Eine sinnvoll organisierte Dokumentenablage spart Zeit und Raum. Clevere Möbelmodule helfen dabei eben so wie elektronische Ablagesysteme.
Im Schnitt gehen 10 bis 15 % der Büroarbeitszeit mit dem Suchen nach Unterlagen verloren. Das jedenfalls teilen Fachleute aus dem Bereich Büroorganisation der Gruibinger Moll System- und Funktionsmöbel GmbH mit. Doch nicht nur Zeit, auch Raum lässt sich mit Hilfe cleverer Archivsysteme sparen. So nutzen Ordner in einer runden Säule den Raum effizienter als in einem Regal. Weil zunehmend neben Ordnern und Hängeregistern auch CDs und DVDs aufbewahrt werden müssen, hat Moll die Archivsäule Rotafile entwickelt. Das modulare System – es ist in zwei verschiedenen Größen erhältlich – wächst mit dem Bedarf. Auf einer Etage mit 80 cm Durchmesser kann der Nutzer bis zu 24 Ordner unterbringen, die 93-cm-Variante fasst bis zu 32 Ordner. Mit entsprechendem Zubehör passen alternativ 120 Stehhefter, 240 Hängemappen oder 200 CDs auf eine Etage. Die Säulen lassen sich auf bis zu sieben Etagen ausbauen. Raum sparende und abschließbare Querrollläden schützen sensible Unterlagen vor Staub und unbefugtem Zugriff. Wichtig ist jedoch nicht nur das Archivsystem an sich, sondern auch dessen sinnvolle Anordnung rund um den Schreibtisch, so dass wichtige Unterlagen schnell zugänglich, andere vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
Bis zu 80 % des Platzbedarfs für die Ablage im Büro will die Sanyo GmbH ihren Kunden sparen. Dazu bietet der Geschäftsbereich Büro Electronic der Münchener das elektronische Ablagesystem Worklift an. Die Idee: Nur dort, wo dies vorgeschrieben ist, sollen Originaldokumente aufbewahrt werden. Alles andere wird digital abgelegt. Die Dokumente sollen in den virtuellen Aktenschränken des elektronischen Ablagesystems jederzeit leicht zu finden sein. Zugriff haben ausschließlich autorisierte Personen. Worklift entwickelt sich laut Anbieter mit dem Unternehmen weiter, und auf bereits bestehende Archive und Klassifizierungen kann der Nutzer auch nach verschiedenen Migrationsschritten schnell zugreifen. Die Software verwaltet zudem Platz- und Ordnungsinformationen, damit Originale bei Bedarf mit einem Griff zur Hand sind.
Trotz elektronischer Ablagesysteme sind die meisten Betriebe vom papierlosen Büro weiter entfernt denn je. Der Papierverbrauch ist laut Möbelhersteller Moll seit 1990 um fast ein Drittel gestiegen. hw
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