Langfristige Kooperation sichert Einsparpotenzial

Von unserem Redaktionsmitglied Haider Willrett haider.willrett@konradin.de

Der Trend, Instandhaltungsaufgaben an externe Dienstleister zu vergeben, werde sich weiter verstärken, ist sich Wolfgang Horn sicher. „In den nächsten fünf Jahren rechne ich mit einer Steigerung um fünf bis zehn Prozent,“ sagt der Fachbereichsleiter der Piepenbrock Instandhaltung GmbH & Co. KG in Osnabrück. Lag der gesamtwirtschaftliche Instandhaltungsaufwand 1990 noch bei rund 150 Mrd. Euro, so hat er inzwischen bereits die 200-Mrd.-Marke überschritten. Derzeit entfallen bei der produktionsnahen Instandhaltung zwischen 25 und 30 % auf externe Dienstleister. Dennoch sieht Horn, der nebenbei auch Vorstandsmitglied der Gesellschaft für Instandhaltung e.V. (Gfin) in Düsseldorf ist, in der Fremdvergabe kein Allheilmittel. Das Potenzial, das eine solche Maßnahme bietet, sei immer im Einzelfall zu untersuchen und zu bewerten. „Außerdem muss sich der Kunde genau darüber klar sein, was seine Kernkompetenz bleiben soll, welche Bereiche der Instandhaltung er weiterhin selbst übernehmen will.“

Ist dieser Klärungsprozess abgeschlossen, beginnt die Suche nach dem richtigen Partner. Hier sollte sich der Interessent Zeit lassen und genau prüfen, welcher Anbieter die erforderliche Kompetenz mitbringt und zum eigenen Unternehmen passt. „Eine Spanne von ein bis zwei Jahren vom ersten Kontakt bis zum Vertragsabschluss ist durchaus realistisch“, verdeutlicht Wolfgang Horn den Zeitaufwand. Die eigene Instandhaltung sollte im Auswahlprozess unbedingt mit einbezogen werden. Ihr Know-how hilft nicht nur, den richtigen Dienstleister zu finden, es erleichtert auch dessen Einstieg. Sind diese erfahrenen Mitarbeiter nicht bereits für andere Aufgaben vorgesehen, werden sie in vielen Fällen vom Servicepartner übernommen.

Die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister sollte laut Horn langfristig angelegt sein. Er nennt eine Zeitspanne von fünf bis zehn Jahren. Der Grund dafür: Im ersten Jahr muss der Anbieter die Maschinen, Anlagen und Besonderheiten des jeweiligen Kunden erst kennen lernen. Die Einspareffekte werden folglich noch relativ gering sein. Ab dem zweiten Jahr wirkt sich die Erfahrung eines seriösen Servicepartners dann spürbar aus. „Innerhalb von fünf Jahren lassen sich die Kosten für die Instandhaltung um fünfzehn bis zwanzig Prozent senken“, lässt Horn wissen. Die Einsparmöglichkeiten hängen allerdings auch vom Kunden ab. Funktioniert dessen Instandhaltung bereits effizient, ist das Optimierungspotenzial geringer als in einem Betrieb, der diesen Bereich bisher eher vernachlässigt hat.

„Obwohl von uns seit rund zwei Jahren verstärkt verlangt wird, dass wir alle Leistungen aus einer Hand bieten können“, gibt es laut Horn noch immer Unternehmen, die einzelne Arbeiten vergeben und in der Summe 60 oder gar 70 Dienstleister beschäftigen. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand sei jedoch nicht zu bewältigen und verursache vielfach mehr Kosten, als durch die Fremdvergabe eingespart werden kann. Als Konsequenz aus solchen Erfahrungen streben die Betriebe zunehmend eine strategische Partnerschaft mit dem Dienstleister an. Wo frühere Leistungsverzeichnisse bis ins kleinste Detail aufgeschlüsselt waren, sind heute Gesamtleistungen gefragt. So beauftragte beispielsweise ein Hersteller von chemischen Produkten die Osnabrücker mit dem Vollservice seiner Fertigungsanlagen. Zu den Aufgaben der Instandhaltungsspezialisten gehört es unter anderem, die Produktqualität und die Anlagenverfügbarkeit sicherzustellen sowie für Betriebssicherheit zu sorgen. „Wie wir diese Forderung erfüllen, ist unsere Sache“, sagt Wolfgang Horn. „Eines unserer wichtigsten Werkzeuge ist die lückenlose Dokumentation aller Tätigkeiten mit einem speziell dafür entwickelten System. Das hilft uns auch, die Prozesse zu verbessern.“ Und: Sollte die Partnerschaft eines Tages enden, könne die Dokumentation zudem eine große Hilfe für den Kunden sein. Eine solche Rückabwicklung sollte bereits beim Vertragsabschluss berücksichtigt werden.

Für einen Anbieter, der die Maschinen- und Anlageninstandhaltung beherrscht, sei der Vollservice, der beispielsweise auch die Gebäude oder die Außenanlagen mit einschließt, kein Problem, erläutert Horn. Der umgekehrte Weg sei dagegen sehr viel schwieriger. Um für alle Wünsche der Kunden gewappnet zu sein, hat Piepenbrock ein Netzwerk aufgebaut. Zu diesem Verbund gehören fünf in Deutschland verteilte Kompetenzzentren, das Service Center in Osnabrück sowie diverse Kooperationspartner. Die Hauptzielgruppe sind mittelständische Unternehmen mit 500 bis 1000 Mitarbeitern und einem relativ großen Instandhaltungsvolumen.

Ein bis zweimal pro Jahr führt Piepenbrock Fachveranstaltungen durch, die sich an die Instandhaltungsverantwortlichen in Industrieunternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen richten. Diese Veranstaltungen sind gedacht als Diskussionsforen, als Kontaktbörse und als Plattform für den Informationsaustausch über Marktentwicklungen und neue Technologien.