Der Einkauf von C-Artikeln wird bei der Nürnberger Messe seit fast zwei Jahren über den Internet-Beschaffungsmarktplatz Simple System abgewickelt. Zeitgewinn und Geldersparnis stehen dabei im Fokus.
Alexander Pschera ist Journalist in München
Was macht den Einkauf von C-Teilen so mühsam? Ganz einfach: die Tatsache, dass es nur wenige Adressen gibt, bei denen vom Bleistiftspitzer über das Kabel bis zum Hammer alles aus einer Hand zu bekommen ist. Dabei kann kein Unternehmen auf Güter wie Büroartikel oder Werkzeuge verzichten, die meist wenig kosten und nicht direkt zur Wertschöpfung beitragen.
Für Unternehmen bedeutet dies, mit zahlreichen Lieferanten den klassischen Beschaffungsweg – wie Bestellanforderung, Genehmigung und Preisvergleich – mehrfach zu gehen. Auf diese Weise entstehen zeitaufwendige und damit kostspielige Prozesse, die das Unternehmen nicht bei seiner Wertschöpfung unterstützen und damit, betriebswirtschaftlich gesehen, noch teurer werden.
Dieses Manko erkannten im Sommer 2001 vier C-Teile-Lieferanten und beschlossen, ihren Kunden mit dem Online-Marktplatz Simple System eine Plattform zu bieten, die dem Einkäufer einen unkomplizierten Zugriff auf die Welt der C-Artikel bietet. Die Gründer von Simple System – ETG Fröschl (Elektrotechnik), die Hoffmann Group (Werkzeuge), Kaiser+Kraft (Betriebs- und Büroausstattung) sowie Keller+Kalmbach (Verbindungs- und Befestigungstechnik) – schufen mit Simple System einen Internet-Marktplatz, der ihrer Meinung nach drei wesentliche Vorteile miteinander verbindet: Erstens sind auf ihm mittlerweile rund 40 Lieferanten registriert, die gemeinsam über 80 % des C-Teile-Spektrums abdecken. Zweitens ist die Nutzung des Systems komplett gebührenfrei. Die Kooperations-Partner bieten den Marktplatz als zusätzlichen Kundenservice an. Und drittens lässt sich Simple System relativ leicht in das Warenwirtschaftssystem des Kunden integrieren und sichert die Lieferung von 98 % der gelisteten Artikel innerhalb von 24 Stunden zu.
Auch die Nürnberg Messe GmbH – rund 200 Mitarbeiter, über 100 Mio. Euro Umsatz – stand vor dem Problem komplizierter, umständlicher Einkaufsprozesse. Sechs technische Koordinatoren und drei Zentraleinkäufer bestellen bei der Messe Nürnberg Artikel aus den Bereichen Arbeitsschutz, Montagetechnik, Betriebseinrichtung und Lagertechnik, Elektro, Werkzeugbedarf sowie chemisch-technische Produkte. Bestellungen erfolgten früher stets auf dem klassischen Beschaffungsweg, das heißt, durch alle Genehmigungsinstanzen hindurch. Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Bestellung dauerte rund zehn Tage.
Die Verantwortlichen erkannten, dass hier ein enormes Vereinfachungs- und damit Kostensenkungspotenzial vorhanden war. Heiko Menn, Zentraleinkauf, Projektleiter Simple System bei der Messe Nürnberg, beschreibt die Situation so: „Wir waren auf der Suche nach einer Lösung, die es uns ermöglicht, alle inner- und außerbetrieblichen Prozesse optimal zu gestalten und damit die Kosten in der logistischen Kette zu reduzieren.“ Außerdem ging es der Messegesellschaft bei der Suche nach einer Internet-Einkaufslösung darum, die Anzahl der Lieferanten zu reduzieren und lediglich eine Schnittstelle für den Dokumentenaustausch zu realisieren. Schließlich hatten die Einkaufs-Manager der Messe natürlich auch die Verkürzung der Bestelldauer und somit eine generelle Senkung der Prozesskosten im Visier. „Unser mittelfristiges Ziel war“, so beschreibt Heiko Menn die Ausgangssituation, „ein Volumen im mehrfach sechstelligen Euro-Bereich über die Plattform abzuwickeln.“
Alle Grundanforderungen an das neue Beschaffungssystem wurden von den Systemlieferanten der Simple System GmbH & Co. KG, München, erfüllt. Nach der Evaluierungsphase entschloss man sich zur Zusammenarbeit. Da die Bestellplattform sehr flexibel aufgebaut ist und die Produktdaten der Lieferanten bereits integriert sind, konnte das System bei der Messe Nürnberg innerhalb kurzer Zeit eingeführt werden. Die anspruchsvollste Aufgabe war das Umstellen der internen Prozesse auf das neue Bestellverfahren.
Hierbei zeigte sich, dass die technische Einführung gegenüber dem Prozessmanagement meist das geringere Problem darstellt: „Anfänglich beäugten die Mitarbeiter das neue System mit Skepsis“, erinnert sich Heiko Menn: „Doch bereits in der Testphase fand das elektronische Bestellsystem bei den Anwendern bei uns im Haus eine gute Akzeptanz, nicht zuletzt, da die Plattform ihrem Namen alle Ehre macht und wirklich sehr einfach ist.“ Eine mittlerweile durchgeführte Fragebogen-Analyse ergab, dass das System durchweg als klar strukturiert und selbsterklärend wahrgenommen wird. Auch die Zusammenarbeit mit den gelisteten Lieferanten, die für die Messegellschaft zum Teil neu waren, wird positiv bewertet. Zu den Erfolgsfaktoren der Simple System-Einführung bei der Nürnberger Messegesellschaft ist sicherlich auch zu rechnen, dass die Bedarfsträger aus der technischen Abteilung von Anfang an an Bord waren und den Prozess aktiv mit gestalteten.
Die Nürnberger Messe kauft mittlerweile über den Online-Marktplatz bei Fröschl, Keller+Kalmbach, der Hoffmann Group und bei Kaiser + Kraft sowie weiteren Lieferanten ein und realisiert hierüber ein tatsächliches Einkaufsvolumen von mehreren hunderttausend Euro. Die ursprüngliche durchschnittliche Durchlaufzeit einer Bestellung von rund zehn Tagen konnte auf ein Minimum verkürzt werden: Heute genügen wenige Klicks mit der Maus. Die Prozesskosten sanken drastisch – zudem erfolgten die Rechnungsstellung und der Zahlungslauf elektronisch.
Mit der Einführung von Simple System konnte die Nürnberger Messegesellschaft vor allem ein übergeordnetes Ziel erreichen – die Vereinfachung des Beschaffungs-Workflows: „Einloggen und bestellen – so einfach ist das heute“, freut sich Heiko Menn. Bei dem Erreichten will man jedoch nicht verharren. Die Anbindung von Simple System an das hauseigene ERP-System wird derzeit durchgeführt. Als nächstes Projekt steht die Integration weiterer Lieferanten an.
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