Der Werkzeughersteller AKE Knebel, Balingen, stellte sein R/3-System auf Mysap.Com um. Die AKE-Verantwortlichen Axel Conzelmann, Marketingleiter und Kaufmännischer Leiter, Birgit Teufel-Weiss, SAP-Projektleiterin, sowie Norbert Heil, Geschäftsführer der Ass.Tec GmbH, die den Releasewechsel betreute, berichten über ihre Erfahrungen.
Das Gespräch führte Volker Holzapfel, Fachjournalist in Villingen-Schwenningen
Die AKE GmbH hat ihr R/3-System komplett auf Mysap.Com umgestellt. Sie arbeiteten bisher mit R/3, Release 3.1i. Warum erfolgte der Umstieg auf 4.6C?
Birgit Teufel-Weiss: Zum 1. März 2003 arbeitete AKE erstmals produktiv mit Mysap.Com und löste damit die R/3-Altanwendung ab; künftig wird das neue Release auf rund 70 Arbeitsplätzen genutzt. Die Software steuert sämtliche Kernprozesse des Unternehmens, von mehreren Standorten in Deutschland greifen die Benutzer auf das System zu.
Ausschlaggebend für die Entscheidung zur Migration des bestehenden R/3-Systems auf Release 4.6C waren zum einen die Forderungen der Fachabteilungen nach zusätzlichen Funktionalitäten – die bestehende Konfiguration entsprach im Produktionsumfeld nicht mehr den Bedürfnissen des Unternehmens – sowie einer insgesamt verbesserten Benutzeroberfläche. Zum anderen ergab sich aus der Ankündigung der SAP, ältere Releasestände nur noch über eine bestimmte Zeit zu warten, die Notwendigkeit eines Releasewechsels.
Zwingen steigender Konkurrenz- und Kostendruck Unternehmen wie AKE heute dazu, ihre IT-Strukturen effizienter als bisher zu gestalten?
Axel Conzelmann: Ein Unternehmen muss sich zu jeder Zeit einen Überblick verschaffen können, was ein Produkt kostet und welchen Deckungsbeitrag es erwirtschaftet. Jeder Verantwortliche im Unternehmen kann bestätigen: Der Kostendruck existiert und damit die Notwendigkeit, auch IT-Strukturen effizienter als bisher zu gestalten. Zunehmender nationaler und internationaler Wettbewerb erfordern darüber hinaus höchste Lieferbereitschaft. Die Faktoren Informationsmenge und Reaktionsgeschwindigkeit gewinnen daher immer mehr an Bedeutung. Wir erhoffen uns durch eine Reorganisation der IT langfristig gesehen einen höheren Return on Investment. Eine Migration auf Mysap.Com ist daher strategisch und vom Funktionsumfang her betrachtet sinnvoller als eine Neuausrichtung mit Programmen anderer Hersteller. Auch um die Einheitlichkeit der SAP-Software wieder herzustellen und besonders den Aufwand für R/3-Schnittstellen zu anderen Programmen zu vermeiden, wurde dies zum Anlass genommen, auf SAP R/3, 4.6C, zu migrieren.
Norbert Heil: Ein Releasewechsel ist im übrigen immer auch ein geeigneter Zeitpunkt, um weitere Geschäftsprozesse auf dem System abzubilden. Das bedeutet mehr Funktionalität plus Wachstumsoption. Ein großes Plus für jedes Unternehmen sind die bei 4.6C optional erhältlichen Zusatzanwendungen für Financials, optische Archivierung, Product Lifecycle Management oder Supply Chain Management.
Welche Ziele haben Sie für die Reorganisation der internen Abläufe gesetzt?
Birgit Teufel-Weiss: An erster Stelle stand die Optimierung der Geschäftsprozesse – einmal durch Vereinheitlichung der Prozessabläufe, zum anderen durch Vereinfachung des täglichen Doings, das durch die Personalisierungsfunktionen im neuen Release erheblich unterstützt wird. Dann sehen wir die Anwendung neuer Funktionalitäten wie beispielsweise zur Exportabwicklung, den Versand und die Reklamationsbearbeitung.
Die heute bestehende SAP-Installation bei AKE zeichnet sich durch hohe Komplexität aus.
Birgit Teufel-Weiss: Das neue Release bildete die Grundlage für viele Geschäftsbereiche, ihre Prozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Als Beispiel nenne ich die Massenbearbeitungsfunktion oder die Fax/E-Mail-Funktionalitäten.
Wer hat Sie bei der Migration von R/3 auf Mysap.Com technisch und organisatorisch unterstützt?
Birgit Teufel-Weiss: Am Migrationsprojekt beteiligt waren neben unseren Key-Usern externe Berater der Ass.Tec. Diese realisierten unter anderem die notwendigen Anpassungen der Migrationstools sowie die technische Datenübernahme. In der ersten Phase fand außerdem die Schulung der Key-User mit Hilfe von E-Learning-Kursen via PC sowie das Oberflächen-Customizing statt. In der zweiten Phase wurden dann die Testpläne und Schulungsunterlagen erstellt. Schließlich erfolgte in der dritten Phase die Schulung der Enduser in den einzelnen Sachgebieten und der Personalisierung der Oberflächen.
Der Zeitrahmen wurde mit der Produktivsetzung nicht nur eingehalten, der Aufwand für die Unterstützung durch die Ass.Tec-Berater blieb außerdem in dem vorher angekündigten Umfang.
Ihr Fazit?
Axel Conzelmann: Unsere Erwartungen haben sich voll erfüllt. Durch die Migration wurde gleichzeitig auch die Basis für die Partizipation am E-Commerce gelegt. So ist angedacht, künftig beispielsweise mit unseren Händlern und den Lieferanten Daten auszutauschen. Mit dem Einsatz der Vertriebsabwicklung via Internet soll Kunden die Möglichkeit eröffnet werden, über einen Produktkatalog im Internet oder die Auftragsschnellerfassung Produkte online zu bestellen. Die Kunden können rund um die Uhr über Internet ihre Aufträge eingeben und an AKE übermitteln – ideal für unsere Schwerpunktmärkte in Kanada, Malaysia oder Australien. Ebenso haben Kunden die Möglichkeit, über Internet weitere Informationen wie Kundenkonto, Übersicht der Aufträge, Auftragsstatus und Materialverfügbarkeit abzurufen.
Birgit Teufel-Weiss: Für AKE bedeutet dies, dass etwa ein mehrfaches Erfassen von Daten ebenso entfällt wie die aufwendige Pflege mehrerer komplizierter Schnittstellen. Dadurch erledigen sich auch Probleme durch Übertragungsfehler, mit denen früher oftmals zu kämpfen war. Verbesserungen, die mit der IT-Neuausrichtung verbunden sind, helfen uns, heutige und künftige Veränderungen in der Geschäftswelt schneller und besser zu meistern. Unser Fazit lautet daher: Bewährtes beibehalten und Verbesserungen nutzen. Weniger Komplexität in den Abläufen, schnellerer Daten- und Informationsfluss durch integrierte Prozesse und deutlich bessere Transparenz über das betriebliche Geschehen.
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