Hausaufgaben lösen per IT

Keine extravaganten Ideen entwickeln, sondern Hausaufgaben machen – das fällt Christian Scholz zum Thema Personalarbeit ein. Er ist einer der führenden Professoren für Personalmanagement in Deutschland mit Lehrstuhl an der Universität des Saarlandes. Unternehmer, sagt Scholz, müssten für ihren Erfolg mehr lernen, wie zum Beispiel vernünftige Personalbedarfsplanung: Wie viele und welche Mitarbeiter müssen wann was umsetzen, damit die Firma schwarze Zahlen und mehr schreibt. Außerdem sollten die Verantwortlichen Ideen entwickeln, wie sie gute Leute halten wollen, und zwar möglichst lange.

Jünger wird die Bevölkerung bekanntlich nicht. Und der oft zitierte ständige Wandel von Arbeitsfeldern sowie des globalen Marktes tut sein übriges. Das überstehen Firmen nur mit ständiger Qualifizierung der Mitarbeiter – damit diese innovativ und leistungsfähig bleiben, oder für ganz neue Aufgaben fit sind.

Nicht nur Scholz fordert mehr Personalarbeit. Der OWL Maschinenbau e. V. – eine Vereinigung von Maschinenbaubetrieben aus Ostwestfalen-Lippe – veranstaltet regelmäßig Foren zum Thema. „Nur mit hervorragenden Mitarbeitern gewinnen Unternehmen den globalen Wettbewerb. Liegt ihr Standort aber in einer unbekannten Region, bleiben die Wunschkandidaten oft aus“, so Projektleiterin Imke Rademacher. Unternehmen müssten sich attraktiver darstellen und Bewerbern mehr Anreize bieten. Das wären vor allem familien- und frauenfreundliche Arbeitsplätze. Damit verbunden seien zum Beispiel flexiblere Arbeitszeiten oder mehr Online-Arbeitsplätze.

Die geforderte Personalarbeit macht Arbeit. Denn es geht darum, langfristige Maßnahmen aufzubauen und umzusetzen. Berater empfehlen Software-Einsatz, um Spielraum zu schaffen. Ein Praxisbeispiel aus der Personalentwicklung zeigt, wie Technik nützt: Die Schulungsverläufe von 31 Mitarbeitern aus drei Jahren sollten nicht auf Zetteln in einer Ablage herumfliegen. Noch dazu, wenn der Unternehmer bei 237 Mitarbeitern ausrechnen muss, ob er 20 Teams mit je drei Topkräften besetzen kann. Da wäre es gut, wenn er mit einem Programm die Personalstammdaten, Abmachungen zwischen Mitarbeitern und Teamleitern, Schulungsverläufe sowie Personalkosten verwaltet und auswertet. Die Software liefert dem Chef auch eine Altersstatistik, die ihm sagt, wann er wo wen nachbesetzten muss. Er hätte mehr Überblick.

Dorothea Höinghaus, Competency Manager HR des Beratungshauses CSC, nennt weitere Vorteile: Standardisierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen sowie transparentere Personalbeurteilung durch konsequente Aufzeichnung aller Arbeitsschritte.

Unternehmern, die Software rasch einsetzen wollen, empfiehlt Berater Stefan Heuer von der Berliner Kienbaum Management Consultants GmbH, erst ihre speziellen Arbeitsabläufe und Anforderungen in der Personalarbeit detailliert zu analysieren. Ihren Kriterienkatalog gleichen sie dann mit den Softwareangeboten ab; um zu sehen, ob die Software passt und wo sie adaptiert werden muss. Heuers Tipp: kleine Firmen tun sich leichter, ihre Abläufe der Software anzupassen.

Laut Berater Heuer gibt es circa 420 Anbieter von Personalsoftware in Deutschland. Maik Degner, Geschäftsführer der Beratungsfirma perstar GmbH, Berlin, unterscheidet drei Kategorien: Generalisten wie die Walldorfer SAP AG bieten ein breites Portfolio, von Vertriebssoftware bis zu Human-Resource-Lösungen. Fachunternehmen sind auf das Personalwesen spezialisiert, Nischenanbieter auf konkrete Personalbereiche.

Auch die Anbieterlösungen teilt Degner auf, in Standard-, Insel- und ASP-Lösungen. Erstere glichen einem Microsoft Office Paket: kaufen, implementieren, fertig. „Doch denken Sie an die nötigen Adaptionen“, mahnt Degner. Die Insellösung könne eine Standardsoftware sein, aber für einen speziellen Personalbereich. „Mittelständischen Firmen empfehle ich Standardtools, wegen dem breiten Funktionsspektrum“, so Degner. Die Kombination von Insellösungen wäre wegen Schnittstellenproblemen teuer.

Bei den ASP-Lösungen liegen Personaldaten und Software auf dem Anbieterserver. Der Kunde nutzt sie über das Web, unter anderem über eine Standleitung. Webbasierte Systeme könnten dagegen von überall her bedient werden. Die Online-Lösungen sind quasi sofort einsetzbar, weil Installationszeiten wegfallen, abgesehen von Adaptionen und Grundeinstellungen.

Über Kosten redet kaum jemand gern, weil zu viel zusammen kommt. Perstar-Chef Maik Degner rechnet für die Personalentwicklung von 250 Mitarbeitern als Beispiel vor: „System und Lizenzen circa 10 000 Euro, mit Implementierung und Schulung 15 000 Euro; bei weiterer Beratung und Adaption bis zu 60 000 Euro und mehr.“

Die Einführung will also gut überlegt sein. Dorothea Höinghaus empfiehlt diesen Fahrplan:

Die mietbaren Online-Lösungen kosten dagegen bei bis zu 100 Mitarbeitern meist 99 Euro im Monat, exklusive einmaliger Einrichtungsgebühr. Das alles klingt nach Investition und Arbeit. Lohnt aber, meint Maik Degner, denn Excel-Listen-Verwaltung sei garantiert teurer, weil aufwendiger.

Stefanie Heine Journalistin in Wien

Innovative Betriebe binden Mitarbeiter professionell ein

Marktchancen

Innovation schiebt über Weiterbildung und Prozessoptimierung das Firmenwachstum an. Laut Mittelstands-Panel 2005 der KfW-Bankengruppe ist dieser Sachverhalt noch nicht bei den Geschäftsführern von KMUs angekommen. Dabei würden Innovation und Wachstum zu 50 % auf Mitarbeiterweiterbildung und -einbindung gründen. Deren Verwaltung erfordert wiederum ein IT-gestütztes Personalsystem.