Damit der Einkäufer wieder Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben hat

Von unserem Redaktionsmitglied Iris Frick

Warum sollte die Sekretärin nicht ihren Bürobedarf selbst planen und bestellen dürfen? Oder der Buchhalter seine Fachliteratur? Oder …? Heute stellen optimale Online-Lösungen mit einer höchstmöglichen Reichweite im Unternehmen einen direkten Kontakt zwischen den jeweiligen Bedarfsträgern und den Lieferanten her – ohne dass die Besteller vom Verfahren etwas merken.

So kostet auch der Bleistift nicht mehr 280 DM. Wer einen solchen Betrag für übertrieben hält, lasse sich vorrechnen: direkte Kosten (Bestellvorgang, Transport, Rechnungsprüfung, Buchung, Zahlung): 230 DM. Hinzukommen die Funktionskosten (Kommunikation, Organisation, Genehmigungen, Datenverarbeitung, Zahlungsverkehr) in Höhe von rund 50 DM. Erfahrungswerte zeigen, dass diese indirekten oder sogenannten unproduktiven Produkte nur ungefähr 3 bis 5 % des gesamten Einkaufsvolumens in einem Unternehmen verursachen, aber rund 60 % aller Bestellvorgänge ausmachen. Deshalb kann ein herkömmlicher Bestellvorgang einen einzigen Bleistift schon mal auf 280 DM verteuern.

Für die reibungslose Abwicklung der erforderlichen Schritte Disposition, Beschaffungsmarketing, Einkaufsabwicklung, Lieferung und Logistik sowie Rechnungsprüfung und Kontierung sorgt der E-Procurement-Dienstleister. So können sich die Einkäufer auf wirklich wichtige Beschaffungsprozesse für die in der Produktion relevanten Materialien konzentrieren, die günstigsten Lieferanten aufspüren und neue Rahmenverträge aushandeln. Denn die zentrale E-Procurement-Strategie muss sein, den Einkäufer im Unternehmen von Routinearbeiten zu befreien und die Bestellung auf jene Mitarbeiter zu verlagern, die das Produkt brauchen.

Die IPS AG, Lohmar, E-Procurement-Dienstleister für C-Materialien bietet den Kunden neue Services in ihrem Internet-Shop. Online-Bestellungen von indirekten Gütern wie Bürobedarf, Werkzeuge, Laborbedarf, Elektroteile oder auch Reinigungsmittel lassen sich damit besser steuern. Clou der Lösung, für die lediglich ein Internet-Browser benötigt wird: Die Bestellmaske, über die mehr als 3,5 Millionen Artikel geordert werden können, ist mandantenfähig. Jedes Unternehmen kann nicht nur auf die Produkte der Datenbank zurückgreifen, sondern jederzeit auch seine eigenen Warensortimente und Lieferanten ins System einbauen lassen.

Große Unternehmen können sogar für eine beliebige Zahl von Einkaufsmitarbeitern, die täglich Dutzende verschiedene Produkte ordern müssen, die eigenen Rahmenverträge und damit Preisstrukturen in die elektronische Bestellmaske aufnehmen. „So kann ein Betrieb die Pluspunkte der elektronischen Beschaffung doppelt nutzen“, sagt Philipp Debus, bei IPS fürs Partnermarketing verantwortlich.

Einen Schritt weiter gehen die E-Procurelösungen der Healy Hudson AG. Die Münchner bieten unter der Bezeichung Impact ein modular aufgebautes Softwarepaket an, mit dem sich komplexe, mehrstufige Lieferantenketten abbilden, steuern und optimieren lassen. Mit den verschiedenen Modulen lassen sich die passenden Lieferanten herausfiltern, die Bestellprozesse mit ihnen abwickeln und die Zusammenarbeit kontinuierlich erfassen und überprüfen.

„In Zukunft geht es nicht mehr darum, eine 1:1-Beziehung zwischen einem Käufer und einem Lieferanten herzustellen, sondern zwischen einem Käufer und einer ganzen Lieferkette,“ so die Prognose des Healy-Hudson-Gründers Dr. Rainer Frölich. Er ergänzt: „In einem wettbewerbsintensiven Umfeld müssen die Unternehmen ihre Lieferkette wirkungsvoll steigern und gestalten können.“ Im Vergleich zu anderen Lösungen werde mit Impact die gesamte Lieferkette Transparent (Supply Chain Mapping) und nicht nur die Beziehung zu den Systemlieferanten der ersten Stufe.

Mit der Einbindung aller Ebenen wird das sogenannte Collaborative Sourcing für die gesamte Lieferkette einsatzfähig und somit die Realisierung weiterer Wertschöpfungspotenziale gewährleistet. Dr. Frölich, der sich als technischer Geschäftsführer in die Unternehmensführung einbringt, erzählt dazu ein Beispiel: „Ein internationaler Turbinenhersteller hatte einen 20%igen Preisnachteil gegenüber dem Wettbewerber. Diesen Preisunterschied konnte abgebaut werden, indem er die Lieferkette optimierte. Ähnliche Teile verschiedener Lieferanten wurden standardisiert und auch die Anzahl der Lieferanten reduziert. So wurden aus zwölf verschiedenen Ventilen, bezogen von zwölf Lieferanten, nunmehr drei verschiedene Ventile von zwei Lieferanten.“ Ähnliches gelang auch für andere Produkte wie Pumpen, Filter oder Sensoren.

Alle spezifizierten, standardisierten Produkte werden jetzt in die Impact Datenbank gestellt und können somit von allen Bedarfsträgern in der Kette (Einkäufern, Ingenieuren) über das Internet bestellt werden. Frölich: „Damit haben Unternehmen ein Instrument, das die Planung und Optimierung von Einkaufsprozessen sowie die Planung und Optimierung von Lieferketten gleichermaßen beherrscht.“ Darauf, dass das andere auch so positiv sehen, ist Frölich stolz. Erst im Januar war Healy Hudson als ein „Leading E-Procurement Provider for 2001“ von iSource Business ausgezeichnet worden. Sie gilt als die einzige Zeitschrift in den USA, die sich ausschließlich den Themen B2B-E-Procurement und Supply Chain widmet.

Mit einem Problem haben aber alle am Einkaufen via Internet Beteiligten zu knabbern: Allein im Netz kursieren über 160 verschiedene Katalogsprachen. Unternehmen mit zig verschiedenen Zulieferern stoßen ebenso an Grenzen, wie die Lieferanten, die für jeden Kunden einen Katalog in einem anderen Format erstellen müssen. Deshalb sind Kommunikations- und Transaktionsstandards für eine effiziente Nutzung der Online-Dienste im Einkauf eine elementare Voraussetzung.

Mittlerweile scheint sich, so die Meinung von Experten, ein Standard durchzusetzen: der BMEcat. Gemeinsam von Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME), Frankfurt/M., und zahlreichen Unternehmen entwickelt, standardisiert BMEcat die Beschreibung und den Austausch von Produktkatalogdaten. Seit seiner Einführung vor einem Jahr wurde er mehr als 9000-mal aus dem Internet heruntergeladen.

Der Standard ist einfach aufgebaut. Ein Lieferant stellt einen Katalog in elektronischer Form zusammen, der dem BMEcat entspricht. Üblicherweise übermittelt dann ein Lieferant das Katalogdokument entweder an einen E-Procurement-Dienstleister oder direkt an ein Unternehmen. Der Inhalt des Dokuments kann von den Empfängern weiterverarbeitet und vom Lieferanten aktualisiert werden.

In Kooperation mit den Entwicklungspartnern vom Fraunhofer Institut IAO, Stuttgart, und der Universität in Essen, hat der BME eine neue Version 1.2 erarbeitet. Diese steht unter www.bmecat.org als kostenloser Download zur Verfügung.

Ein BMEcat-konformes Katalogsystem bietet beispielsweise die Stuttgarter Heiler Software AG. Mit dem auf der Cebit vorgestellten, sogenannten Premium Business Catalog soll der Benutzer das finden, was er sucht und was er bestellen will. Die Suchmaschine zeigt nach Eingabe von Stichwörtern Artikelnummern, Hersteller, ausführliche Bezeichnungen und Fotos der Waren an. Ist eine Ware ausgewählt oder die Produktvariante zusammengestellt worden, bietet der Einkaufskorb nochmals einen Überblick. Zu den Funktionalitäten des Katalogs gehören außerdem Mehrsprachigkeit, Mehrwährungsfähigkeit sowie Mandanten- und Mehrlieferantenfähigkeit.

Rolf J. Heiler, Vorstandstandsvorsitzender, über den neuen Katalog: „Mit unserem Angebot wollen wir in kürzester Zeit einer der führenden Anbieter in diesem Bereich werden.“ Ein Grund, warum dieses Lippenbekenntnis wahr werden kann, ist sicherlich auch, dass die SAP AG das Heiler-Produkt als komplementäre Kataloglösung zu SAP BBP, dem E-Procurement-System der Walldorfer, unterstützt.

– Patent- und Markenrechte

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Patent Online Service bietet Patentinformationen, Informationsvermittlung und DIN-Auslegestelle

– Zollbestimmungen

Zoll-Lösungen für Industrie, Logistik, Handel und Dienstleister

Häufig gestellte Fragen zu amerikanischen Zollbestimmungen

Bestimmungen der APEC-Länder.