Rechtlich auf der sicheren Seite

Rechtsanwalt Manfred Wagner, Saarbrücken

Elektronische Rechnungen bieten viele Vorteile. Sie werden einfach erstellt sowie verschickt und ebenso einfach und schnell in der Buchhaltung erfasst. Papier- und Archivierungsaufwand werden reduziert und damit Kosten gespart.

Da aus diesen Gründen bereits in der Vergangenheit immer mehr Unternehmer von der Möglichkeit der elektronischen Rechnung Gebrauch gemacht haben, hat der Ministerrat der Europäischen Union (EU) zur entsprechenden Erleichterung des Handelsverkehrs bereits am 13. Juli 2010 eine Änderung der Mehrwertsteuerrichtlinie beschlossen, um die Gebrauchsmöglichkeiten der elektronischen Rechnung im Handelsverkehr wie folgt zu erleichtern:

„Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung, die Unversehrtheit des Inhalts und ihre Lesbarkeit müssen unabhängig davon, ob sie auf Papier oder elektronisch vorliegt, vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Dauer der Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet werden. Jeder Steuerpflichtige legt fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet werden können. Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen einer Rechnung und einer Lieferung oder Dienstleistung schaffen können.“

Der nationale Gesetzgeber hat diese Vorgabe bereits im Steuervereinfachungsgesetz 2011 aufgegriffen und § 14 Abs. 1 UStG nahezu wortgleich geändert. Nach dem Gesetz vom 1. November 2011 ist bereits für alle Umsätze ab dem 1. Juli 2011 keine qualifizierte elektronische Signatur mehr erforderlich. Alle elektronischen Rechnungen, die per E-Mail und als PDF- oder Textdatei übermittelt werden, berechtigen damit ohne weiteres zum Vorsteuerabzug.

Die betroffenen Unternehmer müssen lediglich auch weiterhin die Echtheit der Herkunft beziehungsweise des Inhalts einer Rechnung gewährleisten und hierzu nach dem Willen des Gesetzgebers ein „innerbetriebliches Kontrollverfahren“ schaffen, also einen prüffähigen Bezug zwischen Rechnung und dazugehöriger Lieferung herstellen.

Die Nutzung der elektronischen Rechnung hat viele Vorteile, birgt aber auch viele Gefahren. Wie man rechtlich auf der sicheren Seite ist, erläutert ein Leitfaden des Bundesverbandes Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medienübersichtlich e.V. (Bitkom) in zehn einfachen Merksätzen. •