Informationen effizient verdichten

Dr. Joachim Fleing ist Fachjournalist in Marburg

Die deutschen mittelständischen Fertigungsunternehmen stehen vor vielen Herausforderungen: von der Globalisierung bis zum Kampf mit der heimischen Bürokratie. Nach wie vor mahnen Wissenschaftler und Experten der Wirtschaftsverbände übereinstimmend Verbesserungen in Controlling und Kostenmanagement an.

„Transparente Daten und ein EDV-gestütztes Controlling sind eine solide Grundlage für erfolgreiches Wachstum“, ist auch die Erfahrung von Dr. Ing. Thomas Kochan, Fertigungsleiter bei der traditionsreichen Zwickauer Maschinen- und Anlagenbau GmbH (ZM). Seit 1842 stellt das Unternehmen Spezialmaschinen her. Im Jahre 2001 als GmbH neu organisiert, entwickelt, baut und vertreibt sie Hubkolbenverdichter für die chemische und petrochemische Industrie in allen Erdteilen. Die wohl einfachste Anwendung für Druckluft, etwa für PET Blasanlagen, hat dabei die gleiche Berechtigung wie der Einsatz von Verdichtern für den Wasserstoffservice bei Luftzerlegungsanlagen, Elektrolyseverfahren, Erdgasförderung, -transport und -speicherung oder für andere technische Gase wie Sauer- und Stickstoff.

Die Anforderungen der Kunden an die Maschinen variieren dabei sehr stark. Keine zwei Verdichter sind gleich. Ihre Herstellung vollzieht sich also als Projektgeschäft vom Angebot über das Engineering und die Fertigung bis zur Inbetriebnahme vor Ort in enger Abstimmung mit dem Anlagenbauer. Unter der Losung „für jeden Kunden die richtige Maschine“ hat ZM mit derzeit 83 Mitarbeitern im Jahr 2003 rund 7 Mio. Euro umgesetzt. Trotz der schwierigen konjunkturellen Lage konnte das Unternehmen seine Position ausbauen. Eine Umsatzverdoppelung in den kommenden drei Jahren wird angestrebt.

Die projektbezogene Einzelfertigung stellt allerdings die Führungsmannschaft vor erhebliche Anforderungen. Dem Kunden gegenüber sind hohe fachliche Qualifikation, zertifizierte Produkt- und Lieferqualität, kurz: kompromisslose Kundenorientierung unabdingbar. Immerhin laufen die Projekte fünf bis neun Monate und sind fast immer eingebettet in große Investitionsvorhaben. Maßgeschneiderte Lösungen auf kosteneffiziente Weise bieten zu können, ist daher der Schlüssel zum Erfolg.

Für das eigene Unternehmensergebnis braucht es nach innen professionelles Projektmanagement und hohe Kostentransparenz. ZM lässt sich dabei von den umfassenden Controlling-Funktionalitäten der ERP-Lösung Office Line unterstützen. Die betriebswirtschaftliche Standardsoftware wurde von dem Zwickauer IT-Dienstleister Systemhaus am Neumarkt in Verbindung mit der Sage Office Line Produktion implementiert und in einzelnen Aspekten an die besonderen Anforderungen des Maschinenbauers angepasst. Dabei lässt der Fertigungsleiter keinen Zweifel daran, dass neben den umfassenden und flexiblen Funktionen die vergleichsweise niedrigen Einführungs- und Betriebskosten ein wichtiger Grund für die Auswahl dieser Lösung war.

Zwei Steuerungsinstrumente spielen im Geschäft des Maschinenbauers eine besondere Rolle: die wachsende Stückliste und die begleitende Nachkalkulation.

Zu Projektbeginn lassen sich noch nicht alle schließlich benötigten Baugruppen und Einzelteile der zu fertigenden Verdichtereinheit in jedem Detail absehen. Schon die Angebotserstellung steht daher unter einem besonderen Druck. Der Vertrieb ist neben den Daten abgeschlossener Projekte auf Erfahrungswerte und rechnergestützte Modelle angewiesen. „Wir können nicht einfach in die Kiste greifen und haben das fertige Projekt“, verdeutlicht Kochan: „Erst mit der Auftragserteilung beginnt das Engineering und damit die Budgetierung und Detailplanung für den neuen Fertigungsauftrag.“

Die Stücklisten verändern sich dynamisch im Laufe des Engineering und der Fertigung. Immerhin besteht jede Verdichtereinheit im Durchschnitt aus rund 1000 Teilen, große Maschinen können bis zu 3000 Baugruppen und Teile umfassen. Etwa die Hälfte davon bezieht ZM von Lieferanten, die andere Hälfte wird im Zwickauer Werk gefertigt oder montiert. Daher spielt der Personalaufwand in der Projektplanung eine ganz besondere Rolle. Thomas Kochan bestätigt: „Bei uns sind die Stücklisten tatsächlich Ressourcenlisten, da wir sowohl die Materialentnahmen als auch die Einsatzzeiten der Mitarbeiter planen und überwachen.“

Die wichtigste, tägliche Frage im Projektgeschäft lautet: Wie steht das Unternehmen mit den Kosten im Projekt? Fast alle Informationen liefert das System dem Projektverantwortlichen automatisch. Die Materialentnahmen und die Zeiterfassungs-Daten der Mitarbeiter sind im Rahmen der Betriebsdatenerfassung aktuell verfügbar und werden derzeit wöchentlich in der Planung aktualisiert. Der Projektleiter ist dadurch in der Lage, die tatsächlichen Material- und Personal-Kosten mit dem Projektbudget zu vergleichen, Abweichungen zu registrieren und nötigenfalls einzugreifen. Die Daten der laufenden Plan-Ist-Vergleiche nutzt ZM zur flexiblen Disposition und Steuerung im Projekt und im ganzen Unternehmen.

Diese begleitende Nachkalkulation erlaubt es ZM, auch noch in späteren Projektphasen Abweichungen von der Planung aufzufangen. Anpassungen in der Disposition und der Maschinenauslastung, Nachverhandlungen im Einkauf, teilweise auch mit dem Kunden erlauben es, die Kostenentwicklung stets flexibel zu steuern.

In Zwickau wird aber ständig an mehreren Aufträgen parallel gearbeitet. Nicht nur zu „Saure-Gurken-Zeiten“, sondern gerade auch zu „Knüppel-Zeiten“ will die Geschäftsleitung den Stand des Unternehmens im Blick behalten. „Aufgrund der komfortablen Möglichkeiten zur Datenverdichtung sind wir rasch aussage- und handlungsfähig“, erläutert Thomas Kochan.

Auf Unternehmensebene ist die Schnittstelle zwischen Fertigung, Warenwirtschaft und Controlling die Kostenträgerrechnung. Alle Aktivitäten werden schon bei der Entstehung auf die einzelnen Projekte gebucht. Das gilt auch für die Konstruktion, deren Zeiten nicht umgelegt, sondern jeweils direkt auf den Kostenträgern erfasst werden. So gelingt es ZM, die oft irreführende Gemeinkostenumlage auf ein Minimum zu beschränken.

Da die Bewegungen auch direkt buchhalterisch erfasst werden, stehen alle Daten laufend als Buchwerk zur Verfügung.Auf dieser Basis erstellt das System auf Knopfdruck eine vollständige, monatliche Gewinn- und Verlustrechung mit Periodenvergleichen. Einmal im Vierteljahr sichtet die Geschäftsleitung die Bilanz. Als besonders hilfreich erweist sich das System bei der Bewertung der unfertigen Erzeugnisse, da der Projektfortschritt im System erfasst und bewertet ist.

In den internen Auswertungen werden die Plan-Ist-Rechnungen aller Projekte zusammengefasst. Jede Woche bewertet die Geschäftsleitung die Bankbestände und die Übersicht der aktuell offenen Forderungen und Verbindlichkeiten, die das Sage KHK-System ebenfalls automatisch generiert. Auf dieser Grundlage ist auch die Liquiditätsplanung stets auf dem neuesten Stand.

Die Unternehmensleitung nutzt die Controlling-Auswertungen zum Beispiel zur Anpassung der Kalkulations-Richtlinien für die Projektleiter, für Vertrieb und Einkauf. Die Entscheidungen sind transparent nachvollziehbar, da die Ausgangsdaten und Auswertungen allen Vorgesetzten komplett zugänglich sind und auf Teamsitzungen mit den Mitarbeitern diskutiert werden. Aber auch im Forderungsmanagement erweist sich der umfassende Überblick über alle offenen Forderungen und Verbindlichkeiten als sehr hilfreich. Einnahmen- und Ausgabenschwankungen werden zum Beispiel durch veränderte Zahlungsfristen abgefedert.

„Gerade die Controlling-Funktionen sind für uns eine wichtige laufende Unterstützung“, betont Thomas Kochan. „Die vielfältigen Steuerungsmöglichkeiten tragen direkt zum Erfolg bei.“ Die Standardsoftware erweist sich in der Praxis als anpassungsfähig. Auf seiner Wunschliste hat Kochan noch zwei, drei weitere Funktionen. ZM würde gerne auch die Lagerbestände auf die jeweiligen Projekte buchen können oder die Ressourcenlisten automatisch aktualisieren lassen. Konkret geplant ist bereits die Einführung einer Deckungsbeitragsrechnung. So wird auch das weitere Unternehmenswachstum von der betriebswirtschaftlichen Software mit getragen werden.

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