Datendurchblick macht Entscheidungen sicherer

Dipl.-Ing. Johannes Pütter ist Stellvertretender Vertriebsleiter der Agiplan Technosoft GmbH in Essen

Facility Management (FM) ist heute schon in einigen Branchen ein vielfältig benutzter Begriff für verschiedenste Themenbereiche, dient aber immer dem Ziel, Kostensenkungspotenziale für die Verwaltung und den Betrieb von Gebäuden und Liegenschaften aufzudecken und durch Umstrukturierung und konkrete Maßnahmen umzusetzen.

FM ist ein junger Markt, der sich erst vor rund fünf Jahren zu strukturieren begann. Anbieter entwickelten Leistungsangebote auf Grund einer zunehmenden Nachfrage – vor allem von Großunternehmen, Versicherungen und Banken, die Flächen von mehr als 20 000 m2 zu verwalten hatten. Seit dieser Zeit hat sich der Markt in Deutschland mit einer bisher selten gesehenen Dynamik entwickelt.

Ausgegangen ist die Entwicklung von Dienstleistern, wie Reinigungsunternehmen, Caterern oder technischen Dienstleistern. Sie nutzten dazu die Vorläufer heutiger CAFM(Computer Aided FM)-Software. Inzwischen ist ihre Dienstleistung kaum noch ohne Software denkbar.

Die Unternehmen, die sich schon früh für Facility Management interessierten, und die ersten CAFM-Kunden setzen zwar immer noch die Trends bei der Weiterentwicklung der Software. Kein Wunder, denn sie haben die größte Erfahrung und definieren zielsicher die nächsten Entwicklungsschritte. Aber der Markt ist vielschichtiger geworden. Krankenhäuser, öffentliche Verwaltung, Flughäfen, Franchiser und viele mehr haben die Bedeutung des Themas erkannt. Marktprognosen vom Informationszentrum der Agiplan AG, Mülheim/ Ruhr, zeigen allerdings, dass der dominierende Markt der Zukunft im industriellen Bereich liegt. Durch den Einsatz von Facility Management werden Fakten und Zusammenhänge für den Anwender transparenter. Damit erhält er wichtige Entscheidungsgrundlagen für das Ma-nagement und Grundlagen für Effizienz in Arbeitsabläufen.

Schon der Einsatz von Ausbaustufen eines leistungsfähigen CAFM-Systems, einer individuell auf das Unternehmen abgestimmten Standardsoftware für das Facility Management, bieten den Verantwortlichen bisher unbekannte Informationen und Entscheidungsgrundlagen. Moderne Systeme verfügen dabei über eine intuitiv zu bedienende Oberfläche, die dem Management das Informationspotenzial auch ohne Schulung und EDV-Fachabteilungen jederzeit zugänglich macht.

Die Erfahrung zeigt, dass es einige typische Einstiegsthemen ins Industrielle Facility Management gibt. Dazu gehören Instandhaltung, Flächenmanagement, Reinigung oder Umzugsmanagement. Umzugsszenarien lassen sich beispielsweise mit CAFM-Systemen simulieren und können dann unter Organisations-, Termin- und Kostengesichtspunkten optimiert werden. Unternehmen können dann durch präzise Kalkulation, verminderten Personal- und Zeitaufwand sowie kürzere Stillstandszeiten kurzfristig deutliche Kostenreduzierungen verbuchen.

Über Lösungen für Vertrags- und Dokumentenmanagement lassen sich beispielsweise raum- und objektbezogene Informationen jederzeit selektiv abrufen, etwa zu Dienstleistungsverträgen mit Gebäudereinigern oder Caterern sowie zu Versicherungen. Das ermöglicht direkte Leistungsvergleiche und damit große Einsparpotenziale und Planungsmöglichkeiten.

Oder das Liegenschaftsmanagement: Gerade bei historisch gewachsenen oder auf mehrere Standorte verteilten Unternehmen ist die Transparenz der Grundlagen, wie Grundstücke, Gebäude, Flächen oder Belastungen, oft problematisch. Mit einem FM-System ermöglichen zentral zu jedem Zeitpunkt verfügbare Informationen Übersicht, präzise Planungen und schnelle Entwicklungen.

Moderne CAFM-Systeme nutzen das Internet und bieten damit zusätzliche Vorteile, wenn ein Unternehmen beispielsweise über mehrere internationale Standorte verfügt. Gerade im industriellen Bereich mit Verwaltungsgebäuden und umfangreichen Produktionshallen, zum Teil ergänzt um Werkswohnungen, ist ein qualifiziertes Facility Management zukünftig unerlässlich. Hier lassen sich – bei zunehmend ausgeschöpften Kostenreserven im Produktionsbereich – große Einsparpotenziale nutzen.

Die Erfahrung zeigt, daß CAFM-Systeme über außerordentlich kurze Amortisationszeiten verfügen, teilweise deutlich unter zwei Jahren. Bei dieser betriebswirtschaftlichen Rechnung können allerdings die mehrfach angesprochenen Aspekte der Managementqualität und -sicherheit nur ungenügend in Rechnung gestellt werden.

Wie Marktprognosen (siehe Grafik) zeigen, wird das professionelle Facility Management gerade im industriellen Bereich zukünftig eine große Rolle spielen. Unternehmen, die sich schnell für diesen Weg entscheiden, können über deutliche Kostenvorteile ihre Marktchancen und Flexibilität nachhaltig verbessern. Strukturelle Organisations- und IT-Fragen sollten gegebenenfalls über vorgeschaltete oder begleitende Consultingkapazität qualifizierter Berater gelöst werden, um möglichst geradlinige Lösungen zu sichern. Der Markt entwickelt sich bereits heute auch im industriellen Bereich sehr dynamisch in eine Zukunft, die deutliche, handfeste Vorteile bietet.

Die CAFM(Computer Aided Facility Management)-Software BuiSy Client Server der Agiplan Technosoft GmbH, Essen, soll eine leicht zu bedienende Standardsoftware für die Aufgabenbereiche infrastrukturelles, technisches und kaufmännisches Facility Management sein. Sie wird seit mehr als fünf Jahren eingesetzt und wurde nach Angaben des Herstellers bereits rund 150 Mal installiert.

BuiSy soll Unternehmen strategisches und kostenbewusstes Handeln ermöglichen, Grundlagen für Möglichkeiten der Kostenreduzierung liefern und durch das kontinuierliche Auswerten der Daten Schwachstellen aufdecken. Damit erhalten Nutzer eine gute Basis, um für das Bewirtschaften ihrer Gebäude und Liegenschaften ihr Budget zu planen und zu kontrollieren. Des Weiteren soll ihnen das System Entscheidungshilfen liefern, um mit möglichst hoher Sicherheit Investitionen zu tätigen.

Die Software integriert objektorientierte Datenbanktechnik, Grafik sowie CAD und verfügt über eine durchgängige 32-Bit-Technologie. So lässt sie sich branchenspezifisch ausprägen. Zudem nutzt sie aktuelle Internet- und Intranet-Techniken.

Beim Aufbau des CAFM-Systems lässt sich vorhandenes Grafikmaterial, wie CAD-Pläne oder gescannte Pläne, Handskizzen und Fotos, integrieren.

Damit das System wirtschaftlich betrieben werden kann und das bei kurzen Amortisationszeiten, sollte die zu bewirtschaftende Fläche mindestens 20 000 m² groß sein.

BuiSy umfasst Module für

– Flächen- und Raummanagement

– Umzugsplanung und Simulation

– Access-Management/Schlüsselverwaltung

– Inventar-Management

– Sicherheit, Gesundheit, Umwelt

– Instandhaltungs- und Störungsmanagement

– Kommunikationsanlagen und Netzwerke

– Vertrags- und Dokumenten-Management

– Liegenschaftsmanagement undGewährleistungsmanagement sowie die beiden Auswertungsmodule

– BuiSy DAR für die dynamische Auswertung und das Reporting

– BuiSy IWFM (Workflow Management)

Die Client-Server-Architektur von BuiSy ermöglicht den Einsatz auf unterschiedlichen Plattformen. Im Rahmen ihrer Neuentwicklungen widmen die Essener Web-basierenden Applikationen eine besondere Aufmerksamkeit. So sollen beispielsweise SAP-Nutzer unter den Anwendern von den Integrationswerkzeugen, Online-Schnittstellen und der engen Kooperation zwischen Agiplan Technosoft und SAP-Partnern wie der Thyssen Krupp Information Services GmbH, Krefeld, profitieren. Im firmeneigenen Internet-Competence-Center steht den Software-Entwicklern ein SAP-R/3-Entwicklungssystem zu Verfügung. mc