Ein ERP-System hält Schritt

Bis es zum Roll-Out des neuen ERP-Systems Infor ERP XPPS kam, hatte Helmut Spanner im Internet recherchiert, Informationen auf Messen gesammelt und verschiedene Anbieter unter die Lupe genommen. „Ich hatte einen guten Einblick in den Markt, trotzdem sollten die Mitarbeiter in den Entscheidungsprozess mit eingebunden werden. Schließlich arbeiten sie jeden Tag mit der Software“, so der Geschäftsführer des Automobilzulieferers Otto Spanner GmbH in Bayerbach.

Das wichtigste Kriterium für die neue Geschäftssoftware war die EDI-Fähigkeit, damit Kunden wie BMW, Porsche, Webasto oder AEG ihre Aufträge sofort in elektronischer Form erteilen konnten. Früher lief das anders: Hatte der Kunde zum Beispiel einen Auspuffhalter bei Spanner bestellt, ging der Auftrag auf Papier ein. Solche Vorgänge sollten in Zukunft digital und damit einfacher ablaufen. Bedingung war, dass das neue Software-Paket die Automobil-Hersteller in vollem Umfang in die Geschäftsprozesse einbezieht. Denn nur auf diesem Weg wird die Produktion für alle Beteiligten transparenter. „Für uns ist die durchgängige, elektronische Kommunikation mit Lieferanten und Kunden in den Bereichen Einkauf, Logistik und Qualitätsmanagement zentral“, betont Spanner.

Bei Spanner sind rund 140 Anlagen im Einsatz und fertigen Produkte nach kundenspezifischen Qualitätsmerkmalen. Die Palette reicht vom einfachen Ziehteil bis hin zu aufwendigen, mehrstufigen Großpressstücken. Im neuen ERP-System laufen alle Daten zusammen: Auftragseingänge und -bestände, Lagerorganisation, gebrauchter Maschinenpark sowie Produktions- und Lieferprozesse. „Die Analyse von Historie und Planung sollte so einfach wie möglich sein“, so Helmut Spanner.

Nach einigen Monaten hatten sich die Spanner-Mitarbeiter und die Geschäftsführung für das Softwarepaket der Infor GmbH entschieden. Andere Lösungen konnten bei der EDI-Funktionalität nicht mithalten. Zudem wäre die Implementierung zu aufwendig gewesen. Das werksübergreifende Thema EDI ließ sich mit Infor ERP XPPS einfacher und sicherer über einen zentralen Server abwickeln. Darüber hinaus ermöglicht die ERP-Software die branchenübergreifende Erfassung unterschiedlicher Produkte. Und das Lagerverwaltungsmodul sorgt für eine effektive Organisation des Materialflusses und der Bestandsführung. Unterm Strich reduziert das Infor-Paket den Verwaltungs- und Pflegeaufwand. „Geschäftsprozesse wurden zeitlich verkürzt, die Datenqualität erhöht und die Mitarbeiter entlastet“, fasst Spanner zusammen.

Mit speziellen ERP-Analyse-Workshops konnte Infor zusätzlich punkten. Einer der Workshops hat die so genannte Wertstromanalyse zum Thema. „Mit dieser Methode können die Unternehmen ihre Prozesse flexibler gestalten und Durchlaufzeiten verkürzen. Die Produktion wird optimal visualisiert“, erklärt Franz Hackl, Teammanager Professional Services bei Infor.

Die Wertstromanalyse beruht auf dem so genannten PDCA-Zyklus. Im ersten Schritt „Plan“ werden Fehler analysiert und Schwerpunkte festgelegt. In einem weiteren Schritt „Do“ ermitteln die Teilnehmer die Fehlerursachen, bestimmen Maßnahmen, und setzen sie um. Es folgt der Punkt „Check“, bei dem die Umsetzung geprüft, Ergebnisse gemessen und die Wirkung beobachtet wird. Im abschließenden Schritt „Act“ geht es um die Standardisierung der Ergebnisse, die Prüfung der Übertragbarkeit und das Herausfiltern möglicher weiterer Schwachstellen.

Durch die Wertstromanalyse wurde das Erweiterungspotenzial des ERP-Systems im Hause Spanner deutlich gestrafft. Und das war auch nötig, denn 2005 dehnte der traditionelle Automobilzulieferer die Produktion in Richtung regenerative Energien aus. „Wir strecken unsere Fühler permanent aus, um zu sehen, wie unser Unternehmen zukünftig aussehen wird“, meint Firmenchef Spanner. Die Produktion gestanzter und gepresster Teile für die Automobilindustrie sei auf lange Sicht ein Auslaufmodell: „Der Kunde will komplett fertige und zudem günstige Teile.“ Zwar soll der Bereich Automotive nach wie vor einen großen Stellenwert haben, doch in einem Strategiepapier wurde zusätzlich festgelegt, dass zwei weitere Produktstandbeine entstehen sollen, die schrittweise jeweils 30 % des Gesamtumsatzes abdecken sollen. Auf der Suche nach einer zukunftsträchtigen Geschäftsidee wurden die erneuerbaren Energien als Trend herausgefiltert.

Seit zwei Jahren kooperiert Spanner mit der österreichischen Firma Biotech, die sich mit der Entwicklung von Heizungsanlagen beschäftigt. Spanner hat dabei die Bereiche Beschaffung, Montage und Versand übernommen. Mitte 2005 fuhr die erste fertig geschweißte und verpackte Pelletsheizung vom Hof der Spannerwerke. Innerhalb weniger Monate hatten die bayerischen Automobilzulieferer einen großen Erfahrungsschatz beim Bau umweltfreundlicher Heizöfen gesammelt.

Die erfreuliche Entwicklung hatte nur einen Haken: An ein regulierendes ERP-System hatte im Trubel um die neue Geschäftsidee niemand richtig gedacht. So ließ der erste Lieferengpass nicht lange auf sich warten. „Unsere Mischung aus Papier, Excel und vorhandener ERP reichte für den neuen Firmenbereich nicht aus. Doch der enge Kontakt zu Infor zahlte sich aus. „Unsere Software ließ sich problemlos für ein weiteres Produkt ausweiten“, erklärt Helmut Spanner. „Die Implementierung des zweiten Mandanten hat lediglich acht Wochen gedauert“, ergänzt der Infor-Teammanager Franz Hackl.

Hilfreich war auch hier die Wertstromanalyse. Eine Herausforderung bestand darin, die hundert verschiedenen, neuen Fertigungsstufen abzubilden. Während bei den traditionellen Stanz- und Pressteilen nur wenige Arbeitsschritte nötig waren, bestehen die Öfen aus vielen Baugruppen. Diese werden im zweiten Infor-Mandanten abgebildet. „Für uns ist die ERP-Software von Infor das passende System. Es läuft stabil, die Bedienung ist einfach und unsere Betriebsbereiche werden übersichtlich abgebildet“, meint Spanner. In den kommenden Monaten soll auch das Werk in der Slowakei an das unternehmenseigene ERP-System angeschlossen werden.

Susanne Höke Fachjournalistin in München