Elektronischer Einkauf ist kein Selbstläufer

In der elektronischen Beschaffung ergibt sich nach wie vor ein differenziertes Stimmungsbild. Zwar erzielen die Unternehmen nachweisbare Erfolge im Einsatz mit Tools für das E-Procurement – die Prozesskosten sinken durchschnittlich um 10 bis 35 %, die Einstandspreise im Schnitt um 5 bis 10 %. Dennoch herrscht noch großer Nachholbedarf in den Bereichen E-Sourcing und und E-Collaboration. Das hat das Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung 2007 ergeben, das der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e. V. (BME) im Rahmen der Fachmesse E-Procure & Supply in Nürnberg vorgestellt hat. Die Analyse erfolgte durch den Lehrstuhl Industriebetriebslehre der Universität Würzburg. 95 Unternehmen haben sich beteiligt, darunter 49 Großunternehmen mit über 2000 Mitarbeitern und 46 kleine und mittlere Unternehmen.

„Während die meisten Unternehmen Elektronische Kataloge und Lieferantenbewertungssysteme kontinuierlich ausbauen, bilden sich in den Bereichen E-Sourcing und E-Collaboration Unterschiede zwischen den Firmen heraus“, erläutert BME-Hauptgeschaftsführer Dr. Holger Hildebrandt.

Im Vergleich zum Vorjahr beabsichtigt demnach eine größere Anzahl von Unternehmen, E-Sourcing (Ausschreibungen/Auktionen) und E-Collaboration (Datenaustausch, Entwicklung und andere Projekte mit Lieferanten) in naher Zukunft nicht einzuführen oder weiterhin nur sporadisch zu nutzen. Andererseits vergrößert sich die Anzahl der Betriebe, die entsprechende Projekte erfolgreich implementiert haben. Unternehmen senken die Prozesskosten um durchschnittlich 10 % bei A- und B-Gütern und 35 % bei C-Artikeln. Wie es weiter heißt, belaufen sich die Einsparungen bei den Einstandpreisen auf 5 % bei A- und B-Gütern und 10 % bei C-Artikeln.

Die stärkere Zurückhaltung im Bereich E-Sourcing und E-Collaboration gründet sich nach Ansicht der Autoren der Studie partiell darauf, dass sich die Unternehmen zunehmend auf die Beschaffung in den so genannten Emerging Markets, also den aufstrebenden Märkten in Schwellenländern, fokussieren. Die neuen Märkte sind noch nicht ausreichend entwickelt, um elektronische Geschäftsbeziehungen erfolgreich unterstützen zu können.

Ein weiterer Grund für das Kreuz mit dem E: Durch den aktuellen konjunkturellen Aufschwung verschieben sich die Zielsetzungen der Beschaffung. Aufgrund von Kapazitätsengpässen in verschiedenen Segmenten hat der Einkauf Mühe, Konkurrenzsituationen für Auktionen in ausreichendem Maße aufzubauen.

Die Servicequalität der Systeme – vor allem im Bereich E-Sourcing – bewerten die Teilnehmer der Umfrage signifikant schlechter als im Vorjahr. Hier zeigt sich, dass in einigen Unternehmen bis dato nur Pilotprojekte liefen oder die elektronischen Helferlein nur sporadisch genutzt wurden. Viele der möglichen Probleme treten in der Regel aber erst im Dauerbetrieb oder bei der Integration der Ausnahmefälle auf. Das weist laut BME darauf hin, dass im Vergleich zum Vorjahr deutlich mehr Unternehmen den technischen Betrieb eines Systems nicht als ihre Kernkompetenz erkannt haben und folgerichtig zunehmend auf von Dienstleistern gehostete Lösungen setzen.

Die Motivation für den Einsatz von E-Sourcing und E-Collaboration liegt nach wie vor primär im eigenen Willen des Einkaufs begründet, um die eigene Leistungsfähigkeit zu erhöhen und die Servicequalität zu verbessern. Der externe Anschub, etwa durch die Unternehmensleitung, andere Abteilungen, durch Lieferanten oder gar den Wettbewerb, spielt lediglich eine untergeordnete Rolle.

Bei einzelnen Tools liegen die abgewickelten Beschaffungsvolumina noch deutlich unter der Hälfte der möglichen Umfänge. Gemessen am gesamten Beschaffungsvolumen liegt der wertmäßige Anteil in der Regel unter 30 %, der überwiegende Anteil sogar unter 10 %. Die Daten des Stimmungsbarometers belegen gleichwohl, dass eine Reihe von Unternehmen ihre Volumina von Jahr zu Jahr erfolgreich sukzessive erhöht. Kleine und mittlere Unternehmen scheinen – sobald sie sich für die Implementierung eines Tools entschieden haben – den Ausbau konsequenter voranzutreiben als Großunternehmen.

Die elektronische Beschaffung stellt aber keinen Selbstläufer dar, wie BME-Experte Hildebrandt betont: „Um die Beschaffungsprozesse zu optimieren, reicht es nicht, die richtigen Tools auszuwählen.“ Wichtig und notwendig sei, die internen Prozesse zu reorganisieren, Lieferantenbeziehungen zu überprüfen und neu zu ordnen sowie das eigene Beschaffungsportfolio zu analysieren und zu restrukturieren. jk