Dokumentenverwaltung bietet viel Einsparpotenzial

„Insbesondere für mittelständische Unternehmen beinhaltet das Enterprise Content Management (ECM) ein enormes Verbesserungspotenzial, um ihre Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen“, ist sich Bernhard Zöller sicher, stellvertretender Vorsitzender des Verbands Organisations- und Informationssysteme e.V. (VOI) (1J44) mit Sitz in Bonn. Dies bestätigt Andreas Schulz, Leiter des Produktmanagements bei ELO Digital Office GmbH (1E32), Stuttgart: „Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten schauen Kunden sehr kritisch auf zu tätigende Investments. Das Thema Dokumentenmanagement ist ein Thema mit viel Einsparungs- beziehungsweise Rationalisierungspotenzial. Gerade Krisenzeiten sollten dazu genutzt werden, Prozesse und Abläufe zu verschlanken und effizienter zu machen, um anschließend gestärkt aus der Krise hervorzugehen.“

Entsprechend zeigen sowohl der Verband als auch die einzelnen Anbieter auf der Messe, wie sich Geschäftsprozesse mit Hilfe von ECM-Lösungen optimieren lassen. Die Archivierung unstrukturierter Informationen wie E-Mails, File-Server- und Sharepoint-Dateien sowie deren komfortable Durchsuchung steht dabei für viele Unternehmen ganz oben auf der Agenda. Die E-Mail- und Content-Archivierungslösung Enterprise Vault von Symantec Deutschland GmbH (1E21), Aschheim – immerhin seit mehr als zehn Jahren auf dem Markt – wartet in der Version 8.0 neben optimierten Speicherungsfunktionen mit einer elektronischen Suche sowie der Sammlung und Klassifikation von Informationen, E-Discovery genannt, auf. Mit dem Discovery Accelerator können Anwender Suchergebnisse analysieren und filtern. Mit wenigen Klicks bekommen sie einen Überblick über relevante Inhalte. Dies spart Kosten und Risiken bei der Suche.

Eine vollkommen neue Suchmaschine stellt ELO mit seiner Enterprise Search Engine vor. Sie beruht auf linguistischen Textanalyseverfahren und der semantischen Vernetzung von Informationen. Sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Informationen lassen sich damit suchen. Schulz: „Dabei wird der Endanwender im gesamten Rechercheprozess intelligent und nachvollziehbar unterstützt.“

Die Suchmaschine hat das Stuttgarter Softwarehaus integriert in seine ECM-Systeme ELO-Professional und -Enterprise, die eng verzahnt sind mit der SAP Netweaver Portal-Plattform sowie dem Microsoft Office Sharepoint Server (Moss). „Microsoft wird mit Moss der Collaboration-Platzhirsch“, sagt VOI-Experte Zöller. „Außerdem geht der Trend hin zu Komplettlösungen, also ECM-Suiten inklusive Aktenverwaltung, Office-Dateien-Archivierung, E-Mail-Archivierung, Workflow-Engines inklusive Postkorb- und Verteilsystemen und Regelwerken.“

Die Tendenz dazu beobachtet auch Oliver Hoffmann, Geschäftsführer der Readsoft GmbH, Neu-Isenburg (1B36): „Der Kunde will ganze Prozessketten elektronisch abwickeln können. Im Purchase-to-Pay-Prozess bedeutet dies, von der Beschaffung bis zur Bezahlung einer Rechnung durchgängig mit dem gleichen System zu arbeiten und alle notwendigen Dokumente und Informationen elektronisch in Umlauf zu bringen“ Die Readsoft-Lösung Classify&Index leistet dies.“ Sie analysiert eingehende Dokumente nach der Übernahme, klassifiziert sie nach Typen und fasst sie in logische Gruppen zusammen, so dass zusammengehörige Unterlagen in einem Vorgang bearbeitet werden können. Mittels extrahierter Indizes werden zentrale Informationen aus den jeweiligen Dokumenten gewonnen, etwa Kunden- und Kontonummern. Diese Informationen werden zusammen mit den klassifizierten Dokumenten an weitere Geschäftsanwendungen wie ERP-Umgebungen, Workflow-Anwendungen oder auch elektronische Archive im jeweiligen Format übergeben. Auch die Anbindung zu Sharepoint und dem SAP-Records-Management ist gegeben, so dass Sachbearbeiter im Unternehmen alle notwendigen Informationen für eine schnelle Bearbeitung des Vorgangs elektronisch verfügbar haben.

Die tiefe Integration von ECM mit der SAP-Welt forciert auch die Inpuncto GmbH (1A51), Esslingen. Informationen des Papierbelegs stehen frühzeitig zur Verfügung und werden via SAP-Workflow an die entsprechenden Verantwortlichen im Prozess weitergeleitet. Das Softwarehaus zeigt auf der Messe ein breites Spektrum an SAP-Add-ons. Dazu gehören der Biz2Scanner für alle Scanning-Szenarien in SAP: Papierbelege lassen sich mittels Massenscans und integrierter Datenanalyse automatisch erfassen und effizient bearbeiten. Der Biz2Validator handelt darüber hinaus komfortabel Rechnungen im SAP-Workflow. Und das Tool Biz2Officelink sorgt schließlich für die bidirektionale Synchronisation von Office-Inhalten zu SAP.

VOI-Experte Zöller hält die Fokussierung der ECM-Anbieter auf die SAP-Welt aber langfristig nicht für anwenderfreundlich: „Die SAP-Integration ist zu wenig. Die meisten kleinen und mittleren Anwender haben andere ERP- und sonstige Lösungen, in die sich ein Dokumentenmanagement-System integrieren sollte.“ Die Dvelop AG, Gescher, Mitaussteller der Raber+Märcker GmbH (1E21), Stuttgart, zeigt immerhin, wie Anwender von Microsoft Dynamics NAV ihre kaufmännischen Informationen in ein unternehmensweites Document Warehouse integrieren können. Dazu hat das Unternehmen eine Schnittstelle realisiert, die die ERP-Software mit dem ECM-System d.3 von Dvelop nahtlos verbindet. Dokumente und Belege werden direkt darin erfasst, klassifiziert und rechtssicher archiviert. Die mit Microsoft Dynamics erstellten Dokumente werden ebenfalls in dem ECM-System abgelegt und stehen dem berechtigten Anwender anschließend unternehmensweit zur Verfügung. Service-orientierte Prozesse mit d.3 ermöglichen so den direkten Zugriff auf Dokumente sowie deren automatisierte Erfassung und Klassifizierung.

Sabine Koll Journalistin in Böblingen