Um Dokumente effizienter verwalten und Rechnungen elektronisch verschicken zu können, strukturierte der Bürstenhersteller Mink seine IT-Landschaft um. Das komplette Dokumentenmanagement und den Rechnungsverkehr haben die Göppinger automatisiert.
Martina Wolf ist Fachjournalistin in Stuttgart
Seit Ende 2003 hat der Bürstenspezialist Mink eine Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) im Einsatz. Im letzten Jahr fiel zudem die Entscheidung für eine Faxlösung, mit der Rechnungen elektronisch versendet werden können. Den Auftrag für die IT-Umstrukturierung erhielt der IBM Advanced Business Partner Eviatec Systems AG aus Ludwigsburg. Daniel Zimmermann, Leiter Controlling bei Mink-Bürsten, hat das Projekt von Anfang an geleitet. „Gerade im Mittelstand verfügt Eviatec über gute Referenzen“, begründet Zimmermann die Wahl. Das Konzept der IT-Spezialisten sah vor, das komplette Dokumentenmanagement und den Rechnungsverkehr über eine automatisierte Lösung abzuwickeln.
Der Startschuss für die IT-Umstrukturierung fiel im Oktober 2003. In einem ersten Schritt implementierte Eviatec das DMS-Paket ELO-Professional. Hinzu kam ein Software-System für die Übernahme aller kaufmännischen Belege aus dem ERP-System und für die Archivierung von technischen Zeichnungen. Mit der DMS-, Archiv- und Workflow-Lösung lassen sich große Datenmengen und Dokumente wie Rechnungen, Verträge, Manuskripte oder Briefe aus unterschiedlichen Applikationen verwalten und archivieren.
Das ELO-System basiert auf einem eigenständigen Microsoft-SQL-Server. Dank eines Web-Moduls kann der Anwender standort- und plattformunabhängig über das Internet auf die Daten zugreifen. Die Lösung besitzt eine Client-Server-Architektur und eignet sich damit auch für große Benutzerzahlen mit hohem Datenaufkommen. Bei Mink-Bürsten kommt das System an rund fünfzig Arbeitsplätzen als elektronisches Archivsystem zum Einsatz.
Im April 2004 entschloss sich das Unternehmen, seine Rechnungen künftig per Fax zu verschicken – inklusive qualifizierter, elektronischer Signatur. Denn laut Bundesfinanzministerium müssen per Fax verschickte Rechnungen eine entsprechende, digitale Signatur haben, damit der Kunde den Vorsteuerabzug der Rechnung geltend machen kann. Nachdem Mink-Bürsten seine Kunden über die neue Versandart informiert hatte, startete das Pilotprojekt. Das Unternehmen verschickte alle Rechnungen per Fax an seine Niederlassungen in ganz Europa. Seit August 2004 gehen die elektronischen Rechnungen an die Kundschaft in aller Welt.
„Für den elektronischen Versand der Rechnungen über einen Faxserver haben wir den Officemaster Sign der Ferrari Electronic AG implementiert“, sagt Till Schenk, Senior Consultant bei Eviatec. „Mit dem System kann jeder Mitarbeiter direkt von seinem Arbeitsplatz aus Dokumente wie Angebote und Rechnungen sofort elektronisch versenden.“ Faxen ist damit genauso einfach wie der Versand von E-Mails: Per Tastendruck geht die Rechnung an den Kunden, schnell und ohne Medienbrüche. Die nahtlose Integration in das Mailsystem des Unternehmens bindet den ein- und ausgehenden Faxverkehr vollständig in das Warenwirtschaftssystem von Mink-Bürsten ein.
Für den Faxversand werden die aus dem Warenwirtschaftssystem erzeugten Rechnungen um einen zweidimensionalen Barcode, ähnlich dem bekannten Strichcode, ergänzt. In diesem Barcode sind die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben der Rechnung komplett gespeichert. Für eine qualifizierte elektronische Signatur der Rechnungen sorgt die bereits im Officemaster integrierte Lösung Digiseal der Berliner Firma Secrypt GmbH. Digiseal ist die erste qualifizierte elektronische Signatur, die der Bundesrichtlinie voll entspricht. Die Signatur dokumentiert dabei die Identität des Unterzeichners und die Unversehrtheit des Rechnungsinhaltes. Eine unbemerkte Manipulation ist damit unmöglich. Mit der Technik lassen sich somit große Mengen elektronisch erzeugter Rechnungen automatisiert signieren und rechtssicher per Fax übermitteln.
Die elektronische Signatur wird dabei direkt auf einer Signaturchipkarte erzeugt, die von der Zertifizierungsstelle D-Trust, einer Tochter der Bundesdruckerei, speziell für den Faxversand angeboten wird. Der Empfänger kann die per Fax übermittelten Rechnungen und den Absender jederzeit mit einer kostenlosen Prüfsoftware verifizieren.
„Einen Zusatznutzen bieten wir mit dem automatischen Versenden von Versandavis“, sagt Daniel Zimmermann. Der Kunde ist somit sofort über die Auslieferung informiert und kann alle Vorbereitungen für die weitere Verwendung der Produkte treffen. Telefonisches Nachfragen wegen der Aus- oder Anlieferung entfällt. Bei Zustellung mit einem Paketdienst besteht die Möglichkeit, die Sendung über das Internet zu verfolgen (Online-Tracking).
Vor der Einführung der neuen Lösung sind bei Mink pro Rechnung durchschnittlich Kosten bis zu 2 Euro angefallen. Diese setzten sich zusammen aus Ausdruck, Kuvertierung, Porto, Arbeitszeit und der manuellen Ablage in Ordnern. „Bei 150 Rechnungen am Tag kommt da schnell eine ordentliche Summe zusammen, von der höheren Fehlerquote durch den Medienbruch ganz zu schweigen“, versichert Daniel Zimmermann. Mit dem Rechnungsversand kann der Bürstenhersteller nicht nur zeitnah reagieren und Medienbrüche vermeiden, sondern auch Kosten einsparen. Pro Rechnung sind das 65 Cent durchschnittliches Rechnungsporto. Bei einem Volumen von rund 3500 Rechnungen im Monat macht das eine Summe von 3250 Euro. „Wir gehen davon aus, dass sich die Investition innerhalb von zehn Monaten rechnet“, so Zimmermann.
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