Des einen Freud, des anderen Leid

Das Geschäft mit mobilen Erfassungsgeräten für Politessen und Ordnungshüter entwickelte sich für die Schweers Informationstechnologie GmbH im Laufe der Jahre zu einer Goldgrube. Nach ersten Versuchen mit gängiger Technik gingen die Meerbuscher schnell dazu über, die Geräte selbst zu entwickeln. Aktuelle Produkte wie der X600 oder der Ticketman nutzen zwar handelsübliche Komponenten und laufen unter dem Betriebssystem Windows Mobile, doch Gehäuse, Tastatur, Layout und Design kommen aus dem Rheinland. Inzwischen verrichten weltweit mehr als 15 000 Geräte ihren Dienst.

Während bei den eigenen Produkten immer mehr Module auf engstem Raum zusammenarbeiten, war die Systemlandschaft in der Verwaltung lange Zeit etwas fragmentiert: Finanzbuchhaltung und Lohnabrechnung nutzten verschiedene Standardlösungen. Die operativen Bereiche hingegen arbeiteten lange Zeit mit selbstentwickelten Anwendungen.

„Bei der Auftragsbearbeitung und Produktion unterscheiden wir uns stark von anderen Betrieben. Wir haben daher lange Zeit keine passende Software gefunden“, erklärt Geschäftsführer Michael Schweers. So kommt sein Unternehmen etwa ohne Auslieferungslager aus. Die Geräte werden auf Bestellung nach individuellen Kundenanforderungen gefertigt. Dabei werden kurze Lieferzeiten garantiert. Auf der anderen Seite wartet der Elektronikbetrieb auf einzelne Bauteile mitunter ein halbes Jahr. „Wir laufen daher immer Gefahr, entweder nicht rechtzeitig liefern zu können oder zu viel Kapital in zu hohen Lagerbeständen zu binden“, hebt Prokurist Karl-Josef Ruland warnend den Zeigefinger.

Nicht zuletzt deshalb entschied sich das Unternehmen Ende 2005 für einen Systemwechsel. Mit der Rheinischen FH Köln wurde eine umfassende Prozessanalyse erstellt, deren Schwerpunkt auf den Schnittstellen zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen lag. Die Studie bildete die Basis für die anschließende Marktsondierung. „In zentralen Bereichen wie Produktion, Vertrieb und Service sollte die neue Software gut aufgestellt sein, sich flexibel anpassen lassen und auf internationalem Parkett eine gute Figur machen“, fasst Betriebsleiter Markus Küpper die Kernanforderungen zusammen.

Das Rennen machte im Mai 2006 die betriebswirtschaftliche Standardsoftware Microsoft Dynamics AX. „Uns gefiel vor allem die Layer-Technologie, die Anpassungen auf unterschiedlichen Ebenen erlaubt. Auf diese Weise konnten wir die Software nach unseren Vorstellungen ausbauen, ohne die Update-Fähigkeit zu gefährden“, begründet Markus Küpper die Entscheidung. Zudem habe es eine weit reichende Übereinstimmung zwischen den Geschäftsprozessen und dem ERP-Leistungsumfang gegeben.

Den Zuschlag für die Implementierung erhielt der Microsoft-Partner Avantgarde Business Solutions GmbH aus Neuss. „Bei einem so großen Projekt muss die Chemie einfach stimmen. Schließlich ging es nicht allein um die technische Umsetzung. Avantgarde hat uns vor allem in Situationen, in denen entweder die Software oder die Organisation anzupassen waren, mit objektivem Rat sehr geholfen“, lobt Michael Schweers. Der Startschuss für die Implementierung fiel im August 2006. Bis zum Jahreswechsel sollte Schweers mit Dynamics AX arbeiten. Als „Aufwärmprogramm“ stellte das Projektteam zunächst die Finanzbuchhaltung der dänischen Niederlassung um. „Das gab uns Sicherheit für die kommenden Herausforderungen“, erklärt Markus Küpper. Der Großteil der Anpassungen betraf dabei die Auftragsbearbeitung und Artikelverwaltung. „Eine Stückliste für das Modell X600 umfasst etwa 180 Einzelpositionen. Hinzukommen bis zu sieben Unterebenen, die je nach Ausstattung unterschiedlich ausfallen“, verweist Küpper auf die Komplexität der Handhelds.

Um Eingabefehler zu vermeiden, sollte die Datenerfassung so einfach wie möglich sein. Dabei setzte das Projektteam auf zwei Zusatzmodule von Avantgarde: Der „Artikelanlageassistent“ unterstützt die Anwender bei der Eingabe neuer Komponenten. So vermeidet etwa ein Dublettencheck Mehrfacheingaben. Zudem ändern sich je nach Produktgruppe die Abfragen der Eingabemaske. Das Modul „Variantengenerator“ vereinfacht die Auftragsbearbeitung. Anhand vordefinierter Auswahlfelder erleichtert das Tool die individuelle Konfiguration der Geräte.

Pünktlich zum Jahreswechsel nahm Dynamics AX im Hause Schweers den Dienst auf. Dass das Projekt innerhalb des geplanten Zeit- und Kostenrahmens umgesetzt werden konnte, führt Schweers vor allem auf zwei Faktoren zurück: die frühzeitige Einbindung der Belegschaft und die kritische Diskussion jeder einzelnen Anpassung. „Wir haben uns im Laufe der Jahre daran gewöhnt, nach eigenen Standards zu arbeiten. Trotzdem haben wir uns auf Dynamics AX eingelassen. Das hat sich für uns ausgezahlt“, blickt der Geschäftsführer auf das Projekt zurück.

Mit der neuen Unternehmenssoftware habe sich vor allem die Kommunikation der Mitarbeiter grundlegend geändert. „Bei integrierten Prozessen fallen Fehler schnell auf. Unsere Mitarbeiter stimmen sich heute besser ab. Dadurch ist das Verständnis für die betriebliche Leistungserstellung gestiegen“, betont Prokurist Ruland. Performance-Bremsen an den Schnittstellen zwischen den Abteilungen habe man mit Dynamics AX beseitigt. Der elektronische Workflow sei nicht nur effizient, sondern spare zudem eine Menge Papier. Auch das Controlling profitiert von den transparenten Prozessen. „Bereits im Vertrieb werden die kurz-, mittel- und langfristigen Umsatzprognosen mit Eintrittswahrscheinlichkeiten gewichtet. Dadurch können wir Materialbeschaffung und Produktionsplanung optimieren“, betont Michael Schweers die Vorteile integrierter Lösungen.

Björn Lorenz Freier Journalist in Berlin

Anpassungsfähigkeit war entscheidend

Elektronischer Workflow ist effizient und spart viel Papier

Unternehmen

Die Schweers Informationstechnologie GmbH entwicket und produziert mobile Erfassungsgeräte für die Parkraumbewirtschaftung und ist seit 2004 teil der niederländischen Waysis-Gruppe. In Meerbusch sowie in den beiden Niederlassungen in Dänemark und den USA beschäftigt Schweers 70 Mitarbeiter.

Problem

Schweers arbeitete im Finanzwesen und den operativen Bereichen mit einer Vielzahl von Einzellösungen. Die fehlende Integration erschwerte die Einkaufspolitik und eine Optimierung der Lagerbestände. Zentrale Unternehmensprozesse wurden mit viel Aufwand manuell gesteuert.

Lösung

Ausschlaggebend für Microsoft Dynamics AX waren der hohe Funktionsumfang, die flexible Programmstruktur und die internationale Ausrichtung. Die Zusatzmodule Artikelanlageassistent und Variantengenerator des Microsoft-Partners Avantgarde sorgen für Ordnung im Artikelstamm. Dynamics AX ist an etwa 40 Arbeitsplätzen im Einsatz. Weitere 30 Lizenzen kommen nach der internationalen Implementierung hinzu.

Nutzen

Schweers profitiert von einem straffen elektronischen Workflow ohne Schnittstellenprobleme. Das Management erhält transparente Geschäftsinformationen. Die Verkaufsprognosen sind deutlich realistischer. Zusätzliches Firmenwachstum konnte mit dem gleichen Personalstamm erwirtschaftet werden.

Das Management der Schweers-Gruppe ist sich sicher, mit der neuen Standardsoftware künftig das Unternehmenswachstum schultern zu können, ohne den fixen Personalkostenanteil zu erhöhen. Erste Folgeprojekte zeichnen sich bereits ab: So sind etwa ein Managementinformationssystem mit Frühwarnfunktion und der Einsatz von Bardoces geplant. Eingesetzt werden derzeit die Dynamics-AX-Programmmodule Finanzmanagement, Business Analytics, SCM und CRM.