Schon vor dem Event den Fachbesucher kontakten

Während vor ein paar Jahren noch stereotype Einladungen mit den immer gleichen Floskeln: „… besuchen Sie uns in Halle X, Stand Y… wir freuen uns auf Ihren Besuch…!“ hoffnungsvoll auf die Kommunikatons-Einbahnstrasse geschickt wurden, bedienen sich moderne Messemanager digitaler Dialog-Instrumente.

Die Interaktionsmöglichkeiten des Internets bieten dem Aussteller Gelegenheit, Kunden- und Interessentenwünsche vor der Messe kennenzulernen und die bevorstehenden Gespräche inhaltlich, personell und zeitlich auf die jeweiligen Besucherbedürfnisse auszurichten.

Eine E-Mail-Einladung mit anhängendem Fragebogen bietet dem Besucher die Möglichkeit, seine Problemstellung oder sein Interesse anzumelden. Das funktioniert allerdings nur, wenn Datenschutzbestimmungen eingehalten und dem Empfänger seine Vorteile klar kommuniziert werden und das Team dann auch wirklich auf die speziellen Besucherprobleme eingeht. Für den Verkäufer auf dem Messestand erübrigt sich somit die blödsinnige Frage: „…kann ich Ihnen helfen?“, denn er weiss längst, wo den Besucher der Schuh drückt.

Ein anhängender Themen- und Terminplan der Produktpräsentationen, als Anmeldeformular konzipiert, verschafft dem Marketingleiter schnell einen Überblick über die voraussichtliche Frequentierung der einzelnen Themen. Hier können frühzeitig Themen- und Zeitangebot im Vorfeld den Interessen angepasst werden – Vorführungen, bei denen gähnende Leere herrscht werden ebenso vermieden, wie hoffnungslos überbuchte Präsentationen. Darüber hinaus kann das flankierend benötigte Beratungspersonal, welches anschliessend für Fragen der Zuschauer zur Verfügung stehen soll, entsprechend disponiert werden.

Wie oft kommt es noch vor, dass ein Messebesucher just zu dem Zeitpunkt auf dem Stand eintrifft, zu dem der für ihn zuständige Mitarbeiter keinen Standdienst hat. Ein Messeterminkalender mit Links zu den auf der Messe anwesenden Mitarbeitern unter Nennung von Abteilung und Funktion ermöglicht eine persönliche Terminabsprache und baut, vor allem bei potenziellen Kunden, Hemmschwellen ab.

Diese stark personalisierte Einladungsform hat zudem den Vorteil, dass ein Besucher auch wirklich mit dem für sein Problem zuständigen Spezialisten eine Verabredung trifft. Das Feedback aus der Einladungsphase gibt Aufschluss auf die Themen im Markt, zu denen fundierter Informationsbedarf besteht. Und so bietet sich für einen kundenorientierten Aussteller die einmalige Chance, genau jene kompetenten Mitarbeiter mitzunehmen, deren Fachkenntnisse auf der Messe gefragt sein werden.

Beide Seiten profitieren in mehrfacher Hinsicht von dem intensiven Dialog vor der Messe: Gespräche werden verkürzt, weil auf die grundsätzliche Identifizierung und Qualifizierung des Besuchers verzichtet werden kann. Folglich kann der Aussteller die Kontaktfrequenz der Messe erheblich steigern. Auf diese Weise reduziert sich der administrative Aufwand für Terminvereinbarung und -bestätigung. Und die Zusammenführung der individuellen Termine zu einem Gesamt-Terminplan gestaltet sich ebenfalls einfacher und rationeller.

Für den Besucher bedeutet diese Strategie eine unkomplizierte, schnelle und zeitnahe Kommunikation. Je mehr Aussteller nach diesem Prinzip verfahren, desto einfacher gestaltet sich seine Messebesuchsplanung. Hinzu kommt die Möglichkeit, sich über die Internet-Seiten des Veranstalters vorab einen Überblick über das gesamte Messeangebot zu verschaffen und somit seinen Rundgang effizienter und zeitsparender zu planen.

Man spricht heute von One-to-one-Marketing, ziehen aller Register, wenn es darum geht, Kunden und Interessenten individuell zu informieren – nur bei der Messe verfahren viele Aussteller noch nach dem guten alten Gießkannenprinzip: „für jeden Geschmack etwas … man weiss ja nie …“ – vorsichtshalber wird ein ganzer Bauchladen an Produkten mit auf die Messe geschleppt. Das Ergebnis: Mit hohem Aufwand wird die Beteiligung vorbereitet, stolz präsentiert das Unternehmen seine gesammelten Werke, um dann überrascht feststellen zu müssen, dass sich das Besucherinteresse in Grenzen hält. Dieses enttäuschende Ergebnis und die damit verbundene Fehlinvestition sollten der Vergangenheit angehören. Schliesslich bietet der interaktive Dialog mittels Internet auch hierzu handfeste Informationen, die eine derartige Fehlplanung überflüssig machen.

Unternehmen, die bereits die Vorteile der Internet-Kommunikation professionell nutzen, wissen um die Informationsbedürfnisse ihrer Zielgruppen und werden die anstehende Beteiligung strikt an den Kunden-Interessen orientieren. Aus den Protokollen der elektronischen Interaktionen mit den Marktpartnern lernt das Unternehmen sehr präzise die Präferenzen einzelner Zielgruppen kennen. Heute kann ein Auftritt also gezielt auf den Bedarf, die Bedürfnisse und Interessen des Marktes ausgerichtet werden. So mancher Messestand könnte auf diese Weise nicht nur entrümpelt, sondern auch auf ein vernünftiges Maß reduziert werden. Nicht Größe, sondern Inhalte sichern den Erfolg.

Ausstellern, die Internet-Marketing noch nicht so professionell betreiben sei empfohlen, ihre Homepage im Hinblick auf eine bevorstehende Beteiligung zu aktivieren. Wer die Messe- oder Produktthemen in seine Internetseiten integriert oder per E-Mail-Newsletter kommuniziert, erkennt die voraussichtlichen Messerenner schon lange vor der Messe anhand der genutzen Hyperlinks.

Ein Link zum Veranstalter eröffnet dem Aussteller eine zusätzliche Chance, Besucher für seinen Auftritt zu generieren. Viele Messegesellschaften bieten Ausstellern bereits dieses auf Gegenseitigkeit beruhende Kommunikationstool an.

Sind diese Seiten interaktiv gestaltet, schließt sich der Kreis – Angebot und Nachfrage finden auf digitalem Wege zusammen, bevor sie sich Face-to-face auf der Messe kennenlernen. Das Internet wird somit zu einem idealen Akquiseinstrument für Neukontakte.

Während der Messe kann ein Laptop mit Internet-Anschluss die Gespräche des Aussendienstes wirkungsvoll unterstützen. Sei es der direkte Zugriff auf die ins Internet gestellten Detailinformationen zu Produkten, Anwendungsbeispielen oder Teilelisten oder die Darstellung der Abverkaufsunterstützung für den Absatzmittler. Oft können die professionell gestalteten Internet-seiten Argumente ideal ergänzen oder unterstützen.

Die Nachbereitung der Messekontakte wird bei einem dialogorientierten Aussteller bereits unmittelbar nach dem Gespräch beginnen. Die zeitnahe Kontaktbearbeitung bedeutet einen Wettbewerbsvorteil: Denn rund 50 % aller Fachbesucher hört nie wieder etwas vom Aussteller.

Vor der Messe

– Link zur Homepage des Messeveranstalters einrichten

– Messestand ins Netz stellen

– Einladung mit Messeterminplan/Namen/Funktion Standpersonal ins Netz stellen

– Terminbestätigung für angemeldete Besucher per E-mail

– Themen-/Terminplan der Produktpräsentationen während Messe ins Netz stellen

– Anmeldungen zu Präsentationen per E-Mail bestätigen

Während der Messe

– Produktbeschreibungen/ technische Daten aus Homepage auf Laptop des AD’s nutzen oder Internetanschluss zur Unterstützung von Messegesprächen nutzen

– Live-Übertragung vom Messestand per Web-CAM

– Bestätigung der Messevereinbarung nach Messegespräch per E-mail an Besucher schicken

– Tagesergebnis/Messeberichte an Zentrale mailen und parallel zur Messe auswerten

Nach der Messe

– Informationen aus Messegesprächen/Notizen aus Vorträgen als „Fragen und Antworten“ ins Netz stellen

– Highlights aus Messepräsentation als E-Mail-Newsletter verschicken

– Virtuelle Messe interaktiv gestalten, so dass Besucher unmittelbar Anfragen zu Produkten/ Dienstleistungen per E-Mail starten können

Teil 2: Messeauftritt – mit einem CRM-Event werden Kundenwünsche wahr;

erscheint in Ausgabe 13 am 26. 3.

Teil 3: Messetraining – auch Profis brauchen professionelle Hilfe;

erscheint in Ausgabe 14 am 2. 4.

Teil 4: Messebesuche – professionelle Planung spart Zeit und Geld;

erscheint in Ausgabe 15 am 9. 5.