Löhne und Gehälter flexibel und termingerecht berechnen

Dr. Detlev Sandern ist Redakteur bei PR-COM, Agentur für Public Relations und Kommunikation GmbH, Martinsried bei München

Bei dem Anlagen- und Maschinenbauunternehmen Babcock-BSH GmbH, Bad Hersfeld, gibt es sehr flexible Arbeits- und Freizeitmodelle sowie die unterschiedlichsten Lohnzuschlagsarten in zwei Tarifgebieten. Um sowohl die Zeiterfassung als auch die Lohn- und Gehaltsabrechnung möglichst einfach und effizient zu gestalten, hat das Unternehmen sich für die Standardprogramme Zeus für Windows von Isgus und Lohn XL/XXL von Softresearch entschieden. Kunstofftechnik, Holz- und Verfahrenstechnik: Unter diesen Oberbegriffen ist das Gesamtprogramm des Unternehmens zusammengefasst.

Mit der Software von Softresearch können die Löhne und Gehälter der etwa 450 aktiven Mitarbeiter der Standorte Bad Hersfeld und Krefeld, die Versorgungsbezüge der zirka 800 Betriebsrentner sowie weitere zwei externe Mandanten mit zirka 70 Mitarbeitern flexibel und termingerecht im eigenen Haus berechnet werden. Es werden dabei sowohl die Tarifbestimmungen der Metalltarifverträge im Tarifgebiet Hessen als auch im Tarifgebiet Nordrhein-Westfalen berücksichtigt. Das anwenderfreundliche, netzwerkfähige und mit einer grafischen Benutzeroberfläche ausgestattete Lohnprogramm, das bei Babcock-BSH auf fünf Clients und Server-seitig unter Windows NT läuft, sorgt zudem für Transparenz bei den einzelnen Arbeitsschritten.

Da die Vergabe der Lohn- und Gehaltsabrechnung nach außen, beispielsweise an Rechenzentren oder andere Dienstleister, aus Gründen der Flexibilität bei Babcock-BSH generell nicht in Frage kommt, ist der renommierte Maschinen- und Anlagenbauer auf eine leistungsfähige Software angewiesen. Das Programm hat dabei die Ermittlung von Überstundenvergütungen, Zuschlägen und Zuwendungen wie Weihnachts- oder Urlaubsgeld automatisch zu berücksichtigen.

„Das Abrechnungsprogramm, das wir zuvor für die Lohn- und Gehaltsabrechnung eingesetzt haben, war eine Eigenproduktion des Babcock-Konzerns mit Sitz in Oberhausen“, sagt Wilfried Gaß, Leiter der Personalabrechnung bei Babcock-BSH in Bad Hersfeld. „Es lief auf einem Großrechner und hätte die Jahr-2000-Umstellung nicht ohne größeren Programmieraufwand überstanden. Darüber hinaus hat es auch in punkto Anwenderfreundlichkeit und Funktionalität nicht mehr unseren Vorstellungen entsprochen.“

Die offenen Schnittstellen von Lohn XL/XXL gewährleisten zudem den problemlosen Datenaustausch mit anderen Softwareprogrammen und sorgen so für eine reibungslose Anbindung an das Personalzeiterfassungssystem Zeus für Win-dows von Isgus, an die Finanzbuchhaltung SAP R/2 und an Windows-Applikationen wie MS-Excel oder MS-Access.

Auf der Grundlage dieser hohen Integrationsfähigkeit hat Babcock-BSH damit eine gesamtheitliche Lohnabrechnungslösung im Einsatz. Zeus für Windows ist eine anwenderfreundliche Systemlösung für die Zeitwirtschaft, die sich auf Grund der modularen und flexiblen Systemarchitektur individuell an die verschiedensten Einsatzbedingungen und Benutzeranforderungen anpassen lässt. Eine Erweiterung um die Anwendungsgebiete Betriebsdatenerfassung (BDE), Personaleinsatzplanung (PEP), Projektzeiterfassung und Zutrittskontrolle (ZTK) ist jederzeit möglich.

Zur Erfassung der An- und Abwesenheiten, Beginn und Ende von Auftragszeiten oder Zutritts-Kommt und Zutritts-Geht-Buchungen steht eine vielfältige und für jeden Einsatzzweck maßgeschneiderte Palette an leistungsfähigen Terminals zur Verfügung. Durch die integrierte Übergabeschnittstelle ist die reibungslose Übergabe der erfassten Zeitdaten an das Lohn- und Gehaltsprogramm Lohn XL/XXL möglich.

Babcock-BSH nutzt die Zeiterfassungs- und Abrechnungslösung nicht nur für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, sondern auch für personalbezogene Auswertungen. „Für uns sind die umfangreichen Listen, die mit der neuen Software erstellt werden können, sehr praktisch. Manchmal brauchen wir für Auswertungen bestimmte Daten, zum Beispiel die Mitarbeiter pro Betriebsstätte oder die Angestellten im Tarif xy im dritten Beschäftigungsjahr. Hierfür kann ich mir ganz einfach neue Listen definieren, die die Kriterien enthalten, die wir in dem speziellen Fall brauchen“, erklärt Wilfried Gaß.

Die Anbindung von Lohn XL/XXL an die Finanzbuchhaltung von SAP R/2 gewährleistet außerdem eine effiziente Kostenkontrolle. Die fertigen Personalabrechnungsdaten werden hierzu mit einem Konvertierungsprogramm auf das SAP-Format umgeswitcht und anschließend in einem so genannten Batch-Input-Lauf in SAP R/2 importiert. Als weiterer wesentlicher Vorteil der Offenheit von Lohn XL/XXL kommt noch hinzu, dass durch die Schnittstelle zu MS-Excel oder MS-Access eigene Berichte und individuelle Listen flexibel erstellt werden können, die über die Funktionalität des Lohnprogramms hinausgehen.

Daneben spielt bei Babcock-BSH auch der Schutz der sensiblen Lohndaten vor unberechtigten Zugriffen eine wichtige Rolle: Bei Lohn XL/XXL ist dies beispielsweise durch die Möglichkeit der Sperrung von Dateien oder Dateibereichen gewährleistet. Selbst die Erfassung, Abrechnung und der Druck von Auswertungen erfolgt hier nach Zugriffsberechtigungen. Alle Eingaben laufen im Dialog mit direkten Prüfroutinen ab, und das Einblenden von Hilfetexten zu jedem Datenfeld unterstützt die anwenderfreundliche Bedienerführung. Hierzu tragen auch die umfangreichen Selektionsmöglichkeiten innerhalb der Datenmasken bei.

Auch die Werksrenten der ehemaligen Mitarbeiter können jetzt problemlos abgerechnet werden. Sämtliche Betriebsrenten werden wie laufende monatliche Gehaltszahlungen behandelt.

„Es ist ein Programm, das allen unseren Anforderungen entspricht. Selbst das Handling ist durch so genannte Auswahlboxen, bei denen der Klartext für die Eingaben hinterlegt ist, ganz hervorragend“, sagt Wilfried Gaß. „Da darüber hinaus auch das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, sind wir mit unserer Inhouse-Lösung sehr zufrieden.“

Vom Gesetzgeber ist festgelegt, dass die Löhne und Gehälter der Mitarbeiter immer gemäß der neuesten Gesetzesänderungen oder Regelungen abgerechnet werden müssen. „Wir haben einen Wartungsvertrag abgeschlossen. Wenn sich etwas an den Tarifverträgen, steuer-, sozialversicherungsrechtlichen oder sonstigen gesetzlichen Vorschriften ändert, ist Soft-research verpflichtet, uns die neuesten Daten hierzu zur Verfügung zu stellen“, kommentiert Wilfried Gaß.

Die Umstellung auf den Euro dürfte auch kein Problem darstellen, da bereits schon jetzt per Knopfdruck die Beträge in DM oder Euro angezeigt werden können.

1874 werden die Rheinischen Dampfkesselfabrik Büttner & Cie. in Krefeld sowie die Maschinen- und Apparatebauanstalt Benno Schilde in Hersfeld gegründet. 1969 verschmolz die Büttner-Werke AG einschließlich der Firma Haas mit der Schilde AG zur Büttner-Schilde-Haas Aktiengesellschaft (BSH). 1977 firmierte die Büttner-Schilde-Haas AG zur Babcock-BSH Aktiengesellschaft um. 1995 wurden die operativen Geschäfte auf die neu gegründete Babcock-BSH GmbH übertragen. Mit den Programmschwerpunkten Baustofftechnik, Holztechnik und Verfahrenstechnik.