MRO-Artikel aus dem Netz ersetzen die Lagerhaltung

Klaus Winter ist Journalist in Wolfegg

Wenn es um Kolben, Nockenwellen und Filter für Pkw und Lkw geht, ist auch Mahle nicht weit: Denn mit mehr als 2,8 Mrd. Euro Umsatz und weltweit 29000 Mitarbeitern gehört der Konzern um die Stuttgarter Mahle GmbH zu den Marktführern der Branche. Auf einen solchen setzt das Unternehmen wiederum selbst, wenn es um das Thema der elektronischen Beschaffung geht, und arbeitet mit der Ca-Content GmbH aus Mainz-Kastel zusammen. Seither können die Mahle-Mitarbeiter ihre Werkzeuge, Elektromaterialien sowie ihren Lager- und Industriebedarf online per Mausklick bestellen: mit Hilfe des E-Procurement-Systems Ca-Professional, das dem Unternehmen Monat für Monat eine Kostenersparnis in fünfstelliger Höhe beschert.

„Als wir uns zum ersten Mal mit dem Thema E-Procurement beschäftigt haben, geschah das aus der Not heraus“, erinnert sich Jochen Kienle, Projektleiter E-Commerce bei der Mahle GmbH an die Zeit, als das Thema E-Procurement in das Unternehmen Einzug gehalten hatte. „In Folge verschiedener weltweiter Akquisitionen wuchs unser Unternehmen so rasant, dass unser Einkauf allmählich an seine Kapazitätsgrenzen stieß. Das lag zum größten Teil an der großen Menge MRO-Artikel, die bei uns zu beschaffen sind.“ Hierzu zählen bei Mahle beispielsweise Büromaterialien, Elektrozubehör und Schrauben. Sollte ein Werkzeug bestellt werden, musste der Mitarbeiter dieses zunächst im Papierkatalog auswählen, um dann im SAP-System eine Bestellanforderung (BANF) auszufüllen. Dabei mussten sowohl das Produkt als auch dessen Materialnummer und die Kontierung eingetragen werden. Kienle: „Bei der Analyse dieser Prozesse bemerkten wir, dass sich die Zahl der Kontierungen auf mehr als 350 belief und aus diesem Grund von den Bestellern fast immer dieselbe Nummer benutzt wurde. Resultat war, dass man auch mit neun Kontierungen auskommen kann. Außerdem stellten wir fest, dass sehr viele Besteller alte Kataloge nutzten und so ständig falsche Preise in der BANF auftauchten, was nicht selten zur Verschiebung des Liefertermins führte“.

Auch der weitere Beschaffungsprozess dauerte lange und kostete das Unternehmen somit viel Geld. Denn nach einer Vielzahl von Genehmigungsschritten wurde zunächst die beste Bezugsquelle ermittelt, anschließend eine Bestellung geschrieben und per Fax an den Lieferanten geschickt. Nachdem die eingegangene Ware geprüft und intern an den Besteller ausgeliefert worden war, ging der Vorgang an die Rechnungsprüfung. Dort wurde dann – in einem weiteren Schritt – die Rechnung bezahlt.

„Wir haben irgendwann ausgerechnet, was uns die Bestellprozesse kosten und kamen dabei auf Beträge von zum Teil über 300 DM. Hinzu kam, dass die Prozesse viel zu viel Zeit in Anspruch nahmen, bis die Ware schließlich im Unternehmen ankam. Die Folge daraus war ebenfalls klar: Auch niedrigpreisige Produkte wurden in unseren Zentallagern teuer gehortet und vorgehalten“, erklärt Projektleiter Kienle.

Das Ziel, mit dem sich Mahle auf die Suche nach einem geeigneten Softwarelieferanten und Dienstleister machte, war somit klar: Die Beschaffungsprozesse im MRO-Bereich sollten automatisiert und mit Hilfe einer E-Procurement-Lösung beschleunigt werden. Dadurch sollten zudem die Lagerbestände reduziert und damit nochmals Kosten gespart werden. „Bei unserer Suche stellten wir fest, dass die Geschäftsmodelle vieler Firmen gar nicht zu unseren Abläufen passten. So kam für uns beispielsweise nicht in Frage, ein System einzuführen, bei dem Transaktionsgebühren berechnet werden. Denn keiner unserer Mitarbeiter hätte es verstanden, von Einsparungen zu reden, und gleichzeitig Aufpreise auf Bestellungen zu bezahlen.“ Daher kamen für Mahle nur Anbieter mit einer fixen jährlichen Nutzungsgebühr in die engere Wahl. Die Wahl fiel schließlich auf Ca-Professional der Ca-Content GmbH aus Mainz-Kastel. Zu dieser Entscheidung trug allerdings auch bei, dass Ca-Content nicht nur über das Bestell-system, sondern auch über fertige Lieferantenkataloge verfügt, die von Mahle genutzt werden können.

Unmittelbar nach der Entscheidung begann Jochen Kienle damit, die internen Gremien vom Nutzen des E-Procurement zu überzeugen. „Mit einem Testzugang bin ich vom Einkauf zum Controlling und anschließend vom Betriebsrat zur IT-Abteilung gegangen“, beschreibt Kienle rückblickend den Ablauf. Während sich der Einkauf über die reduzierten Genehmigungsschritte und die beschleunigte Warenlieferung freute, kam beim Controlling vor allem der vereinfachte Rechnungsweg positiv an. Denn Mahle bekommt von Ca-Content nur einmal pro Monat eine Sammelrechnung über alle bestellten Artikel zugestellt – früher hingegen mussten für das gleiche Bestellvolumen weit mehr als einhundert Rechnungen pro Monat bearbeitet werden. Kienle: „Überzeugen konnten wir die Abteilungen auch dadurch, dass Ca-Content als einer der wenigen Anbieter eine SAP-Schnittstelle bietet, über die die Rechnungsdaten am Ende des Monats direkt elektronisch überspielt werden.“

Mit der Akzeptanz der Fachabteilungen im Rücken begann schließlich die Einführung des Systems bei dem Automobilzuliefer-betrieb. Als Pilotprojekt wurde im vergangenen Jahr ein Produktionsstandort in Stuttgart gewählt, dem weitere Standorte in Deutschland folgten. Dabei ist das Freischalten der Lösung dann jeweils eine Sache von nur wenigen Stunden, da das Bestellsystem Ca-Professional bei Mahle als so genannte ASP-Lösung (Application Service Providing) läuft. Das bedeutet: Die gesamte Datenhaltung sowie die Bereitstellung und Pflege des Systems läuft über die Datenzentrale des Anbieters – die Mahle-Mitarbeiter bestellen direkt über ihren Internet-Browser.

Und das funktioniert so: Nach Eingabe seines Passwortes wählt der Mitarbeiter zunächst einen der online verfügbaren Produktkataloge aus. Diese sind so aufbereitet, dass sich auch internet-unerfahrene Mitarbeiter schnell damit zurecht finden. Die einzelnen Artikel sind jeweils mit einem ausführlichen Text, einer Produktabbildung, der Preisinformation und der aktuellen Lieferzeit versehen.

Weiß der Besteller auf Anhieb nicht, in welchem Katalog das entsprechende Produkt zu finden ist, steht dem Anwender zudem eine katalogüber-greifende Produktsuche zur Verfügung. Auch eine Suche nach Anbietern, Produktnummern und Preis ist über alle Kataloge hinweg möglich. Ist der gewünschte Artikel gefunden und die Menge im System vermerkt, kann die Ware per Mausklick in den virtuellen Warenkorb gelegt werden. Parallel dazu lässt sich jeder Artikel als Standardartikel definieren und in einem individuellen Warenkorb abspeichern. Als Standardartikel gelten alle Produkte, die regelmäßig bestellt werden und deshalb in einer speziellen Liste angezeigt werden sollen.

Für das Überwachen der Kosten sorgt die im System hinterlegte Ausgabenkontrolle. Dabei vergleicht das System laufend den aktuellen Bestellwert mit dem Budget, das dem einzelnen Besteller über die Benutzerverwaltung zugeordnet wurde. Wird das Budget überschritten, stoppt Ca-Professional automatisch den Bestellprozess. Bewegt sich der Wert der Bestellung im vorgegebenen Rahmen, ist keine Genehmigung mehr durch den Vorgesetzten notwendig – diese Zeitersparnis definiert Kienle als enorm.

Das Einbinden der Stammlieferanten des Automobilzulieferers Mahle übernahm ebenfalls der Mainzer Katalogdienstleister. Hierbei griff das Unternehmen entweder auf bereits bestehende elektronische Katalogdaten der Lieferanten zurück oder half den Firmen bei der Erstellung der Kataloge im standardisierten BMEcat-Format.

„Oberstes Ziel eines elektronischen Produktkataloges ist stets die ein-fache und übersichtliche Bedienung“, betont Ca-Content-Geschäftsführer Chris-tian Konhäuser. „Hierzu müssen aussagekräftige und gut strukturierte Produktgruppen geschaffen werden, die jeweils nicht mehr als 200 Artikel enthalten dürfen – sonst geht die Übersichtlichkeit verloren.“ In einem nächsten Schritt werden dann die Artikeldaten um Abbildungen, Fotos und entsprechende Produkt- texte ergänzt. Abschließend wurden schließlich die Preise hinterlegt, die Mahle mit seinen Lieferanten in Form von Rahmenverträgen ausgehandelt hatte.

Nachdem inzwischen gut ein Jahr Praxis-erfahrung mit dem E-Procurement-System ins Land gegangen ist, zieht Mahle ein überaus positives Resümee: Projektleiter Jochen Kienle braucht nicht lange zu überlegen: „Der Bestellvorgang ist denkbar einfach und vor allem sehr schnell. Allein durch den Wegfall der Lagerhaltung sparen wir bereits heute erheblich.“