Viele Betriebe halten es nicht für nötig, ihre Personaleinsatz-Planung mit einer professionellen Software zu lösen. Ein gefährliches Unterfangen, denn tarifliche und gesetzliche Bestimmungen werden dabei leicht übersehen.
Ingo Deutschmann ist Fachjournalist in München
Papier ist geduldig. Mittelständische Fertigungsbetriebe verlassen sich bei der Schichtplanung für ihre Mitarbeiter nicht selten auf handschriftliche Vermerke. Notizen sind sicher eine gute Gedächtnisstütze, aber Zusammenhänge zeigen sie nicht auf. Die Gefahr ist groß, daß gesetzliche, tarifliche oder betriebliche Bestimmungen, die auf die Personaleinsatz-Planung wirken, teilweise nicht berücksichtigt werden. Professionelle Software zur Schicht- und Einsatzplanung, wie das System SP-Expert der Erlanger Astrum GmbH, macht automatisch auf Regelverstöße aufmerksam und erspart dem Anwender dadurch zum Teil erhebliche Kosten.
Ob Handelsunternehmen oder Fertigungsbetrieb, Call Center oder Flughafen, Bank oder Behörde, die Software paßt sich dem Unternehmen an. Das System ist mit dem komplexen Rahmengeflecht aus Vorschriften und Gesetzen, regionalen Tarif- und individuellen Betriebsvereinbarungen ausgestattet. Es bildet unterschiedliche Unternehmensstrukturen ab und fügt sich in heterogene IT-Strukturen ein – ob als Einzelplatz- oder Client-/Server-Lösung.
Herzstück des Programm-Systems ist das Modul für An- und Abwesenheitsplanung. Hier werden die 50 Mitarbeiter eines Call Centers ebenso verplant wie die 1000 Kräfte eines Industriebetriebes. Namentliche Schichtbelegungen, urlaubs-, krankheits- oder fortbildungsbedingte Abwesenheiten kann der Planer hier auf einen Blick erkennen.
Prüffunktionen zeigen Regelwidrigkeiten sofort an
Die Software paßt sich dabei den Vorgaben des Gesetzgebers oder den verschiedenen Gewerkschaften an. Firmeninterne Regelungen werden mit berücksichtigt: Die Rufbereitschaft im Industriebetrieb läßt sich ebenso hinterlegen wie die Mindestanzahl der Agenten im Frühdienst eines Call Centers oder die Schutzbestimmungen für Schwangere und Jugendliche in einem Handelsunternehmen. Nach einer Schulung können diese Definitionen vom Anwender selbst eingetragen und verändert werden.
Der Disponent kann die vollautomatische Grundplanung im An- und Abwesenheitsmodul manuell verändern. Die im System enthaltenen Prüffunktionen zeigen ihm alle Regelwidrigkeiten an, die auftreten könnten. Auch für diese Prüfung sind die Bedingungen vom Benutzer frei definierbar: Im Industriebetrieb besteht die Möglichkeit, daß beispielsweise unerlaubte Schichtdienstfolgen entstehen. In einem Call Center hingegen könnte eine 630-Mark-Kraft zum Einsatz kommen, die aber tatsächlich über dieser Verdienstgrenze liegt.
Änderungen im Grundplan dokumentiert ein spezielles Modul mit der Bezeichnung „Soll-Ist-Plan“. Es erfaßt die tatsächlich geleisteten Stunden und stellt sie den geplanten gegenüber. Die Software unterscheidet, ob eine Abweichung vom Sollplan angewiesen wurde oder freiwillig erfolgte.
Die Daten aus dem Ist-Plan oder aus neuen Soll-Plänen lassen sich direkt an die Zeiterfassung und Zeitwirtschaft übergeben. Über einen flexiblen Schnittstellen-Manager können Zeiterfassungs-Terminals aller namhaften Anbieter angebunden werden. Ebenso lassen sich Informationen wie Stammdaten oder Lohnarten mit allen gängigen Systemen der Personal- und Zeitwirtschaft austauschen.
Ein weiteres Modul verplant Mitarbeiter nach Prioritäten auf die Arbeitsplätze. Auch diese sind vom Anwender frei zu wählen. Während bei Industriebetrieben die Qualifikation eines Werkers für die Bedienung einer Werkzeugmaschine eingetragen sein mag, kann es sich im Call Center um Einsatzpräferenzen von Mitarbeitern handeln.
SP-Expert fügt sich nahtlos in vorhandene IT-Strukturen ein. Das System unterstützt gängige Netzwerkstandards wie Novell, Microsoft NT, TCP/IP oder IBM Token Ring und läuft als Client unter Windows. Die Datenhaltung kann auf beliebigen Plattformen erfolgen. Laut Hersteller werden alle führenden Client-/Server-Datenbanksysteme unterstützt. Hierzu zählen beispielsweise Oracle, Informix, Sybase SQL Anywhere und Microsoft SQL Server.
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