So effizient wie ein PPS, aber nicht so kompliziert

Klaus-Heinz Schwirtz ist Geschäftsführer des EDV-Büros Schwirz-Grube, Bielefeld

Es gibt zwar umfangreiche Produktions-Planungs-Systeme auf dem Markt, doch viele Unternehmen, vor allem kleinere, wollen gar nicht so einen übermäßigen Aufwand betreiben, um bis zur entgültigen Rechnungsschreibung zu kommen. Speziell für diese Anforderung wurde deshalb eine Softwarelösung entwickelt. Durch ihre einfache Handhabung, ist sie für Firmen mit sechs bis 30 Mitarbeitern geeignet, egal ob auf einem Einzelplatzrechner, oder in einem Netzwerk. Das Ziel war es, eine Software zu bieten, die die Individualität von jedem Angebot oder Auftrag berücksichtigt und trotzdem bereits hinterlegte Kalkulationsdaten hinzuzieht.

So gehört die Verwaltung der Stammdaten von Kunden-, Lieferanten- und Personaldaten zum Standard. Bei den Daten der manuellen oder maschinellen Leistungen, kann jeder selbst wählen, ob er nach Minuten, Metern oder sonstigen Kriterien abrechnen will. Alle Aufschläge zur Grundkalkulation legt der Nutzer in den Vorgabedaten an. Bei der Erfassung eines Angebotes oder Auftrages werden die kalkulatorischen Aufschläge automatisch vorgeschlagen.

Die Angebots- oder Auftragserstellung liefert schon bei der Erfassung der Sollmengen und -zeiten einen sofortigen Überblick, ob die Kalkulation einen Ertrag bringt, oder nicht. Viele Kunden verweisen grundsätzlich auf Ihre spezifischen Standardvorgaben. Diese können für jeden Kunden individuell hinterlegt und gezielt einem Auftrag zugeordnet werden. Die Aufträge werden im System in einzelnen Arbeitsteilbereichen wie zum Beispiel Werkzeugform, Vorrichtung oder Erodieren erfasst. Der Vorteil liegt darin, daß jedem Arbeitsteilbereich bereits in den Stammdaten die Grundmaterialien und -leistungen zugeordnet werden, so dass das Anlegen eines Angebotes oder eines Auftrages sehr schnell geht. Ein im Hintergrund geführtes Terminierungssystem läßt jederzeit einen Überblick der offenen Aufträge nach Fortschritt zu. Das Schreiben der Lieferscheine und Auftragsbestätigungen, ob als Einzel- oder Sammelbeleg, ist im System ebenso enthalten, wie eine automatische Rechnungsstellung.

Der Anwender hat die Möglichkeit bei jedem Kunden individuell einzustellen, ob täglich, wöchentlich oder monatlich mit ihm abgerechnet werden soll. Der Auftragssachbearbeiter kann jeden Auftrag im Gesamten zur Rechnungsstellung frei geben, oder auch jeden Arbeitsteilbereich einzeln. Durch ein einfaches Anklicken erstellt das System alle „täglichen“ Rechnungen automatisch. Das Gleiche macht man freitags mit „wöchentlichen“ und am 31. des jeweiligen Monats mit „monatlichen“ Rechnungen. Da es sich um ein komplettes Abrechnungssystem handelt, gehört auch das Zahlungswesen dazu. Bei der Erfassung der Zahlungseingänge zeigt das System sofort an, ob der Kunde fristgerecht bezahlt oder zuviel Skonto abgezogen hat. Wird eine Zahlung nur als Teilzahlung akzeptiert, erscheint der Rest weiterhin in der offene-Posten-Liste, genauso wie die restlichen offenen Rechnungen.

Alle Eingangsrechnungen, die im System erfasst werden, sind durch Auswahl nach Name, Belegdatum oder ähnlichem, jederzeit im Überblick. Auch hier ist die Übersicht der Offenen Posten jederzeit gegeben. Zahlungsausgangstermine werden zwar vorgeschlagen, den Zahlungsmodus bestimmt jedoch der Anwender selbst. Das Kassenbuch ermöglicht die Verwaltung aller Barzahlungsbelege.

Die monatliche Kassenbuchlistung entspricht wie alle anderen Listungen den rechtlichen Bestimmungen. Für den Datenaustausch mit dem Steuerberater gibt es eine Datev-Schnittstelle.

Einen wichtigen Punkt stellt in diesem Programmsystem die Zeiterfassung dar. Das zusätzliche Barcodesystem erleichtert die Erfassung der Zeiten ganz erheblich. Da die Zeitdaten auch manuell in das System einzutragen sind, muß die automatische Zeiterfassung nicht unbedingt eingesetzt werden. Doch der Vorteil liegt klar auf der Hand. Durch das einfache Scannen über einen mitgedruckten Barcode, werden im selben Moment der Erfassung die erbrachten Leistungszeiten in der Datenbank hinterlegt. Damit stehen die Daten in vielerlei Hinsicht zur Verfügung. Bei der Nachkalkulation werden die Leistungskosten beispielsweise dem Auftrag automatisch sofort zugeordnet. Es besteht im gleichen Augenblick eine Übersicht, wer die Leistungen erbracht hat und welche Kosten bis dahin aufgelaufen sind. Gleichzeitig stehen diese Daten für die verschiedensten Statistiken zur Verfügung, wie zum Beispiel einer genauen Übersicht der Arbeitszeitauslastung des gesamten Betriebes, als auch der einzelnen Mitarbeiter. Da auch gleichzeitig die Kommt-/Geht-Zeiten erfasst werden, sind am Monatsende zusätzlich die genauen Arbeitszeiten der Mitarbeiter komplett berechnet. Ob bei der Nachkalkulation oder der Lohnzeitenberechnung, das System liefert alle Daten im gleichen Moment der Erfassung. Es registriert nicht nur die Kommt- und Geht-Zeiten der Mitarbeiter, sondern erfasst alle Auftragsdaten und aktualisiert sie fast sekundengenau im Terminfenster. So ist jederzeit die Verfügbarkeit aller Mitarbeiter zu ersehen und festzustellen, an welchen Aufträgen oder Arbeitsteilbereichen sie zu jedem Zeitpunkt arbeiten.

Das zu dem System etliche Datenauswertungen gehören, sei nur am Rande erwähnt. Sollten irgendwelche Möglichkeiten fehlen, werden sie garantiert innerhalb kürzester Zeit nachgereicht. Über Passworte wird eingestellt, welcher Mitarbeiter im System Zugang zu welchen Daten bekommt. Dazu können unter anderem Kundenverwaltung, Termine, Aufträge oder Umsätze zählen. Ohne Windows läuft heute kaum etwas, denn dafür sind die Nutzungsmöglichkeiten zu vielseitig. Angebote, Auftragsbestätigungen oder Warenbestellungen direkt aus dem Rechner faxen, ist einer der Vorteile. Da die Software als Einzelplatzsystem und im Netzwerk läuft, ist sie sehr flexibel einsetzbar.

Auf einen Punkt sei zum Schluß noch hingewiesen, dem „Service aus der Ferne“. Obwohl 98 % aller Fragen dem Kunden über eine Hotline beantwortet werden können, ist in einigen Fällen eine direkte Hilfe nötig. Auf ausdrücklichen Wunsch des Kunden kommt die Fernbedienungssoftware zum Einsatz: Hat der Kunde ein Problem, kann ihm über ISDN-Karte sofort an seinem Rechner geholfen werden.