Schwarzes Brett im Intranet mit Infos füllen

Ralf Herzberg ist Produktmanager beim IT-Dienstleister Materna GmbH in Dortmund

Je häufiger sich die Inhalte einer Internet-Lösung ändern und je mehr Mitarbeiter an ihrer Pflege mitwirken, desto dringender sind Unternehmen auf eine Software angewiesen, die Arbeitsabläufe optimiert und effizient unterstützt. Das professionelle Management komplexer Informationen gewinnt daher für den Mittelstand zunehmend an Bedeutung. Ausschlaggebend für den profitablen Einsatz eines Web-basierten Content-Management-Systems (CMS) ist die im Unternehmen zu verarbeitende Informationsmenge, nicht die Unternehmensgröße.

Die Mehrzahl der in den Unternehmen genutzten Internet-Lösungen enthalten eine Anzahl immer wiederkehrender Elemente und Funktionen. Typische Elemente wie Navigation, News, Sitemap oder Suche finden sich in nahezu jedem Web-Auftritt. Der Materna Site Builder (MSB) greift diesen Gedanken auf und enthält daher als „Out-of-the-Box“-Lösung verschiedene vorkonfigurierte Elemente und Module. Bereits enthalten sind etwa Module für die Navigation, Mehrsprachigkeit, verschiedene Dokumenttypen (30 vorgefertigte Typen darunter „Standardartikel“, „News“, „Stellenausschreibungen“ und „Veranstaltungen“) und einen Workflow für die Qualitätssicherung der Inhalte. Weitere CMS-Funktionen sind das vorgefertigte Rollen- und Rechte-Konzept, eine Freitextsuche, eine dynamische Sitemap sowie Layout-Elemente. Das Gesamtpaket wird abgerundet durch Beratungs- und Implementierungsleistungen für die Installation, Konfiguration und die Wartung für das erste Jahr. Die CMS-Lösung basiert dabei auf der Open-Source-Technologie.

Dank der bereits vorkonfigurierten Elemente entfällt der sonst übliche hohe Programmieraufwand für den Aufbau einer professionellen Website. Vor allem die Konzeptions- und Implementierungsphase verkürzen sich. Lediglich die Inhalte müssen noch eingefügt und das System individuell konfiguriert werden. Programmierarbeiten hingegen können gänzlich entfallen. So entsteht in kürzester Zeit ein hochwertiger und qualitätsgesicherter Internet-Auftritt.

Die Pflege und Verwaltung der komplexen und sich häufig ändernden Informationen im Internet ist ebenso vielfältig wie die oftmals individuellen Ansätze zu ihrer Bewältigung – sie alle bergen Optimierungspotenzial. Professionelles Informations- und Content-Management ist manuell nicht zu bewerkstelligen. Bereits die Pflege eines einfachen Online-Auftritts in Form einer statischen HTML-Site erfordert viel Zeit und tiefgreifendes Fachwissen. Ein professionelles Content-Management- System ist daher alles andere als eine Plug & Play-Lösung. Neben den oft hohen Anschaffungskosten fällt in der Regel erheblicher finanzieller Aufwand für Strategie, Konzept, Implementierung und Inbetriebnahme an. Schnell können sechsstellige Summen entstehen. Gerade kleine und mittleren Unternehmen haben Anforderungen, die die „großen Content-Management-Systemen“ nicht optimal erfüllen. Bei der Einführung einer Content-Management-Lösung oder einem anstehenden Relaunch einer Website gibt es daher einige Kernforderungen: Kostenkontrolle, leichte Bedienbarkeit, Integrationsfähigkeit und Flexibilität. Mit der „Out-of-the-Box“-Lösung MSB wurden diese Anforderungen umgesetzt.

Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Arbeit mit dem MSB: Die für die Internet-Pflege zuständigen Mitarbeiter benötigen lediglich ihren Web-Browser. Die intuitive Arbeitsoberfläche ähnelt gewohnten Windows-Oberflächen. Die Redakteure melden sich mit ihrem Login am System an und öffnen die Editormaske. Anschließend kann der Redakteur direkt die Inhalte bearbeiten, die entsprechend des integrierten Rollen- und Rechtekonzeptes für ihn freigeschaltet sind. Ein so genannter Check-in/Check-out-Mechanismus verhindert, dass ein Dokument gleichzeitig von einem anderen Kollegen geändert werden kann. Der Redakteur wählt bei der Eingabe seiner Inhalte aus den vorkonfigurierten Dokumenttypen aus. Diese erleichtern das strukturierte Einstellen von Informationen und führen zu konsistenten Web-Seiten.

Die einmal erfassten Daten sind zentral abgelegt und können an beliebig vielen verschiedenen Stellen im Internet publiziert werden. Dies vermeidet eine redundante Datenhaltung und spart Speicherplatz sowie Redaktionsaufwand. Das Layout der Web-Seiten ist in so genannten Templates (Vorlagen) festgelegt. Nach der Eingabe der Inhalte werden Content und Layout zusammengeführt und im Internet ausgegeben. Damit erfolgt die Redaktion der Inhalte auf dem kürzesten und schnellsten Weg: unmittelbar und direkt dort, wo die Informationen entstehen. Das Einhalten des Corporate Design, die Organisation der Link-Struktur und andere Aufgaben übernimmt das System automatisch.

Unternehmen, die ihren Internet-Auftritt auf Basis eines Web-Content-Management-Systems gestalten, profitieren in mehrfacher Hinsicht. IT-Administrator und Redakteur werden entlastet, Kosten reduziert und es stehen benutzerfreundliche Funktionen zur Verfügung. Vor allem die Redakteure können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und müssen sich nicht in technische Details einarbeiten.