Große Lösung für den Kleinkram

Kopierpapier, Schrauben, Handwerkzeug oder Reinigungsmittel – C-Artikel lassen sich nur selten aus einer einzigen Quelle beziehen. Die Mannheimer Friatec AG arbeitet daher mit einem multikatalogfähigen E-Procurement-System, in das alle Lieferanten eingebunden sind. So strafft das Unternehmen seine Prozesse und ermöglicht den Mitarbeitern komfortable Online-Bestellungen.

Ursprünglich beschaffte das Unternehmen nur das Büromaterial elektronisch. „Der Aufwand für die Administration mehrerer Shops wäre einfach zu groß gewesen“, sagt Stefan Ostertag, Projektmanager im strategischen Einkauf bei Friatec. Für jeden Shop hätte das Unternehmen die Kostenstellenpflege extra organisieren und Freigabehierarchien festlegen müssen. Für die Mitarbeiter hätte das eine Vielzahl an Passwörtern und verschiedene Bestellsysteme mit sich gebracht. Auch die elektronische Büroartikel-Bestellung lief noch nicht optimal: Ging beispielsweise das Faxpapier zur Neige, bestellte der Mitarbeiter im Online-Shop Nachschub. Wenn die Lieferung kam, verbuchte er den Wareneingang. Die Papierrechnung musste er händisch mit dem Lieferschein abgleichen, freigeben und an die Buchhaltung weiterleiten, die die Zahlung anwies.

Vor zwei Jahren fasste das Unternehmen den Entschluss, die elektronische Lösung auf mehrere Kataloge auszuweiten. Die Wahl fiel auf die Lösung des Anbieters Tradepilot, die sämtliche Lieferantenkataloge auf einer Plattform vereint. „Wichtig war uns, dass wir nur eine einzige Schnittstelle zu allen Lieferanten benötigen“, beschreibt Projektmanager Ostertag die Anforderungen. „Ausschlaggebend war aber letztendlich, dass die Lösung uns die Möglichkeit der automatischen Rechnungsverarbeitung bot.“ Für dieses so genannte Rechnungsclearing übermitteln die Lieferanten Rechnung und Lieferavise elektronisch an die Bestell-Plattform Privatepilot. Die Warenlieferung verläuft meist ohne Probleme. Daher verbucht die Software den Eingang nach fünf Tagen automatisch, es sei denn, der Bedarfsträger widerspricht. Alle nachgelagerten Prozesse laufen dann im System ab, das die zeitraubenden Routinearbeiten übernimmt: Für die automatisierte Freigabe vergleicht das Programm in einer klassischen Zwei-Wege-Prüfung Lieferschein und Rechnung; auch der Preis spielt eine Rolle. Die manuelle Kontrolle ist nur noch notwendig, falls sich Abweichungen ergeben. Nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten automatisch zur weiteren Verarbeitung ins ERP-System SAP Enterprise überführt, von wo aus die Buchhaltung die Zahlung anweist.

Die Abbildung des Rechnungs-Workflows betrachtet Stefan Ostertag als die größte Herausforderung, die bei der Implementierung des E-Procurement-Systems zu bewältigen war. Der Anbieter Tradepilot hat hier eng mit Friatec zusammengearbeitet und seine Software individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst. Auch die Umsetzung in der Praxis sicherte der Anbieter mit einem detaillierten Umsetzungs- und Implementierungsplan sowie Schulungen.

Und die Anstrengung hat sich gelohnt; die Automatisierung des Rechnungs-Workflows bedeutet eine enorme Zeitersparnis: Vor der Einführung dauerte es nach dem Rechnungseingang zwischen zwei und drei Wochen, bis schließlich die Zahlungsanweisung erfolgen konnte. Heute hat sich diese Zeitspanne auf sieben Tage verringert.

Auch die Mitarbeiter profitieren von der E-Procurement-Plattform: „Die Erfahrungen unserer Mitarbeiter sind durchweg positiv“, sagt Reinhold Hemberger, Gruppenleiter Einkauf bei dem Mannheimer Unternehmen. „Allgemein werden die problemlose Bestellabwicklung sowie die schnelle Bereitstellung der Ware gelobt.“ Seit der Einführung seien die Prozesskosten für die C-Artikel-Beschaffung um etwa 30 % gesunken.

Bettina Röckl Journalistin in Aschaffenburg

Das elektronische Abwickeln von Rechnungen kann in der C-Artikel-Beschaffung eine enorme Zeitersparnis bedeuten.Die Voraussetzungen: