Kaefer Isoliertechnik führt deutsche Personalakten elektronisch, um sie per Klick zugänglich zu machen. Ein komplexes Berechtigungskonzept sorgt für den nötigen Datenschutz.
Man sieht sie nicht auf den ersten Blick, aber spürt sie. Man findet sie in Fabriken, Tunneln und auf Bohrinseln. In Wohnhäusern, Schiffen oder Fußballstadien: Die Arbeit der Kaefer Isoliertechnik GmbH & Co. KG, mit der das Leben, Arbeiten und Produzieren sicherer und komfortabler wird.
Die Monteure des weltweit größten Anbieters sämtlicher Leistungen rund um die Isolierung gegen Wärme, Kälte und Schall arbeiten überall dort, wo ihre Kunden agieren. In Deutschland sind das beispielsweise Werften wie Blohm & Voss in Hamburg, die Industrieanlagen von Bayer in Leverkusen oder Flughäfen wie Fraport in Frankfurt/M.
Trotz ausgeprägt dezentraler Organisation bündelt das Unternehmen in Deutschland sein Personalarchiv in Bremen. Mit dem Umzug in die neue Zentrale führte es die elektronische Personalakte ein. Damit sind Dokumente für berechtigte Nutzer jederzeit und überall zugänglich – und zwar für einen Anwenderkreis, der über die Personalabteilung weit hinausgeht. Insgesamt sind es 95 User.
„Der Datenabruf muss universell, schnell und einfach laufen“, sagt Ralf König, Prokurist und Leiter Service Center & Personal Deutschland bei Kaefer. Dazu realisierte man mit dem Hamburger Dienstleister Alpha Com ein hochkomplexes Berechtigungskonzept. Ziel war es, den Abteilungsleitern und Geschäftsführern einen leichten Zugriff auf die Akten ihrer Mitarbeiter zu ermöglichen.
„Kurz in die Personalabteilung gehen, um die Akte eines Mitarbeiters einzusehen, geht bei uns wegen der vielen Standorte schlicht und ergreifend nicht“, erklärt Ralf König. Den bislang praktizierten Weg per Hauspost, wollte er ablösen. „Ich kenne keinen in der Branche, der eine so flexible Lösung hat wie wir“, meint der Diplom-Psychologe.
Das Unternehmen entwickelte eine Matrix, die den Zugriff eindeutig regelt über sechs Berechtigungsrollen und die Zuordnung von Informationen über Kostenstellen, Buchungs- und Mitarbeiterkreise. Insgesamt ergeben sich an die 190 verschiedene Konstellationen. Damit ist gesichert, dass etwa Führungskräfte nicht auf krankheitsbezogene Daten ihrer Mitarbeiter zugreifen können wie auf Diagnosen im Rahmen von Wiedereingliederungs-Maßnahmen.
Kaefer zog Alpha Com hinzu, weil der Dienstleister mit der vertraulichen Migration von Personakten vertraut ist. „Selbst Sortieren, Scannen und Indexieren hätte zu viel Zeit erfordert und das Projekt erheblich verzögert“, erklärt der Personalleiter. Zudem schlug der Partner ein Dokumenten-Management-System vor, das sich sehr flexibel konfigurieren und intuitiv per Browser bedienen lässt.
Nachdem sämtliche Anforderungen an die Software definiert, Fragen und Hinweise des Betriebsrates in der Betriebsvereinbarung geregelt waren, startete die Testphase. Danach wurde die Anwendung für alle Führungskräfte und Personaler implementiert. „So ein System lebt natürlich und muss permanent optimiert werden,“ erklärt König.
Die realisierte Berechtigungsmatrix zeigt sich äußerst flexibel, um neue Anforderungen umzusetzen. So erhalten externe Berater einen selektiven Zugriff auf ihre Personalakte, wenn sie die Altersversorgung selbst abwickeln. Die jährliche Vereinbarung zur Entgeltumwandlung scannen sie ein und übermitteln die Images an die Personaler. Nach Import und Synchronisation stehen die Dokumente dann in einem speziellen Ordner bereit, den Dienstleister mit ihren persönlichen Zugangsdaten abrufen können.
Den Papierbestand mit über 220 000 Seiten verarbeitete Alpha Com in der Bremer Niederlassung innerhalb von sechs Wochen. Trennblätter mit Barcodes ermöglichten eine automatische Separation und Klassifikation der rund 1600 Personalakten. Jede Scanndatei wurde zur Personalnummer zugeordnet und inhaltlich klassifiziert, nach 84 Dokument-Arten und nach sechs Ober- und 25 Unterkategorien rubriziert.
Wenn Kaefer Personalakten brauchte, die sich gerade beim Dienstleister befanden, ermittelte er die gewünschten Dokumente zeitnah per E-Mail oder Fax. Diesen Auskunftsservice kann der Partner leisten, weil er den aktuellen Bearbeitungs-Status des Vorgangs im eigenen Produktionssteuerungssystem JobManager auf Knopfdruck ermitteln kann. Nach einem finalen Soll-Ist-Abgleich mit der Packliste erhielt der Kunde Tiffs mit Indexdaten im Header sowie Importdateien auf CD. Zudem übergab der Partner Handakten mit gültigen Vertragsdokumenten; die restlichen Dokumente ließ er qualifiziert vernichten.
Im Rückblick auf die Projektumsetzung meint Ralf König: „Das Zusammenwirken unserer Abteilung mit dem IT-Dienstleister war schon anspruchsvoll.“ Besonders Denkansatz und Fachjargon der meisten DMS-Anbieter bereitete ihm Kummer: „Die versteht ein typischer Personaler einfach nicht.“ Die genutzte Technik sei für ihn irrelevant, solange die Sicherheitsanforderungen erfüllt sind. Umso mehr zähle der Anbieter mit seiner Gesamtlösung.
Nach seiner Erfahrung ist die Akzeptanz der Nutzer durchweg hoch, insbesondere wegen der intuitiven Bedienung. So fänden sich auch sporadische Anwender schnell und ohne Schulung zurecht. Damit ging der Plan auf, die Personalakten einem breiteren Kreis berechtigter Personen zugänglich zu machen. „Und ich bin fest davon überzeugt“, so der Diplom-Psychologe, „dass der Datenschutz jetzt besser ist als früher.“
Corinna Scholz Journalistin in Hamburg
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