Ombudsmann als Ansprechpartner und Vertrauensmann
Der Ombudsmann fungiert als Anlaufstelle für die Anzeige von Korruption. Idealerweise sind Ombudsleute einerseits mit der Organisation und ihren Mitarbeitern vertraut, andererseits von der Leitung unabhängig, so dass sie echte Vertrauensstellen sein können. Zugleich können sie Aufklärung leisten oder Ratschläge für angemessenes Verhalten erteilen.
Qualitätskodex für beteiligte Vertragspartner
Der Qualitätskodex fungiert als Leitlinie für eine vertrauensvolle Geschäftstätigkeit zwischen Kunden und Lieferanten. Er soll für Sicherheit auf beiden Seiten der Partnerschaft sorgen.
Erstellung entsprechender Dienstanweisungen
Die Unternehmensleitung muss schriftlich festlegen, dass auf Fehlverhalten unweigerlich disziplinarische und rechtliche Konsequenzen folgen, und zwar für jeden Mitarbeiter. Natürlich müssen sich Unternehmer und leitende Manager ihrer Vorbildfunktion bewusst sein.
Verpflichtungserklärungen von Lieferanten
Vertrauen zwischen Kunden und Lieferanten ist wichtig für einen fairen Wettbewerb. Lieferanten gegenüber ist deutlich zu machen, dass Begünstigungen nicht geduldet werden und Vertragskündigungen die Folge sind.
Job-Rotation
Ziel ist es, laufend zusätzliches Wissen zu generieren und das gewünschte integere und ethische Verhalten aufrechtzuerhalten. Ein Einkaufsspezialist sollte idealerweise nach spätestens fünf Jahren eine andere Kategorie betreuen.
Plausibilitätsprüfungen sowie Stichprobenkontrollen
Plausibilitätsprüfungen sollten erfolgen, damit Vergabesachbearbeiter nicht in den Verdacht geraten können, nicht korrekt gehandelt zu haben. Regelmäßige Stichprobenkontrollen schärfen beim Mitarbeiter das Bewusstsein, dass dem Vorgesetzen nichts verborgen bleibt.
Vier-Augen-Prinzip
Dieses sieht die Beteiligung mehrerer Personen oder Organisationseinheiten im Wege der Mitprüfung vor. Das Transparenzgebot erfordert eine vollständige, jederzeit abrufbare Dokumentation der Entscheidungsfindung, die durch ein entsprechendes Berichtswesen unterstützt wird.
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