Mit einer integrierten Lösung für das Arbeitszeitmanagement und einer zugeschnittenen Zutrittskontrolle hat der Automobilzulieferer Magna Steyr die Administration seiner Mitarbeiter und die Besucherverwaltung optimiert.
Susanne Metz ist Fachjournalistin in München
Im Rahmen eines Maßnahmenpakets zur Optimierung der Organisationsstrukturen entschied der Grazer Automobilzulieferer Magna Steyr, die manuelle Erfassung und Verwaltung der Arbeitszeiten zu automatisieren. Auf diese Weise sollte der Aufwand für die Personaladministration signifikant gesenkt werden. Es war eine Lösung gefragt, die ein intelligentes Arbeitszeitmanagement und eine komplexe Zutrittskontrolle kombiniert und sich in die bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. Forschungs- und Entwicklungsaufträge verschiedener Hersteller wie BMW, Daimler-Chrysler und Saab sind an strikte Geheimhaltungsverpflichtungen gebunden und erfordern daher massive Sicherheitsvorkehrungen, darunter ein ausgeklügeltes Zutrittskonzept.
Nach intensiven Marktrecherchen erhielt die Münchner Atoss AG den Zuschlag. Atoss Time Solution, ein integriertes Software-System für Arbeitszeitmanagement, hatte sich bereits in anderen Großunternehmen bewährt. Nun sollte sie in Graz die Personalverwaltung erleichtern und die Zutrittskontrolle als Bestandteil des kompletten Sicherheitskonzeptes rationalisieren. Die sukzessive Installation der Software und der Terminals, die Vernetzung und Parametrierung sowie die Ausweiserstellung dauerten rund 9 Monate. Als erstes ging die Zutrittskontrolle in Betrieb. Die Einführung der Zeiterfassung erfolgte etappenweise.
Heute laufen die Zeiterfassung und Zutrittskontrolle aller Mitarbeiter über die Atoss Time Solution. Magna Steyr verwaltet mit 25 Personalsachbearbeitern rund 60 % mehr Mitarbeiter als vor der Einführung der Lösung. Die Personalabteilung hat sich trotz dieses Zuwachses seither nur unwesentlich vergrößert. Möglich wurde dies durch effiziente Prozesse rund um die Ressource Personal. Die Erfassung und Administration der Arbeitszeiten sowie die Aufbereitung der Daten für die Lohnabrechnung wurden erheblich vereinfacht. Franz Roth, Leiter der Personalverwaltung bei der Magna Steyr Fahrzeugtechnik AG & Co. KG, kann das bestätigen: „Das Wachstum der letzten Jahre war nur möglich, weil wir an die Kosten-Nutzen-Relation unserer Investitionen und unsere Produktivität hohe Anforderungen stellen“.
Die Lösung bildet unternehmensspezifische Regelungen für die Überstunden ab. So wurde beispielsweise vom Betriebsrat bestimmt, dass insbesondere teure Überstunden, die nicht über pauschale Vereinbarungen abgegolten sind, ausbezahlt werden. Das System erkennt automatisch, um welche Kategorie von Überstunden es sich handelt und ob sie über das vereinbarte Kontingent hinausgehen. Erst wenn diese Kriterien erfüllt sind, werden sie an die Lohn- und Gehaltsabrechnung übergeben. Saldenstände, wie beispielsweise Gleitzeit oder Urlaub, können die Mitarbeiter jederzeit an den Terminals abfragen. Über Microsoft Outlook lassen sich diese Auskünfte ortsunabhängig per E-Mail abfragen.
Der Zutritt zum Grazer Werksgelände wird heute über 120 Zutrittsleser geregelt. Das sind rund ein Drittel mehr als bei der Einführung. Bedingt durch die Größe des Geländes sind die Zutrittszeiten der Mitarbeiter stark versetzt. Aus Sicherheitsgründen wird über ein Berechtigungsschema genau geregelt, welcher Mitarbeiter Zutritt zu welcher Zone hat und welche Zeiterfassungsterminals er nutzen darf. Diese Regelung ermöglicht eine einfache Administration und eine fokussierte Berechtigungsvergabe für die Zutritts- und Zeiterfassungsterminals. So haben nur ausgewählte Personen Zugang etwa zu den Forschungs- und Entwicklungsbereichen oder der Allrad-Teststrecke in Graz.
Mit dem Softwaresystem von Atoss wurden noch weitere Sicherheitsvorkehrungen realisiert. So können beispielsweise Besucher nur in Begleitung von Betriebsangehörigen das Werk betreten. Zahlreiche Zutrittszonen mit speziellen Berechtigungsstati und unbemannte Werkseingänge stellten eine weitere Herausforderung für das Standardsystem dar, das den Anforderungen einer Fahrzeugfabrik angepasst wurde. Dank dieses umfassenden Sicherheitsmanagements erfüllen die Österreicher jetzt die strengen Bedingungen, die an eine Auftragsvergabe durch die Fahrzeughersteller geknüpft sind.
Atoss Time Solution ist vollständig in die bei Magna Steyr bestehende Systemlandschaft integriert. So wurde zum vorhandenen Lohn- und Gehaltssystem „Salzburger Lohn“ eine Schnittstelle eingerichtet. Die erfassten Arbeitszeiten und abrechnungsrelevante Fehlgründe werden direkt übernommen. Die Erfassung und Wartung der Daten erfolgt ebenfalls in der Atoss-Lösung. Bei einem Releasewechsel oder bei Änderungen im Lohnsystem benötigt der Anwender nur geringe externe Unterstützung durch das Softwarehaus, was die Service- und Betriebskosten niedrig hält. Das Programm der Münchner Software-Spezialisten wurde auf einem separaten Applikationsserver von IBM installiert, der mit einem Oracle Datenbankserver von Sun kommuniziert. Beide Server laufen unter dem Betriebssystem Unix.
Zutrittszeiten der Mitarbeiter sind stark versetzt
Anwender mit breitem Portfolio
Magna Steyr mit Hauptwerk in Graz-Thondorf, Österreich, und weiteren drei Werken in der Steiermark zeichnet sich durch ein breites Leistungsspektrum aus. Dies reicht von der Automobilentwicklung über Getriebe, Antriebsstrang, Fahrwerksmodule und Motorkomponenten bis hin zur Produktion kompletter Fahrzeuge. Das Unternehmen ist global aktiv und vor allem für die beiden großen Automobilmärkte Europa und Nordamerika tätig. In Österreich beschäftigt Magna Steyr rund 8000 der weltweit 11 000 Mitarbeiter. Am Standort im österreichischen Graz-Thondorf sind 6200 Mitarbeiter tätig. Hier forschen 1200 Ingenieure und Techniker.
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