Obwohl in Deutschland die geschäftliche E-Mail seit 2007 mit dem Handelsbrief gleichgestellt ist, archivieren noch längst nicht alle Unternehmen die elektronische Post revisionssicher. Experten raten in dem Zusammenhang, die Archivierung in ein übergreifendes E-Mail-Management einzubinden.
„Die Aufbewahrung von E-Mails ist und bleibt ein komplexes Thema mit vielen organisatorischen und technischen Aspekten“, sagt Thorsten Brand, Senior Berater bei Zöller & Partner (Halle 5, Stand C41). Dass sich die Unternehmen um die revisionssichere Archivierung ihrer E-Mails kümmern müssen, steht außer Frage: Denn schließlich ist seit einigen Jahren schon die E-Mail mit dem Handelsbrief gleichgestellt.
Damit müssen laut dem VOI – Verband Organisations- und Informationssysteme (Halle 5, Stand D51) viele gesetzliche Grundlagen bezüglich Formerfordernissen oder Aufbewahrungsfristen auch für E-Mails beachtet werden. Der Gesetzgeber macht hier keinen Unterschied zwischen Papierdokumenten und elektronischen Nachrichten. Ein Ausdruck von E-Mails und deren Aufbewahrung in Papierform ist keineswegs praktikabel. Mehr noch, so der VOI: Handelt es sich um qualifiziert signierte oder steuerrelevante E-Mails, muss die Aufbewahrung im Originalformat, also der E-Mail, erfolgen. Die E-Mail und deren Anhang sind in diesen Beispielen Urkunden, Dokumente, Handelsbriefe oder Buchungsunterlagen in Sinne des Gesetzes.
Brand kennt die Bedeutung von E-Mails im Geschäftsleben nur allzu gut: „Die weltweit am weitesten verbreitete Textverarbeitung zur Erstellung aufbewahrungspflichtiger Dokumente sind Mail-Clients. Die Anwender erstellen oder empfangen in ihren Mail-Systemen um ein Vielfaches mehr rechtlich relevante Dokumente als in allen anderen Systemen.“ Die Aufbewahrung werde allerdings stiefmütterlich behandelt. Der Berater konstatiert, dass das Thema Mail-Archivierung derzeit „immer häufiger in den Projekte auftaucht, weil die Revision, die Risk Manager und die externen Wirtschaftsprüfer hier zunehmend ein Risiko sehen“.
Die Archivierung ist für Brand jedoch nur eine Seite der Medaille. Denn die Anwender in der Tagesarbeit drücke vor allem die Lückenhaftigkeit der Akten: „Ohne ein- und ausgehende E-Mails in den elektronischen Akten kann man keine belastbare Auskunft mehr geben. Man weiß, dass es noch viel mehr zu einem Vorgang gibt, aber diese Informationen sind oft in den schwarzen Löchern der E-Mail-Ablagen verschwunden“, so der Berater.
Vor diesem Hintergrund raten viele Experten, denn auch, die E-Mail-Archivierung mit dem Management von E-Mails zu verknüpfen. Was sind genau die Unterschiede zwischen beiden Ansätzen? Saperion (Halle 5, Stand C41) erklärt in einem White Paper: E-Mail-Archivierungslösungen ermöglichen in der Regel einen schnellen und meist kostengünstigen Einstieg. Dafür bieten sie eine Entlastung des Mail-Servers und die Auslagerung auf revisionssichere Medien. Dieses reine Archivierungsthema könne sowohl mit E-Mail-Archivierungslösungen als auch mit E-Mail-Management-Lösungen umgesetzt werden.
Im Gegensatz zu Archivierungslösungen sind E-Mail-Management-Systeme mit integriertem Dokumenten-Management-System (DMS) flexibler, wenn es um den Ausbau des Systems zu einem unternehmensweiten DMS geht. Falls in Zukunft weitere Themen wie ERP-, CRM- oder Portal- Integrationen angegangen werden sollten, biete das DMS in der Regel eine solide Basis für den Systemausbau, zumal solche Schnittstellen häufig bereits im Standard vorhanden sind.
Saperions neue Software ECM E-Mail Lifecycle Management (ELM) setzt hier an: Die E-Mail Archivierung ist die Grundlage Das Journaling protokolliert automatisch den gesamten E-Mail-Verkehr und zeichnet revisionssicher alle internen Zugriffe auf die archivierten E-Mails auf. Durch die Kombination lassen sich Compliance-Vorschriften und gesetzliche Regelungen deutlich einfacher einhalten. Zusätzlich ist die gesamte Kommunikation etwa im Rahmen eines Rechtsstreits und zur Ligitation abrufbar. Das E-Mail Management der Lösung verknüpft schließlich die einzelnen E-Mails mit zugehörigen anderen Dokumenten in einer gemeinsamen elektronischen Akte, beispielsweise einer Kunden- oder Vertragsakte. Damit kann jede E-Mail wie jedes andere Dokument auch in der ECM Suite von Saperion verwaltet, gesucht, gefunden und in automatisierte Geschäftsprozesse eingebunden werden.
Auch andere Hersteller verbinden beide Ansätze miteinander: So bieten die Enterprise Content Management (ECM) Lösungen von ELO Digital Office (Halle 5, Stand C11) ebenfalls die notwendigen Funktionalitäten für ein umfassendes E-Mail-Lifecycle-Management an. Dies umfasst die Möglichkeit zur einfachen E-Mail-Archivierung bis hin zum umfassenden E-Mail-Prozessmanagement. Die E-Mail-Archivierung funktioniert bei den ECM-Suiten über das Modul ELO XC. Der zugrunde liegende service-orientierte Ansatz (SOA) in ELO ermöglicht die Verknüpfung der in E-Mails enthaltenen Informationen mit den bestehenden Geschäftsprozessen inklusive aller Anhänge. Zudem sorgt die Integration mit der qualifizierten Signatur- und Zeitstempel-Komponente für eine hohe Sicherheit und Beweiskraft archivierter E-Mails.
Auch das ECM-System von Windream (Halle 5, Stand A11) unterstützt Unternehmen beim Management umfangreicher E-Mail-Volumen und Postfächer. Sowohl Lotus-Notes- als auch Microsoft-Outlook- beziehungsweise Exchange-Anwender können damit ihre E-Mails sicher verwalten.
Eine weitere Lösung zur Integration von GDPdU-konformen E-Mails in alle ECM-Prozesse bietet CTO Balzuweit (Halle 5, Stand C38) mit Clarc Mailcapture. Inhaltliche Analysen der Mails und deren Anhänge inklusive automatisierter Workflow-Anbindungen sind möglich. Die Anbindung eines E-Mail-Archivs wie etwa von Saperion gehört ebenfalls zum Produktstandard.
Ebenso verfügt Optimal Systems (Halle 5, Stand D31) über ein Portfolio im Bereich E-Mail-Archivierung und E-Mail-Management, das sowohl die gängigen Groupware-Systeme integriert als auch alle Anforderungen bei der Verwaltung von E-Mails abdeckt.
Für die reine Archivierung gibt es von Open Text (Halle 5, Stand C32) die Software-Lösung Archive , in der fast alle Unternehmensinformationen – neben E-Mails also auch Dateien, Social Media-Beiträge, ERP-Dokumente, Multimedia-Inhalte oder Geschäftsprozessartefakte – in einem zentralen Repository vorgehalten werden. Dabei ist es egal, ob die Informationen aus Anwendungen von Open Text oder von Fremdsysteme stammen.
Sabine Koll Journalistin in Böblingen
E-Mail-Management – gewusst wie
Vorträge auf der Messe
Dem Management von E-Mails widmen sich eine Reihe von Vorträgen auf der DMS Expo, aber auch auf der IT & Business sowie der CRM-Expo:
- Insiders Technologies stellt am 24. September auf dem Bitkom-Forum in Halle 5 Lösungen und Konzepte für ein intelligentes E-Mail-Management vor. Am gleichen Tag empfiehlt Wice im Fachforum CRM Direct in Halle 5 „10 goldene Regeln zur Überwindung des E-Mail-Terrors“.
- Am 25. September gibt Inovoolution im Fachforum 5.3 in Halle 5 Tipps für „E-Mail-Management für vitale Geschäftsprozesse“. In der VOI Akademie (Halle 5, Stand D51) stellt Kodak die „Fallabschließende E-Mail-Klassifikation mit intelligenten, selbstoptimierenden und selbstlernenden Verfahren“ vor.
Unsere Whitepaper-Empfehlung
Benutzeridentifizierung und Zugangskontrolle verbessern Sicherheit und Transparenz im Flottenmanagement
Teilen:
