Gesamten logistischen Zyklus sicher im Griff

Kirsten Schmidt ist freie Journalistin in Köln

Wir verfügen zum Großteil über jahrelang gewachsene Kundenstrukturen“, betont Ingo Beyer, Geschäftsführer für Controlling und Finanzen bei der Alanod Aluminium-Veredlung GmbH & Co. Doch während noch vor wenigen Jahren überwiegend Aufträge mit Volumina zwischen 2 und 20 t Aluminium die umsatzbestimmenden Faktoren waren, muss sich das Ennepetaler Unternehmen heute mit einer wachsenden Masse kleinerer Aufträge befassen. Auf verändertes Kundenverhalten und weltweiten Konkurrenzdruck hat der Metallverarbeiter immer flexibler zu reagieren. Für Ingo Beyer ist daher „die Beschleunigung der Geschäftsprozesse durch ein Optimieren des Informationsflusses zwischen Vertrieb, Auftragsabwicklung, Produktion und Finanzwesen unumgänglich“.

Aus diesem Grunde hatte der Mittelständler bereits 1996 damit begonnen, das Standardsoftwarepaket Triton von Baan International einzuführen. „Triton verfügt über einen ausgeprägten Schwerpunkt im Produktionsbereich und schien deshalb für unsere Bedürfnisse optimal geeignet“, erläutert EDV-Leiter Michael Melzer. In Zusammenarbeit mit dem Geschäftsbereich Application Projects der Bull GmbH, Köln, führte Alanod die Triton-Module schrittweise ein. Triton – so die positiven Erfahrungen bei Alanod – minimierte denn auch die Fehlerrisiken und beschleunigte die innerbetriebliche Abläufe spürbar.

Bedarfsmeldungen für den Einkauf beispielsweise wurden früher manuell aufgenommen und auf Formularsätzen im Unternehmen transportiert. Übertragungs- und Lesefehler waren häufig die Folge. Heute erfasst die Bestellannahme die Anforderungen des Kunden direkt am PC. Die Masken gewährleisten, dass die Angaben vollständig sind und so Fehler vermieden werden. Die Laufzeit eines Bestellvorgangs verkürzte sich von zwei Tagen auf zwei Stunden und jeder einzelne am Prozess beteiligte Sachbearbeiter gewann so wertvolle Zeit. Außerdem gehören Fehlproduktionen durch falsche Angaben weitgehend der Vergangenheit an. „Durch Triton konnten wir erstmals gewährleisten, dass jeder Mitarbeiter über den gleichen Informationsstand verfügt“, erklärt Geschäftsführer Beyer.

Doch trotz aller Begeisterung – so ganz 100%ig erfüllte die mittlerweile etwas in die Jahre gekommene Standardsoftware die Anforderungen der Aluminiumverarbeiter dann doch nicht. Beispielsweise verändert sich das Rohmaterial, das im Wareneingang in großen Chargen angeliefert und unter einer entsprechenden Eingangsnummer im System verbucht wird, während des Produktionsprozesses fortwährend. „Dementsprechend“, so DV-Chef Melzer, „war ein Rückverfolgen des Endproduktes bis zum Wareneingang immer mit enormen Schwierigkeiten verbunden.“

Doch mit der Verfügbarkeit der Lösung Baan Dimensions, die speziell für Metallverarbeiter entwickelt wurde, änderte sich die Situation. Die Software stammt vom niederländischen Unternehmen Proloq, das im vergangenen Sommer von Baan aufgekauft wurde und nun eine 100%ige Tochter des Standardsoftwareherstellers ist, der sich seit kurzem im Besitz des britischen Automatisierungskonzerns Invensys befindet. Voraussetzung für den Einsatz der Proloq-Software ist allerdings der Umstieg auf das ERP-Paket Baan IV, das nun auch bei Alanod die Triton-Software ersetzen wird.

„Das Besondere an dieser Lösung ist, dass sie beispielsweise die unterschiedlichen Dimensionen der Metallprodukte bei der Verarbeitung mit berücksichtigt“, erläutert Michael Melzer. So können mit Baan Dimensions etwa unter einer Artikelnummer bis zu fünf unterschiedliche Spezifikationen – wie Höhe, Breite oder Tiefe – eines Produktes hinterlegt und auch selektiv abgefragt werden. Das Branchenmodul umfasst den logistischen Zyklus von der Abnahme der Rohmaterialien über die Lagerhaltung und die Administration der Aluminiumcoils bis hin zur Distribution der Fertigprodukte.

Da unterschiedliche Abmessungen, Arten, Gewichte und Formen sowohl in der Produktion als auch in der Lagerung berücksichtigt werden müssen, reichen die gängigen Standard-ERP-Lösungen nicht aus, um die logistischen Prozesse in der Primärmetallindustrie zu planen und zu steuern. „Einzige Alternative zu Baan Dimensions wäre für uns eine selbstentwickelte Software gewesen“, berichtet der Alanod-EDV-Leiter. Dies sei jedoch von vornherein nicht in Frage gekommen, denn der Zeit- und Kostenfaktor für eine Eigenentwicklung wäre nicht zu vertreten gewesen.

„Uns hat insbesondere die Flexibilität von Baan Dimensions überzeugt“, erklärt Geschäftsführer Ingo Beyer. Die Branchenlösung bietet dem Anwender die Freiheit, Produktmerkmale selbst zu generieren oder Margen und Toleranzbereiche beim Schleifen, Schneiden und Transformieren vorzugeben. In Zusammenarbeit mit Baan IV können so der optimale Zuschnitt der Bänder errechnet, Material eingespart und der anfallende Überschuss – soweit möglich – wieder dem Lager zugeführt werden. Dies ermöglicht ein optimales Verwerten der Lagerware, wodurch Kosten reduziert und, durch die folglich besser einhaltbaren Lieferfristen, auch die Kundenzufriedenheit gesteigert werden können.

Während im „normalen“ Baan-Lagerwirtschaftssystem lediglich die Dimensionen Länge und Breite enthalten sind, „ist die Metalllösung dreidimensional ausgelegt“, nennt Melzer den Vorteil für die Lagerverwaltung. So können nicht nur Form, Spezifikation und Menge der Vorräte ausgewiesen, sondern auch der genaue Lagerplatz aufgezeigt werden. Und da sich die Eigenschaften genau fixieren lassen, ist schon bei Auftragseingabe ersichtlich, ob das Produkt lieferbar ist oder auf welchem Lagerplatz eventuell Alternativartikel vorhanden sind. „Heute ist dies ein wichtiger Wettbewerbsvorteil“, weiß Geschäftsführer Beyer: Denn die Fähigkeit, schnell und flexibel reagieren zu können, entscheide bei immer kürzeren Lieferfristen und detaillierteren Kundenanforderungen heute mehr und mehr über den Zuschlag bei einem Auftrag.

Wie bereits bei der Triton-Einführung vor vier Jahren setzt Alanod auch bei diesem Projekt wieder auf die Zusammenarbeit mit Bull Application Projects. Und genau wie damals sollen auch bei der Implementation von Baan Dimensions die Anwender in den Integrationsprozess stark eingebunden werden. Hierbei werden die Ennepetaler von den Bull-Beratern unterstützt. „Wir sprechen dabei direkt mit den Anwendern in den einzelnen Fachabteilungen und der Produktion und nehmen jede einzelne Anforderung auf“, erklärt Michael Melzer. „Diese Wünsche fließen dann so weit möglich in das neue System mit ein, so dass am Ende die optimale Lösung steht.“ Ziel sei es dennoch, den Customizing-Aufwand zu minimieren und den vorgegebenen Standard so weit wie möglich zu übernehmen. Anpassungen des Systems, so der EDV-Leiter, seien zwar nötig, „im Zweifelsfall müssen wir aber auch einzelne Arbeitsabläufe überdenken und diese eventuell verändern“.

Sobald die Anwendungen für den entsprechenden Bereich entwickelt und implementiert sind, sollen die Key-User aus den einzelnen Abteilungen umfassend geschult werden und die Ausbildung der anderen Nutzer übernehmen. In einer Testfirma werden die relevanten Geschäftsvorfälle exemplarisch durchgespielt. Erst wenn der Echtbetrieb fehlerfrei gewährleistet werden kann, geht das Programmmodul an den Start. Ab Januar 2001 soll dann bei Alanod die Abdeckung der kompletten Prozesskette gewährleistet sein – von der Kundenauftragsabwicklung über Materialwirtschaft, Einkauf und Produktionsplanung und -steuerung bis hin zu Spedition und Exportentwicklung.

320 Mio. DM Umsatz erwirtschafteten die rund 390 Mitarbeiter der Alanod Aluminium-Veredlung GmbH & Co. KG in Deutschland und in Großbritannien im vergangenen Jahr. Das Unternehmen mit Hauptsitz im westfälischen Ennepetal ist nach eigenen Angaben Weltmarktführer auf dem Gebiet oberflächenveredelter Aluminiumbänder. Rund 70 % des Auftragsvolumens stammen von Kunden aus der Beleuchtungsindustrie.