Regelmäßiger Check sichert die Zukunft

Dipl.-Wirt.-Ing. Henrik Eyer und Dipl.-Ing. Dipl.-Wirt.-Ing. Hardy Schürfeld sind Geschäftsführende Gesellschafter der Kölner Unternehmensberatung Escon und beraten Unternehmen in Fragen der Produktion und Logistik

Unternehmen müssen sich permanent Rahmenbedingungen anpassen: Fällt es im Boom schwer, Liefertermine einzuhalten, so rückt in der Rezession der Kostendruck in den Vordergrund. Häufig stecken die Mitarbeiter so sehr im Tagesgeschäft, dass für eine methodische Analyse und Weiterentwicklung der internen Prozesse keine Zeit bleibt. Zudem mangelt es oft an passenden Instrumenten, um die Probleme zu identifizieren und zu lösen. Eine systematische betriebliche Schwachstellenanalyse kann helfen.

Zunächst muss der Untersuchungsbereich eingegrenzt werden. Angemessen ist eine Betrachtung kompletter Prozessketten, um nicht abteilungsspezifische Teiloptima zu schaffen, die in ihrer Summe nicht zum Gesamtoptimum führen. Aber auch Mischformen zwischen abteilungs- und funktionsbezogener Sicht können sinnvoll sein. So wurden beispielsweise bei einem mittelständischen Elektronikproduzenten folgende Bereiche im Rahmen der Schwachstellenanalyse betrachtet:

– Qualität

– Materialwirtschaft

– Materialfluss

– Technik

– Kosten

– Produktivität

– Qualifikation

– Prozesse

– Einkauf

– EDV

Nun ist es nicht damit getan, Bereiche zu definieren. Viel aufwendiger ist die Spezifikation, anhand derer die Schwachstellen im Unternehmen ausgemacht werden können. Zur Bewertung eignen sich insbesondere diverse Kennzahlen, weil sie eine hohe Objektivität sicherstellen. In Verbindung mit Benchmarks und unter Be-rücksichtigung unternehmensindividueller Besonderheiten kann so eine transparente Basis geschaffen werden. Einmal aufgenommene Daten dienen dann als Messlatte für zukünftig zu erzielende Verbesserungen.

Der im Materialfluss-Überblick dargestellte Ausschnitt einer solchen Benchmark-Checkliste (Abbildung rechte Seite unten) zeigt, dass auch qualitative Kriterien in die Bewertung einfließen können; sie müssen jedoch mittels eines Scoring-Modells mit eindeutigen Werten belegt werden. Die Einzelwerte werden anschließend mit Gewichtungsfaktoren zu einem Gesamtergebnis aggregiert. Bei der Bewertung spiegelt der Wert 0 den Branchendurchschnitt dar, die maximal erreichbare Punktzahl liegt bei +2, die niedrigste bei -2. Die Ergebnisse für die jeweiligen Kriterien werden dann grafisch dargestellt. Dadurch werden Schwachstellen auf den ersten Blick ersichtlich. Und das Profil bietet Hilfe bei der Priorisierung von Maßnahmen, indem mit den Punkten angefangen wird, welche die schlechteste Bewertung erfahren haben. Im konkreten Fall stellte der Materialfluss das dringendste Problem dar: ungeklärte Materialübergabestellen, hohe Umlaufbestände, lange Durchlaufzeiten. Weitere Analysemethoden ermitteln dann die Ursachen.

Ein einfaches und schnelles Mittel ist das so genannte Fischgrät-Diagramm. Ursprünglich als Instrument zum Abstellen von Qualitätsproblemen gedacht, können hiermit generell Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge untersucht werden. Der Erfinder der Methode sah die kritischen Erfolgsfaktoren in den Elementen Mensch, Maschine, Material, Methode. Davon ausgehend, können diese Einflussfaktoren weiter spezifiziert und das Problem genau definiert werden.

Im Rahmen einer Prozessanalyse werden Tätigkeiten in ihre Einzelschritte unterteilt und dokumentiert. Durch die Aufsplittung in kleine Tätigkeitsblöcke werden insbesondere Schnittstellenprobleme deutlich.

Eine weitere Möglichkeit, um Produktivitätspotenziale zu identifizieren, stellt die Aufgabenstrukturanalyse dar. Hierbei stehen die Arbeiten eines Stelleninhabers im Vordergrund. Ziel ist, Überschneidungen in den Tätigkeiten der beteiligten Mitarbeiter herauszufiltern. Weiter zeigt sich hier, ob die betrieblichen Funktionen von jedem einzelnen Mitarbeiter gemäß seinem Aufgabengebiet übernommen werden. Insbesondere bei mittelständischen Betrieben tritt das Problem extremer Aufgabenkonzentration auf. Ab einer gewissen Größe überfordert diese allerdings die Mitarbeiter. Dringende, wertschöpfende Tätigkeiten bleiben liegen. Diese organisatorischen Schwachstellen werden durch die Untersuchung aufgedeckt.

Somit ist also der Prozess der Schwachstellenanalyse in sich geschlossen. Die Hilfsmittel – Checklisten, Kennzahlen und Benchmarks – dienen zur ersten groben Aufnahme und Bewertung des Ist-Zustands. Das Stärken-Schwächen-Diagramm stellt die Ergebnisse anschaulich dar, und die anschließende Untersuchung der Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge, der Prozesse und Aufgaben identifiziert die Gründe für auftretende Probleme und führt zielgerichtet zur Ableitung geeigneter Maßnahmen.

Im Fall des Elektronikfertigers stand die Umsetzung einer komplett neuen Produktionslogistik im Mittelpunkt. Wurde bislang in klassischer Werkstattfertigung produziert, so haben Investitionen in neue Anlagen zu einer Fließfertigung geführt. Darüber hinaus wurden die Mitarbeiter intensiv geschult, Kommissionierstrategien und Arbeitsinhalte verändert. Diese Maßnahme reduzierte die Nacharbeits- und Ausschussquote drastisch und erhöhte die Produktivität in einzelnen Bereichen um bis zu 14 %.

Da es keine Standard-Lösungen für individuelle Probleme gibt, ist es besondes schwer, geeignete Maßnahmen abzuleiten. Im Einzelfall muss entschieden werden, welche Schritte sinnvoll sind, um Ziele zu erreichen.

Ähnlich wie bei einem Fahrzeug sollten sich auch Unternehmen in regelmäßigen Abständen die Frage stellen, ob sie noch „verkehrstüchtig“ sind. Kleine Mängel müssen schnell behoben werden, bevor sie ausufern; große Mängel führen über kurz oder lang zur Stillegung. Ähnlich wie bei einer Tüv-Untersuchung eignen sich für einen solchen Unternehmens-Check systematische Vorgehensweisen, die sicherstellen, dass alle wesentlichen Erfolgsfaktoren schnell geprüft werden. Neben den im Beispiel dargestellten Kriterien können weitere Bereiche oder Prozesse in eine solche Untersuchung integriert werden.

– Wareneingang

– Bauteilvorbereitung

– Kommissionierung

– SMD-Bestückung

– Maschinelle konventionelle Bestückung

– Manuelle konventionelle Bestückung

– Löten

– Nacharbeiten

– Prüfen/Kontrollieren

– Verpacken

– Versand

– Sonstiges

Punktzahl Wert

Kennzahl nicht ermittelbar -2