Ersatzteile aus dem Web verbessern den Service

Stefan Bayer ist Fachjournalist in Regensburg

Die technische Dokumentation spielt im Ersatzteilgeschäft des Baumaschinenherstellers Wacker Construction Equipment AG eine zentrale Rolle. Mit der Lieferung einer Baumaschine erhielt der Kunde bislang eine Betriebsanleitung inklusive Ersatzteilliste in gedruckter Form. Ersatzteile konnte er auf zwei Arten suchen und identifizieren: Entweder anhand der Artikelnummer, die in der Bedienungsanleitung benannt ist, oder über Microfiche an einer Servicestation von Wacker. Die Bestellung des jeweiligen Ersatzteils erfolgte anschließend per Fax oder Telefon. Oder der Kunde übermittelte sein Anliegen von der Servicestation an das jeweilige Logistikcenter.

„Mit einer Ersatzteillösung im Internet wollten wir primär Kosten im Bereich der nicht wertschöpfenden Aktivitäten einsparen“, berichtet Johannes Schulze-Vohren, Vice President Business Systems bei Wacker USA und Gesamtprojektleiter. „Ersatzteilbestellungen, die wir per Fax oder Telefon erhalten, sind mit zusätzlichem Personalaufwand verbunden und erhöhen die Fehlerquote. Das schöpft keinen Mehrwert, sondern vernichtet Wert“, so Schulze-Vohren. Zudem waren die Daten für die technische Dokumentation nicht zentral im ERP-System integriert, sondern kamen aus verschiedenen Systemen.

Die Ansprüche des Münchner Maschinenbauers waren hoch. So suchte das Unternehmen einen Partner, der die Daten der amerikanischen und deutschen Produktreihen für einen elektronischen Ersatzteilkatalog im Internet aufbereiten konnte. Das gesamte Ersatzteilgeschäft sollte auf E-Business umgestellt und alle Daten in das ERP-System von Wacker integriert werden.

Für den Wacker-Kunden sollte die Suche, Identifikation und Bestellung des benötigten Ersatzteils intuitiv, einfach und schnell ablaufen. Produktstruktur, Zeichnungen, Stücklisten und Zusatzinformationen wie beispielsweise Handbücher sollten online bereitgestellt werden können – und dies abhängig von den Benutzerrechten, die mit mehreren tausend Benutzerklassen und -gruppen sehr komplex sind. Außerdem stellten die Münchner die Anforderung, dass sich aus dem Ersatzteilkatalog druckbare Ersatzteilhandbücher und CD-Rom erzeugen lassen. Die gesamte Lösung sollte vollständig in den Webauftritt und die E-Commerce-Anwendung von Wacker integriert werden.

Bei der Auswahl des geeigneten Partners konnte sich die Belenus GmbH durchsetzen. „Belenus konnte uns mit ihrer integrierten Lösung überzeugen“, berichtet Leo Göschka, Projektleiter für das Ersatzteilgeschäft bei Wacker Deutschland. „Die Software entsprach unseren Vorstellungen.“ Zudem bewährte sich der Münchner Software-Hersteller bei der Altdatenaufbereitung und Implementierung. Während die Lösungen anderer Anbieter ausschließlich auf Windows NT basierten, bot Belenus als einziger ein offenes Lösungskonzept an.

Als Basis für die Gesamtlösung dient die Belenus-Parts-Familie, die sich aus mehreren Modulen zusammensetzt. Mit Belenus Interparts werden über das Internet alle Serviceinformationen verteilt. Die frei konfigurierbare Bedienoberfläche ermöglicht es, die Lösung an die Kundenwünsche anzupassen und in den Internetauftritt des Baumaschinenherstellers zu integrieren. Dank der frei konfigurierbaren Benutzerverwaltung ließen sich die komplexen Anforderungen von Wacker erfüllen. Abhängig von den Benutzerrechten werden dem Anwender die für ihn relevanten, länderspezifischen Ersatzteilkataloge und Preise angezeigt. Mit dieser Technik ist das gesuchte Ersatzteil schnell gefunden.

Mit dem Software-Modul Winparts erzeugt Wacker die Ersatzteilkataloge auf CD-Rom. Die Datenerfassung und -pflege erfolgt mit Hilfe des Autorentools. Mit dem Programm lassen sich Informationsklassen und Strukturinformationen importieren, strukturieren, administrieren, pflegen und exportieren. Für die komfortable Erstellung von gedruckten Ersatzteilkatalogen setzt Wacker den Programmteil Printparts ein.

Unter dem Strich ist Schulze-Vohren mit dem Ergebnis zufrieden: „Unseren Kunden wird mit der neuen Lösung nicht nur eine schnelle Suche ermöglicht. Sie erhalten zudem aktuelle Daten aus dem Echtzeitbetrieb“, erläutert der Manager.