Datenschätze heben und Vorteile daraus ziehen

Kommt die Sprache auf Controlling, wird dies oftmals automatisch als kaufmännisches Kontrollinstrument interpretiert. Controlling bedeutet jedoch „Steuern, dem Ganzen eine Richtung geben“ und bezieht sich sowohl auf das kaufmännische als auch das technische Controlling. Über IT-Systeme aufbereitet, bieten die kaufmännischen und technischen Daten wichtige Entscheidungshilfen im Unternehmensalltag.

Uwe Hampp ist Vertriebsleiter der SAP AG, Walldorf

Viele Daten aus Produktionsaufträgen, Servicemaßnahmen und Qualitätsprüfungen werden im Tagesgeschäft eines technischen Unternehmens automatisch gespeichert. Als Grundlage für relevante Entscheidungsprozesse kommen diese Informationen jedoch nur unzureichend zum Einsatz“, weiß Prof. Dr. Karl Liebstückel. Diese Erfahrung macht der Lehrstuhlinhaber im Fachbereich Informatik und Wirtschaftsinformatik an der Fachhochschule Würzburg immer wieder, wenn es um technisches Controlling in mittelständischen Produktionsfirmen geht.

Während bei den kaufmännischen Organisationsstrukturen wie Profit Center und Kostenstellen im Wesentlichen Kostenwerte und -kennzahlen im Mittelpunkt stehen, liegen dem technischen Controlling weitere Größen zugrunde: Bearbeitungsstände, Nutzungszeiten von Maschinen sowie Serviceraten und Qualitätsgrade sind bei der Steuerung der Produktion entscheidende Werte.

Typische Bereiche für das Controlling sind daher neben der Produktion und der Instandhaltung vor allem der Kundenservice sowie die Konstruktion und Entwicklung. Aber auch im Qualitäts- und Ersatzteilmanagement der Lagerverwaltung fallen regelmäßig Daten für Statistiken und Auswertungen an. Wo diese Informationen zur Weiterbearbeitung zusammenlaufen, hängt vom Unternehmen ab.

Zwei unterschiedliche Ansätze haben sich in der Praxis bewährt. „Entweder wird eine eigenständige Abteilung aufgebaut oder das technische Controlling direkt in die relevanten Fachabteilungen eingebunden“, erläutert Prof. Liebstückel die gebräuchlichsten Ausprägungen. In jedem Fall besteht die Aufgabe darin, anhand der erzeugten Auflistungen operative, taktische und strategische Entscheidungen vorzubereiten. Veraltete Maschinen zu ersetzen, Geschäftsprozesse zu ändern oder die Produktpalette an die Bedürfnisse des Marktes anzupassen, sind mögliche Konsequenzen der Auswertungsergebnisse.

Ein Beispiel aus der Instandhaltung verdeutlicht den Nutzen des technischen Controllings im operativen Bereich. Im Produktionsablauf werden anfallende Stillstandszeiten, Maschinenstörungen und -ausfälle kontinuierlich registriert. Diese Informationen sind die Grundlage für wichtige Kennzahlen. „Mit der Relation von Instandhaltungs- und Anschaffungskosten lässt sich beispielsweise die Instandhaltungsrate einzelner Maschinen ermitteln. Übersteigt dieser Wert eine individuell pro Anlage oder Maschine vorzugebende Größe, ist dies ein Hinweis, die Maschine zu ersetzen“, verdeutlicht der Experte.

Entsprechende Kennzahlen für diese operative Entscheidung heranzuziehen, ist ohne großen Aufwand möglich. Voraussetzung ist jedoch, dass die Unternehmenssoftware automatisch anfallende Informationen über Materialeinsatz, Verlust- und Reaktionszeiten und weitere controllingtaugliche Daten angemessen verarbeiten kann. Integrierte IT-Systeme stellen zu diesem Zweck umfassende Funktionalitäten bereit, um steuerungsrelevante Analysen durchzuführen und deren Ergebnisse zeitnah umzusetzen.

„Bei einer integrierten Business-Intelligence-Lösung werden parallel zu den operativen Abläufen anfallende Daten automatisch zu bestimmten Statistiken verdichtet“, schildert der Professor die Vorzüge eines softwaregestützten Analysewerkzeugs. Im System hinterlegt, könnten die jeweiligen Listen und Auswertungen zu Informationen aus Bestellungen, Aufträgen oder Qualitätsprüfungen einfach abgerufen werden. Die Resultate der ausgewerteten Daten lassen sich außer in langen Zahlenreihen auch grafisch aufbereiten, was dem visuellen Wahrnehmungsvermögen des Menschen entgegenkommt. Folglich gehören unterschiedliche Darstellungsformen zur Grundausstattung von Mysap Business Intelligence, der Lösung der SAP AG aus Walldorf. Detailliert und übersichtlich können alle Abläufe der Produkt-, Produktionsprogramm- und Produktionsplanung abgebildet werden.

Dabei lässt sich die eingesetzte Zeit besonders produktiv nutzen, wenn das Business-Intelligence-System in die Portallösung Mysap Enterprise Portal eingebunden wird. Abhängig von der Rolle des Technischen Controllers, stellt das Portal genau die Daten zur Verfügung, die für die jeweiligen Aufgaben benötigt werden. Der Zugriff auf die Informationen ist heute von nahezu überall möglich. „Neben dem Internet werden mobile PDA-Systeme weiter an Bedeutung gewinnen und somit die Steuerung und Überwachung technischer Organisationsstrukturen auch jenseits der Unternehmensgrenzen ermöglichen“, erkennt Prof. Liebstückel eine Tendenz zur Nutzung mobiler Informationssysteme.

Damit steht mittelständischen Unternehmen eine umfassende Palette an Analyseinstrumenten zur Verfügung, um ihre technischen Prozesse effizienter überwachen und zeitnah beeinflussen zu können.

Technisches Controlling mit der Lösung Mysap Business Intelligence

Mysap Business Intelligence bietet umfassende Funktionalität, um alle relevanten Informationen aus dem gesamten Unternehmen zu extrahieren und darzustellen.

Data Warehousing

Ein Data Warehouse führt die Daten eines Unternehmens aus unterschiedlichen Anwendungsgebieten in einer Datenbank zusammen. Moderne Data-Warehouse-Funktionen erlauben die Integration von unterschiedlichen Informationsquellen (Dbase, MS Excel).

Bericht und Analyse

Flexible Berichts- und Analyseszenarien ermöglichen umfassende Auswertungen und die Schaffung solider Entscheidungsgrundlagen.

Planung und Simulation

Finanzielle und operative Wirkungen von Entscheidungen auf die Unternehmensplanung lassen sich simulieren.

Knowledge Management

Internes Wissen kann durchgängig identifiziert, verwaltet und genutzt werden.

Performance Management

Kennzahlen und anschließende Analysen von Plan-, Ist- und Sollwerten liegen dem Performance Management zugrunde. Auf dieser Basis lassen sich Ziele grafisch darstellen, die Fortschritte überwachen, um diese Ziele zu erreichen, zentrale strategische Erfolgsfaktoren messen und verschiedene Strategieszenarien modellieren.

Business Content

Branchen- und funktionsspezifische Berichte und Analysen sind bereits voreingestellt.

Analytische Anwendungen

Analytische Anwendungen bieten die Möglichkeit, Logistikketten, Kundenbeziehungen, Online-Marktplätze und sämtliche relevante Unternehmensprozesse zu überwachen und zu optimieren.

Aufgaben des Technischen Controllings

Technisches Controlling erfüllt in mittelständischen Produktionsunternehmen eine Vielzahl von Aufgaben:

– Transparenz schaffen hinsichtlich Kosten, Prozessen und Strukturen

– Verbesserungspotenziale bei Produkten, Produktionsprozessen und technischen Anlagen aufzeigen

– Datenbasis schaffen für operative, taktische und strategische Entscheidungen

Wo der Mittelstand das Werkzeug einsetzt

Der Einsatz eines Technischen Controllings ist in zahlreichen Fachabteilungen sinnvoll.

So beispielsweise in

– Instandhaltung

– Kundenservice

– Konstruktion/Entwicklung

– Produktion