Die Bilanz in die rechte Form gegossen

Angela Funck ist Journalistin in Stuttart

Anfang 2005 sah Wilhelm Philippi, Buchhaltungsleiter der Rampf-Gruppe in Grafenberg, eine Menge Arbeit auf sich zukommen. Damals teilte die Hausbank des Unternehmens mit, dass Rampf künftig eine konsolidierte Bilanz vorzulegen habe. Der Grund: Der Hersteller von Reaktionsgießharzen und Dosiertechnik hatte in den vergangenen Jahren erfolgreich in neue Technologien und Unternehmen investiert und sich dabei zu einem internationalen Konzern entwickelt.

Um die gute Positionierung im bankinternen Rating zu verbessern, sollte das bisherige Reporting – Quartals- und Jahresabschlüsse der einzelnen Tochterunternehmen – um den Konzernabschluss erweitert werden. Denn je verzweigter ein Unternehmen, desto weniger geben die Einzelabschlüsse ein adäquates Bild der finanziellen Lage des Gesamtkonzerns.

Eine weitere Herausforderung kam hinzu: Wegen der ausländischen Tochtergesellschaften verkomplizierte sich das Aufstellen der geforderten konsolidierten HGB-Bilanz auf Euro-Basis beträchtlich. Damit mussten auch Bilanz- und GuV-Positionen in ausländischer Währung umgerechnet und bewertet werden.

Bisher hatte Philippis Abteilung nur für interne Zwecke konsolidierte Berichte erstellt. Die neuen formalen und inhaltlichen Anforderungen aber machten einen Neuanfang nötig. „Die Situation hätte zu einem großen Verwaltungsaufwand geführt und die Abschlussarbeiten verzögert“, so der Buchhaltungsleiter, „deshalb suchten wir eine Lösung, die den Prozess beschleunigt.“

Fündig wurde Philippi beim Hersteller der Rechnungswesen-Software, die bereits in mehreren Unternehmen der Gruppe im Einsatz war. Das Softwarehaus Diamant hatte gerade eine Lösung speziell für die Konzernbuchhaltung auf den Markt gebracht. Das System ist mit der Geschäftslogik und Funktionalität einer Rechnungswesen-Software ausgestattet, die Transaktionen im Rahmen der Abschlussarbeiten werden als echte Buchungen durchgeführt.

Vorgänge, die sich bei jedem Konsolidierungslauf wiederholen – etwa Abschreibungen oder Eliminierungen – lassen sich über Buchungsregeln automatisieren. Wilhelm Philippi sah noch einen weiteren Vorteil dieses Konzepts: Alle Geschäftsvorfälle werden – wie in einer Rechnungswesen-Software auch – in Journalen erfasst und revisionssicher in Konzern- und Anlagespiegeln dokumentiert. „Man kann somit für jede Position nachvollziehen, wie sie zustande gekommen ist. Das war ein wichtiges Argument im Hinblick auf die Testierung durch den Wirtschaftsprüfer.“

Die Einführung der Software ging schnell vonstatten. An einem Tag besprach Philippi mit Beratern des Anbieters und mit dem Wirtschaftprüfer die fachlichen Anforderungen an die Software – etwa die erforderlichen Konsolidierungsstufen, die Abbildung von Lieferbeziehungen zwischen Schwesterunternehmen und die Arten der Währungsumrechnung. An einem weiteren Tag wurden diese umgesetzt.

Eine Herausforderung dabei war, dass neben Diamant-Systemen auch Buchhaltungen von anderen Herstellern am Konsolidierungsprozess beteiligt sind. Die amerikanische Tochter nutzt ein System namens Quickbooks, die Rampf-Tochter Dosiertechnik hat SAP im Einsatz. Während zwischen der integrierten Konzernbuchhaltung und den einzelnen Diamant-Installationen ein nahtloser Übergang möglich ist, besteht zu den Fremdsystemen zunächst einmal ein Medienbruch: Dort gelten andere Geschäftslogiken, Kodierungsregeln und Datenbank-Strukturen.

Diese Hürde meisterte man mithilfe einer speziellen Schnittstelle des Konzernbuchhaltungs-Systems. Zunächst konvertiert dabei ein Makro die Daten des Vorsystems in das Diamant-Format, anschließend fließen sie in den Konsolidierungsmandanten ein. Die importierten Salden können anschließend vollautomatisch verarbeitet werden.

Seinen ersten Konzernabschluss für das Basel-II-Rating der Bank erstellte Philippi im Januar 2006. „Man definiert die Unternehmen und die Periode, die man konsolidieren will, und drückt auf den Knopf“, beschreibt der Buchhaltungsleiter die erforderlichen Schritte. Die Software holt sich daraufhin automatisch den Buchungsstoff der einzelnen Vorsysteme. Die Diamant-Anwendungen müssen dafür nicht einbezogen werden – nur in den so genannten fremden Buchhaltungen ist jeweils ein Datenexport zu starten.

Die hinterlegten Buchungsregeln steuern anschließend die Transaktionen im Rahmen der Kapital-, Schulden- sowie Aufwands- und Ertragskonsolidierung. Beispiel Währungsumrechnung: Je nach Status einer Bilanz- oder GuV-Position gelten hierfür unterschiedliche Vorschriften.

So sind etwa Gewinne und Verluste aufgrund von Währungsschwankungen unterschiedlich zu berechnen: teils im Vergleich zum historischen Kurs zum Zeitpunkt des Erwerbs, teils im Vergleich zum Vorjahreskurs. Früher musste Philippi die Umrechnungskurse und Währungsdifferenzen umständlich manuell ermitteln und buchen, mit der neuen Lösung konnte der Prozess komplett automatisiert werden. Die Software bewertet beispielsweise Bilanzkonten nach Stichtagskursen, GuV-Konten nach Durchschnittskursen, ermittelt Kursgewinne sowie -verluste und bucht sie auf ein spezielles Konto.

Auch Umsätze zwischen Schwesterunternehmen eliminiert das System automatisch. Derzeit erfassen die Buchhalter konzerninterne Umsätze noch auf spezielle Konten, die im Konsolidierungslauf en bloc miteinander verrechnet werden. In Zukunft will Philippi auf Belegebene eliminieren. Die Software gibt dann jeder Rechnung an ein Schwesterunternehmen eine Kennzahl mit, sodass später eine Verrechnung von Einzelbelegen möglich ist. Dieses Verfahren schließt Fehler aus, nachträgliche Korrekturen entfallen.

Alles in allem dauerte die Konsolidierung von insgesamt 17 Mandanten rund zwei Wochen. Zum Vergleich: Die Mehrzahl der mittelständischen Konzerne wenden zwischen zwei und sechs Monate auf, um die Zahlenwerke ihrer Tochterunternehmen zusammenzuführen. Die Verarbeitung der Daten durch die Software lief bei dem schwäbischen Anbieter in nur wenigen Minuten durch. Die meiste Zeit nahm die inhaltliche Analyse und Abstimmung der Zahlen in Anspruch. Das ist immer dann notwendig, wenn ein Konsolidierungsschritt nicht ohne Rest aufgeht – etwa weil die Forderungen und Verbindlichkeiten zwischen zwei Schwesterunternehmen nicht exakt gegeneinander aufgerechnet werden können.

„Solche Differenzen sind unvermeidlich, und sie können die verschiedensten Ursachen haben – etwa Buchungsfehler durch einen Sachbearbeiter“, erläutert Philippi. Man müsse ihnen auf den Grund gehen. Hierfür bietet die Software eine Unterstützung, die ebenfalls zur Beschleunigung der Konsolidierung beiträgt: Die Differenzen lassen sich vom Journal über die verschiedenen Konsolidierungsebenen bis hin zu den Einzelmandanten zurückverfolgen. Denn alle Positionen des konsolidierten Zahlenwerks haben einen Herkunftsnachweis, sodass der Anwender am Bildschirm per Doppelklick auf eine Berichtsposition die zugrunde liegenden Salden, Konten und Belege zu sehen bekommt.

Die Grafenberger Gruppe will in den nächsten Jahren weiter expandieren und möglicherweise neue Unternehmen gründen. Insbesondere in Asien will man das Geschäft ausbauen, das jüngste Konzern-Mitglied ist seit Januar 2006 ein Tochterunternehmen in Japan. Das bedeutet, dass immer neue Unternehmen, Währungen und Rechnungswesen-Systeme in die Konsolidierung zu integrieren sind.

Gleichzeitig wird sich der Rhythmus der Berichterstattung beschleunigen: denn der Konzern wird künftig nicht nur Jahresabschlüsse, sondern auch konsolidierte Quartalsberichte für die Bank erstellen. Laut Wilhelm Philippi ist es daher eine Kernanforderung an die Konzernbuchhaltung, dass sie leicht an neue Bedingungen anzupassen ist.

Umsätze zwischen Schwestern schnell aus der Welt schaffen

Währungen werden automatisch umgerechnet