Auf Abweichungen wird schnellstens reagiert

Wiebke Reyer ist Journalistin in München

Mehr als 10 000 verschiedene Geräte, von der Platine bis zum Fahrkartenautomaten, stellt die Fernmeldewerk München-Aubing GmbH im Hauptgeschäftsfeld Instandsetzung wieder her. Im Jahr 2001 aus der Deutschen Bahn AG ausgegründet, gilt das jüngst nach Fürstenfeldbruck umgezogene Unternehmen als geschätzter Partner des Eisenbahn-Bundesamtes. Auch als Technikpartner mehrerer Bahn-Töchter ist die FW GmbH autorisiert. Die Deutsche Bahn selbst stuft den Fertigungsbetrieb als Q1-Lieferant ein.

Bereits im ersten Geschäftsjahr schrieb das Werk schwarze Zahlen. Neben Qualitäts- und Kundenorientierung rückte ein effizientes Controlling per Standardsoftware zum Erfolgsfaktor auf. Controlling-Leiter Josef Kugler hat das Programmpaket Sage Office Line gemeinsam mit seinem Systempartner, der ECS GmbH aus Weilheim, ausgewählt. Ausschlaggebend war für ihn, dass das Programm der Sage GmbH & Co. KG aus Frankfurt/M. „rund um einen leistungsfähigen Kern eine Vielzahl von Modulen und Zusatzprogrammen zur Auswahl bot und es alle Möglichkeiten der individuellen Anpassung mit sich brachte“.

Ein zentraler Bestandteil des Systems, in dem neben der Finanzbuchhaltung das Lagermodul, die Warenwirtschaft und die Reisekostenabrechung eingesetzt werden, ist auch das PPS-Modul. Damit ermöglicht die Software einen übergreifenden Blick auf die Abläufe im gesamten Unternehmen. Insgesamt mehr als 100 Auswertungen hat Kugler mit seinem Team selbst entworfen. Viele davon sollten lediglich ad hoc Detailfragen beantworten helfen. Gut zwei Dutzend Auswertungen sind jedoch im täglichen Einsatz, etwa die der Kapazitätsauslastung.

Jeder eingehende Produktionsauftrag wird zunächst in der Auftragsstelle erfasst und dem Kunden bestätigt. Gleichzeitig wird der Auftrag im Sage-System angelegt. Die sofort erzeugte Stückliste geht entweder aus einem vorherigen Angebot hervor oder sie speist sich aus der Datenbank, wo die benötigten Teile standardmäßig abrufbar sind. Sodann wird der Auftrag mit dem Gerät in die Fertigung gegeben. In den Werkstätten buchen die Mitarbeiter dann ihre Stunden und Materialentnahmen auf diesen Auftrag.

Dass dabei alles mit rechten Dingen zugeht, dafür sorgt ein doppelter Abgleich, den das Controlling fährt. Zum einen sind auf jedem Auftrag auch die Richtzeiten vermerkt, die für seine Bearbeitung erfahrungsgemäß benötigt werden. Zum anderen werden die Daten aus der Gleitzeit-Erfassung gegen die auf Aufträge gebuchten Zeiten gerechnet. Demnächst werden die PC in den Werkstätten ebenfalls vernetzt. Dann können die Aufträge auch online gebucht werden.

Schon jetzt erhalten die Werkstattleiter eine Reihe von Auswertungen auf Tastendruck aktuell am Bildschirm angezeigt. Dazu gehören die derzeit eingelasteten Aufträge und die Auslastung der Mitarbeiter. Damit und anhand des Auftragsbestandes kann der Meister prüfen, was im Vorlauf steht, wie er sein Personal am besten einsetzt und ob er Priorisierungen vornehmen muss. In Verzug geratene Aufträge werden rot markiert. Weiterer Vorteil: Seit die Stücklisten aus den Aufträgen automatisch mit den Lagerbeständen abgeglichen werden, gibt es keine Verfügbarkeitsprobleme und daraus entstehende Wartezeiten mehr.

Schwankungen in den Auftragsbeständen einer Abteilung sind unmittelbar aus der Auswertung des Vorlaufs zu ersehen. Sie liegt dem Werkstattleiter in Stückzahlen, dem Führungskreis in Stück und Euro dauernd aktuell vor, so dass sich sofort Handlungsmöglichkeiten auf mehreren Ebenen ergeben. Die Daten des Controlling gehen so direkt in die Steuerung des ganzen Unternehmens ein und eröffnen rasch die nötigen Handlungsmöglichkeiten.

Für den wöchentlich tagenden Führungskreis aus Geschäftsführung und allen Abteilungsleitern zieht Chefcontroller Kugler einmal im Monat aus den Daten des PPS, des Personalsystems und der Buchhaltung „den“ Geschäftsbericht. Dieses kompakte Heft enthält Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, aber auch eine schmale, durchdachte Staffel an selbst entwickelten Übersichten, die ebenfalls auf die Daten des Sage-Systems zurückgreifen und sich jederzeit aus den laufenden Daten aktualisieren lassen. Da alle Kennzahlen direkt aus der Planung hervorgehen, werden sie sofort einem Soll-Ist-Vergleich unterzogen. Abweichungsanalysen ermöglichen schnelles Handeln.

Die Umsatz- und Aufwandskennzahlen werden direkt mit den Plandaten konfrontiert. Hier schaut sich der Führungskreis vor allem die Umsatzrendite an. Material- und Personalaufwand sind in Relation zur Gesamtleistung gesetzt und das Lohnniveau wird betrachtet. Auch der Ertrag und die Wertschöpfung pro Mitarbeiter werden monatlich analysiert.

Mit einer Eigenkapitalquote von etwa 40 % und einer ausreichenden Eigenkapitalrendite steht das Fernmeldewerk München trotz der hohen Investition in einen Neubau unverändert auf solidem Fundament. Damit das so bleibt, ist der Führungskreis auch am Anlagendeckungsgrad und am Modernisierungsgrad im Anlagevermögen interessiert.

Dieses Finanzierungscontrolling sorgt im Tagesgeschäft für eine sichere Basis, etwa wenn über Investitionen entschieden wird. Aber auch die Finanzierung bereits getätigter Zahlungen lässt sich überwachen. Diese Kennzahlen ergänzen die aus den erwarteten Zahlungsströmen errechnete Liquiditätsvorschau.

Noch in Arbeit ist der Schlussstein, mit dem Josef Kugler den Geschäftsbericht krönen wird. Schon bald kann er Geschäftsführer Ronald Kossatz und den Führungskreiskollegen eine detaillierte monatliche Deckungsbeitragsrechnung vorlegen: „Dann sehen wir auf den ersten Blick, wo wir das Geld verdienen und wo Verbesserungspotenziale liegen“, skizziert der Controllingleiter die Vorteile dieses Steuerungsinstrumentes.

Wo sieht Kugler die Potenziale in seinem Sage-System? „Ich möchte diese Standardsoftware gar nicht missen. Sie kann zwar nicht alles, aber sie macht für uns so gut wie alles möglich“, resümiert er. Das System sei im Kern schon äußerst leistungsfähig, zugleich auch noch offen. Und Kugler verweist auf die Möglichkeiten, mit Standardtools, aber auch mit in Sage oder mit Excel selbst erstellten Abfragen, alle Daten herauszuziehen und in jeder gewünschten Form aufzubereiten, zusammenzufassen und darzustellen.

So hilft ihm das betriebswirtschaftliche System dabei, ein wichtiges Ziel zu erreichen: Hohe Datentransparenz in einer durchgängigen Lösung. Seine Erfahrung fasst er so zusammen: „Diese Offenheit ist für uns erheblich nützlicher als ein Standard, der behauptet alles zu können, aber dem Anwender Antworten auf seine Fragen verweigert.“

Kennzahlen zu Umsatz und Aufwand sofort mit Plandaten konfrontiert

Das Fernmeldewerk München setzt vor allem bahnspezifische Geräte und Systeme der Nachrichtentechnik instand und rüstet sie um – und dies seit 60 Jahren. Als GmbH besteht die Firma jedoch erst seit drei Jahren, als sie von der Deutschen Bahn AG in die Selbstständigkeit entlassen wurde. Das Unternehmen setzte im Jahr 2003 mit 150 Mitarbeitern und 21 Auszubildenden mehr als 20 Mio. Euro um und arbeitet profitabel.

Im Hauptgeschäftsfeld Instandsetzung werden mehr als 10 000 verschiedene Geräte, von der Platine bis zum Fahrkartenautomaten, wieder hergestellt. Das Werk entwickelt und fertigt zudem im Auftrag für verschiedene Originalhersteller und projektiert die komplette Anzeigetechnik für neue oder modernisierte Bahnhöfe, Haltepunkte oder Bahnsteige.

Viele Produkte sind sicherheitsrelevant und unterliegen einer ständigen Qualitätskontrolle. Die FW GmbH ist Partner des Eisenbahn-Bundesamts und als Technik-Partner mehrerer Bahn-Töchter autorisiert.