Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse mobil abwickeln, können dabei beachtlichen Nutzen erzielen. Allerdings ist die Vielfalt der angebotenen Lösungen unüberschaubar, die Tücken liegen oft im Detail.
Ute Zimmermann ist freie Journalistin in Wiesbaden-Auringen
Seit Jahren wird den Unternehmen in Aussicht gestellt, dass ihre Anwendungen mobil werden. Suggeriert wird dabei der problemfreie Zugriff auf alle Inhalte des Firmennetzes. In der Realität aber sind Firmen absolut rar, die ihren mobilen Mitarbeitern den Zugang zu Firmendaten bieten und einen Datenabgleich gestatten. Das ist verwunderlich, denn es lassen sich durchgängige digitale Prozessketten nur mit mobilen Lösungen schaffen. In einer vernetzten Welt macht es keinen Sinn, digitale Informationen erst zu Papier zu bringen, sie durch die Gegend zu tragen, um sie schließlich wieder mit hohem Aufwand zu digitalisieren.
Das mobile Büro ist mehr als ein einfacher Fernzugriff auf Geschäftsdaten. Mobile Lösungen müssen auch transportabel sein. Und in der Funktionalität darf es keine Einschränkungen geben. So müssen Kunden- und Bestandsdaten im Vertrieb ebenso abzufragen sein wie Kennziffern und Termine für das Management oder Serviceeinsätze für die Techniker.
Die meisten mobilen CRM- oder ERP-Programme sind nach dem Prinzip des kleinsten gemeinsamen Nenners aufgebaut. Das jeweils einfachste und in hohen Stückzahlen im Markt etablierte Gerät wird unterstützt, beispielsweise ein Windows-PDA. Zudem setzen die meisten ERP-Hersteller auf einfache Online-Lösungen, die eine permanente Verbindung zum Backend voraussetzen. Besteht für einzelne Anwendungen Bedarf an einem Endgerät mit speziellen Funktionen wie etwa einem Barcode-Scan, müssen die Applikationen meist aufwendig umprogrammiert werden.
Mobile Lösungen bieten einen hohen Business-Nutzen. Service-Techniker oder Vertriebsmitarbeiter können zeitnah ihre Routenplanung abrufen und umdisponieren. Dadurch optimieren sich Wege und Kosten. Werden Aufträge vor Ort erfasst, Termine und Ersatzteillieferungen abgestimmt, können Mitarbeiter wesentlich effektiver arbeiten.
Ein Beispiel ist die Sodick Deutschland GmbH. Das Tochterunternehmen eines japanischen Maschinenbauherstellers hat die Mbusiness-Plattform des Mainzer ERP-Herstellers Godesys AG im Einsatz und unterstützt damit seine Servicetechniker. Durch die Nutzung der mobilen Prozesse konnte der Anwender die Debitorenlaufzeit für seine Service-Rechnungen um vier Wochen kürzen. Die gesamte Mobility-Anwendung hat sich dadurch innerhalb von acht Monaten bereits bezahlt gemacht. Eingehende Störmeldungen werden vom Dispatcher den Servicetechnikern zugewiesen. Das ERP-System von Godesys bereitet die Daten auf und schiebt den Einsatzbefehl auf das Smartphone des Technikers. Das Servicepersonal hat vor Ort Zugriff auf alle relevanten Daten wie Lagerbestände oder installierte Gerätekomponenten. Die Rückmeldung von Material, Zeit und Kosten erfolgt noch am Einsatzort und wird an die Zentrale zur Faktura übermittelt. Der Datenabgleich mit dem zentralen System wird über SMS gesteuert.
Der Vorteil mobiler Lösungen basiert auf dem Ansatz, dass Logikbrüche in der Informationsverarbeitung vermieden werden. Dazu ist in der Umsetzung jedoch eine genaue Kenntnis der anfallenden Daten und der einzelnen Prozessschritte notwendig.
So setzt etwa Star Distribution, ein Unternehmen der Daimler-Chrysler-Group, mobile Endgeräte im Kommissionierprozess ein. Aufgrund der örtlichen Begebenheiten müssen die Geräte on- und offline verfügbar sein. Die Windows-CE basierenden Modelle sind mit Barcode-Scannern, GSM und WLAN ausgestattet. In den jeweiligen Lagerbereichen und Aufgabengebieten kommen unterschiedliche Ausbaustufen der Geräte zum Einsatz.
Star Distribution nutzt auch die ERP-Lösung von Godesys. Daher ist für die Integration der Kommissionierprozesse auch die Mbusiness-Plattform des Mainzer Herstellers im Einsatz. Das Mbusiness-Gateway erweitert die zentralen Buchungsfunktionen des ERP-Systems um eine Kommunikationskomponente für die Anbindung der mobilen Mitarbeiter. Unterstützt werden alle Endgeräte, die auf Windows CE oder dem Symbian-Betriebssystem aufsetzen. Über die in der Software enthaltenen Werkzeuge werden Masken, Funktionen und Daten zentral entwickelt, administriert und prozessorientiert zur Verfügung gestellt. Die Anwender werden von der Administration automatisch mit neuen Anwendungen versorgt, wenn sich die Prozessschritte ändern. „Die Umsetzung unserer Prozesse auf mobile Endgeräte hat die Fehlkommissionierungen um mehr als 25 Prozent gesenkt“, versichert Martin Fischer, Manager Logistic IT Solutions bei Star Distribution.
Die Vielfalt der möglichen Endgeräte und der hohe Innovationsgrad sind für Godesys-Chef Godelef Kühl eine Herausforderung, die er als Mittelständler gerne annimmt: „Eine Mbusiness-Plattform muss ihre Flexibilität und Anpassungsfähigkeit täglich neu beweisen. Sie muss die Informationen, die auf verschiedenen Endgeräten verfügbar gemacht werden, nach festen Regeln umsetzen.“ Wenn das nicht funktioniert, so Kühl, kann eine gesamte mobile Anwendung ad absurdum geführt werden.
Einen Ausblick, der über die nächsten zwei, drei Jahre hinausgeht, kann in diesem Markt kaum ein Hersteller geben. Es ist wie in allen Feldern der IT: Nur wenn der konkrete Nutzen eine Amortisation erwarten lässt, lohnt sich die Investition. Gleichwohl sind mobile Anwendungen der Schlüssel zu mehr Prozesseffizienz und Qualität. Der Nutzen stellt sich meist positiver dar, als es die Anwender erwarten. Kurzum: Mobile Prozesse werden schneller wettbewerbsrelevant, als viele sich das vorstellen können.
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