Mit dem richtigen System Zeit und Geld sparen

Dr. Detlef Sandern ist Journalist in München

Auch wenn viele Unternehmen noch zögern – die Zukunft gehört dem E-Procurement: der Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien für die Beschaffungsprozesse. E-Procurement zielt jedoch nicht, wie oft zu hören ist, auf die Senkung von Einkaufspreisen durch verbesserte Markttransparenz, sondern in erster Linie auf die Reduzierung der Prozesskosten.

In Praxis-Untersuchungen wurde festgestellt, dass sich die Prozesskosten für eine einzige Bestellung von Büroartikeln auf 30 bis 100 Euro summieren. Diese Beträge lassen sich auf 10 bis 20 Euro oder sogar noch weiter reduzieren, wenn Unternehmen eine konsequente E-Procurement-Strategie verfolgen.

Welchen Stellenwert die Beschaffung in Unternehmen einnimmt, beschreibt Prof. Hans-Jörg Bullinger, Präsident der Fraunhofer-Gesellschaft: „Der Einkauf hatte schon immer strategische Relevanz. Denn jeder gesparte Euro im Einkauf erhöht den Gewinn um einen Euro. Wenn ein Unternehmen bei der Beschaffung die Geschäftsprozesskosten senkte und die Bestell- und Auswahlvorgänge qualitativ verbesserte, hat dies spürbar positive Effekte. Die sind in der Regel höher als bei der Optimierung einer Fertigungsmaschine um den Bruchteil von Minuten.“

„E-Procurement ist Realität geworden, nachdem das Thema lange Zeit nur auf dem Papier existiert hat“, bekräftigt auch Norbert Roller, Geschäftsführer von ARP Datacon in Dietzenbach bei Frankfurt/M. Der Anbieter von EDV-Zubehör hat E-Procurement selbst eingeführt und bietet diese elektronische Form der Beschaffung jetzt sogar den eigenen Kunden an.

Gerade C-Güter wie EDV-Zubehör oder Büromaterial eignen sich hervorragend für E-Procurement, weil sie erhebliche Prozesskosten im Verhältnis zu ihrem relativ geringen Produktwert verur-sachen. Bislang wurden in diesem Bereich jedoch die Ein-sparungs-Möglichkeiten nicht richtig ausgeschöpft; dies hat auch ARP Datacon im Gespräch mit den eigenen Kunden herausgehört, die sich allzu oft über zu hohe Beschaffungskosten beklagt hatten.

Das Einsparungspotenzial ist Untersuchungen der Heiler Software AG zufolge indes immens. Der Stuttgarter Anbieter elektronischer Katalogmanagement-Systeme und Experte für E-Procurement hat in diversen Studien folgende Werte ermittelt:

– Senkung der Transaktionskosten um bis zu 70 %

– Reduktion der Zahlungsvorgänge um bis zu 25 %

– Senkung der Beschaffungsgemeinkosten um bis zu 20 %

– Reduktion der Lagerhaltung um bis zu 10 %

Doch trotz der zu erwartenden Einsparungen sind die im Voraus erforderlichen Ausgaben die größte Hürde für umfassende E-Procurement-Lösungen. Allein die Lizenz- und Implementierungskosten eines solch automatisierten Systems einschließlich der Erstellung eines Beschaffungskatalogs mit Inhalten – ganz zu schweigen von den Wartungskosten – belaufen sich schnell auf 100 000 Euro. Ein Betrag, den viele Unternehmen – vor allem mittlere – gerade in Zeiten schrumpfender IT-Budgets nicht ohne Weiteres bereit sind auszugeben. Denn um hier einen schnellen Return on Invest zu erreichen, muss schon eine gewaltige Anzahl von Beschaffungsvorgängen anfallen.

Was ist jedoch, wenn beispielsweise ein mittlerer Betrieb über ein Standard-ERP-System verfügt und bereit ist, eine enge Beziehung mit einem bestimmten EDV-Lieferanten einzugehen? „Die Ausgaben für solch eine effiziente B2B-E-Procurement-Lösung belaufen sich lediglich auf etwa 25 000 Euro“, so Roller, also ein Viertel dessen, was sonst zu veranschlagen wäre.

Wird übers Jahr gesehen EDV-Zubehör in großer Stückzahl bestellt, das System konsequent genutzt und die interne Organisation entsprechend angepasst, kann sich schon für jedes mittelgroße Unternehmen diese Investition rentieren. Hier lohnt sich eine sehr genaue Kosten-Nutzen-Rechnung. Dann ist E-Procurement auch in Zeiten reduzierter IT-Budgets erschwinglich und ein Fall für fast alle Unternehmen.

Um die vorhandenen Effizienz- und Einsparpotenziale so weit wie möglich auszuschöpfen, hat das international tätige Schweizer Hightech-Unternehmen Ascom mit Sitz in Bern auf dem Gebiet des IT-Materialeinkaufs vor mehr als einem Jahr eine vollständig integrierte elektronische Beschaffungslösung in Betrieb genommen. Durch die reibungslose An-bindung an das Enterprise-Resource-Planning(ERP)-System SAP R/3 beim EDV-Direktanbieter ARP Datacon in Dietzenbach lassen sich nun die Prozesskosten der jährlich etwa 20 000 Bestellungen erheblich senken. Darüber hinaus optimiert das E-Procurement die gesamte logistische Kette, indem es die Abwicklungszyklen in der Beschaffung verkürzt, die Verwaltungsprozesse verschlankt und für eine bessere Transparenz sorgt.

Zuvor, beim konventionellen Beschaffungsprozess, wurden für die Angebots- und Bestellübermittlung die erforderlichen Papierdokumente per Fax versendet und erst nach der manuellen Eingabe in das ERP-System von ARP Datacon weiterverarbeitet. Umgekehrt musste bei der Anlieferung der Ware und der Übermittlung der Rechnung bei Ascom der gleiche personelle Aufwand betrieben werden, da auch hier die Lieferschein- und Rechnungsdaten per Hand in SAP R/3 eingegeben wurden.

„Ein aufwendiges und viel zu umständliches Verfahren, das nicht nur unnötige Kosten verursacht hat, sondern auch in krassem Widerspruch zu unserer Unternehmensphilosophie stand“, wie Bernhard Roder, Leiter Produktionsplanung und stellvertretender Leiter Logistik und Beschaffung bei der Ascom AG in Bern, anmerkt. „Hier musste schnell Abhilfe geschaffen werden. Innerhalb von nur drei Monaten konnten wir dann dank ARP Datacon eine durchgängige E-Procurement-Lösung betreiben.“

Eine interne Prozesskostenrechnung hat nun ergeben, dass die neue Lösung – eine One-to-One-Plattform, bei der keinerlei Drittgebühren anfallen – die Kosten für die Bestellabwicklung bei der Beschaffung von Ascom um 20 % senkt. Einzige Voraussetzung: Von den jährlich 20 000 Bestellungen müssen rund 15 % über diesen Prozess laufen.

„Wie das Beispiel Ascom zeigt, bietet E-Procurement ein enormes Potenzial, um Prozesskosten zu senken“, erklärt Roller. „Repetitive Beschaffungsvorgänge werden automatisiert und laufen so zeit- und kostensparend ab.“

Denn neben den Kosten ist bei Ascom die Zeit ein wichtiger Faktor im Einkauf: Bisher dauerte es Tage oder Wochen, bis ein Beschaffungsantrag den Lieferanten erreicht hat. Entsprechend langfristig mussten selbst Kleinartikel disponiert und bevorratet werden. Da die E-Procurement-Lösung den Lieferanten ARP Datacon nun in das Netzwerk des Unternehmens integriert, reduziert sich die Zeit für Bestellungen, die keine spezielle Genehmigung erfordern, oft um bis zu 70 %. Mit Hilfe des E-Procurement ist Ascom zudem in der Lage, alle Beschaffungsvorgänge über ein einziges System abzuwickeln.

Das Beschaffungswesen lässt sich folglich effektiver als bisher kontrollieren und steuern. Dadurch können Fehlerquellen beseitigt und Unternehmensabläufe kontinuierlich verbessert werden. „Die Internet-Technologie hat die Beziehungen zwischen Herstellern, Händlern und Kunden tiefgreifend verändert. Dabei werden auch, siehe Ascom, Beschaffungswesen und Einkauf neu organisiert“, kommentiert Norbert Roller den bestehenden Trend. „Wurden bisher Waren in der Regel telefonisch, per Fax oder per EDI bestellt, so nutzen Unternehmen heute zunehmend das Internet. Obwohl die voll integrierte elektronische Beschaffung in erster Linie für Großunternehmen interessant ist, gehen wir mittelfristig davon aus, dass immer mehr mittelständische Betriebe solche Lösungen einsetzen werden.“