Gleich zwei Systeme, mit denen sich Serviceleistungen online anfordern lassen, wurden kürzlich in Berlin auf der IT-Fachmesse Login vorgestellt. Sie erleichtern Unternehmen das Facility Management, das auch die Instandhaltung umfassen kann.
Mit der Internet-Standardsoftware FM-Service-Portal der Essener Agiplan Technosoft GmbH lassen sich Dienstleistungen per World Wide Web oder Intranet anfordern und abwickeln. „Die Nutzer können die Software selbst anpassen und benötigen dazu keine Hilfe von außen“, sagte Dipl.-Ing. Rüdiger Burkat, Sprecher der Geschäftsführung, bei der Präsentation der Software in Berlin. Das entspricht seiner Vorstellung einer echten Standardsoftware.
Der Einsatz von FM-Service-Portal lohnt sich laut Burkat schon, „wenn damit eine Fläche von mehr als 4000 m² verwaltet wird“. Denkbar ist auch der Einsatz als Kommunikationsmittel zwischen Anlagenbedienern und der Instandhaltungsabteilung. Denn über die Karteikarten-ähnlich aufgebaute Homepage können Gebäude- oder Anlagennutzer Störungsmeldungen absetzen und ihnen eine Priorität zuweisen. Diese Meldungen laufen bei einem Mitarbeiter auf, der doppelte Nachrichten beseitigt und aus Sicht des Unternehmens entscheidet, welche Störungen zuerst behoben werden müssen. Er leitet die Aufträge an hauseigene oder externe Dienstleister weiter, die ebenfalls an das System angeschlossen sein können. Haben sie den Auftrag erledigt, vermerken sie dies im System, über das sich auch das Abrechnen realisieren lässt.
FM-Service-Portal kann auch so konfiguriert werden, dass die Nutzer einen Umzugsservice veranlassen, Besucher anmelden oder jede sonst denkbare Dienstleistung über die Reinigung bis hin zum Bestellen eines Autos veranlassen können.
So weitreichend sind auch die Einsatzmöglichkeiten des Intranet-Service-Informationssystems Isis, das die DCS Ingenieurgesellschaft mbH aus Kleinostheim auf der Login vorstellte. Es soll alle Unternehmensprozesse unterstüzen, die nicht zum Kerngeschäft gehören. „Wir gehen davon aus, dass sich mit Isis vor allem die abteilungsübergreifende Kooperation verbessern lässt“, sagt Geschäftsführer Nicolas Leiser. „Sie müssen nicht mehr lange überlegen, wer für die kaputte Schranke an der Einfahrt zuständig ist, sondern loggen sich einfach in das System ein und setzen die Meldung ab.“
Auch über Isis können Mitarbeiter entsprechend ihrer Berechtigung Material bestellen oder Dienstleistungen anfordern. Sobald sie sich einloggen, enthält das Anforderungsformular bereits ihre Personaldaten. Sobald es ausgefüllt ist, wird es an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Der entscheidet, ob die Leistung extern oder intern vergeben wird und beauftragt die entsprechenden Stellen. Isis verbucht die Aufträge und weist sie den jeweiligen Kostenstellen zu.
Richtig gepflegt informiert das Isis-Urlaubs- und Abwesenheitsmodul beispielsweise darüber, wer gerade außer Haus ist und wer denjenigen vertritt. An ihn leitet die Telefonzentrale direkt alle Anrufe weiter. Das Gleiche geschieht mit Post und E-Mail. Aus den Angaben lässt sich zudem ableiten, welche Büros zur Zeit nicht geputzt oder geheizt werden müssen. Das ist abgesehen von der deutlich besseren Transparenz im Unternehmen ein Grund dafür, warum sich mit derartigen Informationssystemen auch Geld sparen lässt. mc
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