist also ein aktiv handelndes Element eines Systems. Für das System werden mehrere Agenten über Kommunikationsmechanismen verknüpft.
Neben dem Konzipieren von Agentensystemen hat das Forschungsprojekt Prowork eine Vielzahl weiterer Erkenntnisse zum Workflowmanagement in der Produktion gebracht. Etliche Feststellungen und Einsichten ließen sich im gesteckten Rahmen nicht weiter verfolgen. Trotzdem haben die Forschungsergebnisse schon in der Praxis ihren Niederschlag gefunden. In der neuen Version der ERP-Lösung Psipenta.com 7.0 des Berliner Systemhauses ist eine Workflow-Engine enthalten, die im Rahmen des Forschungsprojekts entwickelt wurde.
Dadurch ist ein ERP-System entstanden, das neben dem Zugriff auf Geschäftsobjekte auch die Arbeit mit zwei Workflow-Mechanismen in allen Anwendungsbereichen erlaubt.
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Workflow-Potenzial findet sich prinzipiell in mehrstufigen Abläufen
Steuerungsmechanismus für Geschäftsprozesse im ERP-Systemkern integriert
Forschungsprojekt Prowork
Das Forschungsverbundprojekt Prowork hat eine Vielzahl von Erkenntnissen zum Workflowmanagement in der Produktion gebracht. Neben zwei Forschungsinstituten aus Aachen und Münster und den beiden Systemhäusern Psipenta, Berlin, und COI aus Herzogenaurach waren vier Industrieanwender mit von der Partie. Diese wiesen alle eine auftragsorientierte Fertigung auf, da hier eine starke Vernetzung der indirekten Auftragsabwicklungsprozesse, etwa Vertrieb und Einkauf, mit fertigungsnahen Abläufen wie Produktionssteuerung vorliegt.
Beteiligt an Prowork waren:
- Hoesch Metall + Kunststoffwerk GmbH, Düren (Bade- und Duschwannen; circa. 780 Mitarbeiter)
- Hotset Heizpatronen und Zubehör GmbH, Lüdenscheid (elektrische Heizelemente für industrielle Anwendungen; circa 290 Mitarbeiter)
- Sauer-Danfoss GmbH & Co., Neumünster (Hydrostatische Antriebe; circa. 580 Mitarbeiter)
- Windhoff AG, Düsseldorf (Bahn-, Industrie- und Flughafentechnik, Wasseraufbereitung und Software-Engineering; circa 750 Mitarbeiter)
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