Alle Infos über sämtliche Produkte in einem System

Dass unzureichende oder schlecht ausgeführte Produktinformationen rechtliche Schritte der Kunden nach sich ziehen können und auch bei Fragen der Haftung und Gewährleistung eine Rolle spielen, ist zwar weitgehend bekannt. Aber die oft noch viel größeren betriebswirtschaftlichen Auswirkungen werden meist noch gar nicht gesehen: Informationen über Produkte liegen häufig im Unternehmen in mehreren Systemen, Tabellen oder Datenbanken vor. Teilweise sind sie bereits stark strukturiert und mediengebunden. So lassen sich diese Informationen nicht ohne Aufwand für unterschiedliche Publikationskanäle wie Print- und Online-Kataloge oder Broschüren nutzen. Ein Produktinformationsmanagement-System (PIM) konsolidiert die Informationen aus verschiedenen Systemen unstrukturiert und medienneutral, um sie dem entsprechenden Publikationskanal angemessen ausgeben zu können. Solche Systeme können ERP-, Redaktions- oder Content-Management-Systemen vorgelagert werden und bidirektional mit ihnen Daten austauschen.

Lösungen für das Produktinformation sind zwar in vielen Unternehmen bereits im Einsatz, greifen aber oft zu kurz und schließen in der betrieblichen Umsetzung meistens Vertrieb oder Marketing noch aus. So werden durch mangelhafte Dokumentation auch die Chancen auf effiziente Prozesse im Umgang mit dem Produkt, zufriedene Kunden und dadurch Imagegewinn und Folgeaufträge nicht genutzt. „Eine gute Produktdokumentation ist auch als Marketinginstrument einsetzbar und aus haftungsrechtlicher Sicht unerlässlich “, sagt Meinolf Gröpper, Mitarbeiter der Abteilung Informatik des VDMA und Betreuer der Arbeitskreise in diesem Bereich.

So ist die technische Dokumentation beispielsweise im Maschinen- und Anlagenbau unabdingbar. Denn unvollständige oder missverständliche Dokumentationen bei komplexen Maschinen und Anlagen können unter anderem Haftungsrisiken bergen. Mit Hilfe von Redaktionssystemen lässt sich die Erstellung und Verwaltung von Technischen Dokumentationen rationell gestalten. Dazu werden Informationseinheiten dank einer granularen Datenhaltung wie in einem Baukasten für jedes Produkt zusammengestellt und lassen sich mehrfach verwenden.

Doch immer mehr Unternehmen setzen mittlerweile auf PIM-Systeme und -Lösungen. Ziel ist es, Prozesse und Tätigkeiten zu automatisieren, indem beispielsweise Produktinformationen gebündelt und Datenbestände konsolidiert werden. Unternehmen, die sich die Chancen potenzieller Absatzmärkte sichern möchten, kommen nicht darum herum, ihr Portfolio und die begleitende Kommunikation gezielt an die Anforderungen des jeweiligen Exportlandes anzupassen. Dazu gehört auch die komplette Lokalisierung der Unternehmens- und Produktkommunikation, was beispielsweise das Erstellen von mehrsprachigen Webseiten, Broschüren oder Anleitungen erfordert. Hinzu kommen gesetzliche Vorschriften, die produktbegleitende Unterlagen in der Sprache des Exportlandes zur Pflicht machen. PIM-Systeme bieten dafür gezielte Unterstützung.

Ein Beispiel dafür ist die Software Schema ST4 der Schema GmbH, Nürnberg (Halle 7, Stand D 61), die auf dem Konzept der Trennung von Layout und Inhalt basiert. Dokumente werden dabei in einzelne Informationseinheiten zergliedert. Diese medienneutral in XML gespeicherten Content-Bausteine können anschließend in unterschiedlichen Zielformaten publiziert werden. Gemeinsam mit den Partnern Across GmbH, Karlsbad, und Congree Language Technologies, Karlsbad, zeigt der Anbieter den kompletten Prozess der Generierung mehrsprachiger Dokumente auf – von der Quelltexterstellung über die Übersetzung bis hin zur Zusammenstellung und Publikation in gedruckter Form beziehungsweise im Internet.

So nutzt beispielsweise die Weleda AG, Schwäbisch Gmünd, Hersteller von Arzneimitteln der Komplementärmedizin und Körperpflegeprodukten, Schema ST4 für das Erstellen ihrer Arzneimittelinformationen und der Packmittel. Alle damit verbundenen Aufgaben werden mit der Software abgebildet, angefangen vom Erfassen der Texte bis hin zur Layout-Generierung in Adobe Indesign. Arbeitsabläufe, insbesondere der Freigabeprozess, werden systembasiert gesteuert. Dabei stellen rollenbezogene Berechtigungen sicher, dass Teilaufgaben dem jeweiligen Bearbeiterteam zugewiesen werden. Das Redaktions- und Content-Management-System dient zudem als zentraler Datenspeicher, in dem alle Packmittel-Texte, -Grafiken, -Barcodes und -Layouts für Arzneimittel vorgehalten werden. Damit hat das Unternehmen die entsprechenden Prüf- und Freigabeschritte rechtssicher dokumentiert und die gesamten Informationen zu den Arzneimitteln und Packmitteln zentral in einer Datenbank gespeichert.

Das Technische Informations-Management-System Tim-RS der Fischer Computertechnik GmbH, Radolfzell (Halle 7, Stand 7E72) umfasst ein Redaktionssystem (CMS), eine Bilddatenbank und ein PIM-System. Mit ihm lassen sich Produktinformationen und Dokumenteninhalte in Form von Texten und Bildern organisieren und verwaltet, um sie schnell und dynamisch für die speziellen Bedürfnisse und Märkte aufzubereiten, aufzuwerten und weltweit in verschiedenen Medien zu publizieren. Besonderes Augenmerk wird hierbei auf das Informationsmanagement, die strukturierte Informationsaufbereitung, den Übersetzungsprozess sowie die Publikation in Desktop-Publishing-Systemen wie Adobe Indesign gelegt.

Sabine Koll Journalistin in Böblingen