Sondermaschinenbauer Groninger löste seine Alt-IT wegen mangelnder Funktionalität ab. Die Nachfolge hat eine ERP-Komplettlösung angetreten, die nach allen Seiten offen ist.
Mit der rasanten Entwicklung der in Crailsheim 1980 gegründeten Groninger GmbH & Co. KG konnte das eingesetzte EDV-System hinsichtlich Performance und Integration nicht mehr Schritt halten.
Der Sondermaschinenbauer beschäftigt am Stammsitz in Hauptverwaltung, Zentraleinkauf und Vertrieb sowie Produktion und Montage über 400 Mitarbeiter. Weitere 100 Kollegen planen und fertigen im Tochterunternehmen in Schnelldorf Verarbeitungsmaschinen und Anlagen. Außerdem besteht nahe New York eine US-Niederlassung für industrielle Dienstleistungen, After-Sales-Services, Beratung und Verkauf.
Die Alt-IT bot beispielsweise keine Vertriebsmodule, der Vertrieb ließ sich nicht ohne weiteres in automatisierte Betriebsabläufe einbinden. So entschloss sich die Geschäftsleitung von Groninger, auf eine moderne und zukunftssichere ERP-Komplettlösung zu wechseln. Die kritische Auswahl des neuen Systems wurde einem 12-köpfigen Projektteam aus Key Usern aller relevanten Abteilungen übertragen. Zusätzlich zog der Sondermaschinenbauer das Stuttgarter Fraunhofer Institut IAO als externen Berater hinzu. Die gemeinsam definierten Geschäftsprozesse bildeten die Basis für ein Pflichtenheft mit den Anforderungen an das neue ERP-Programm.
Nach ausführlichen Präsentationen und intensiven Testläufen entschied sich ein Gremium aus Geschäfts- und Betriebsleitung schließlich für die ERP-Standardlösung Psipenta.com der Berliner PSI-Tochter Psipenta. Laut Projektleiter Rolf Hasenkopf „passte die Lösung zum Pflichtenheft. Sowohl die technologische Philosophie des Produkts als auch die Kooperation mit den Beratungsingenieuren habe den Vorstellungen entsprochen. Hasenkopf: „Funktional überzeugten vor allem die Multisitefähigkeit, die variable Auswärtsvergabe von Arbeitsgängen und das Änderungsmanagement. Damit können wir auch noch spät im Produktionsprozess Änderungswünsche unserer Kunden realisieren.“
Zwei Monate vor dem Echtstart des Systems begann für 200 Mitarbeiter aus beiden Groninger-Werken die Schulung, die sich mit eigens erstellten Unterlagen an den jeweiligen Geschäftsprozessen orientierte. Abgesehen von kleinen Problemen beim Eingewöhnen war das System bereits zwei Wochen nach dem Onlinestart im Januar 2004 voll produktiv und von den Nutzern akzeptiert. „Vom Projektbeginn bis heute standen uns kompetente Ansprechpartner zur Verfügung. Das erleichterte die Umstellung erheblich“, erinnert sich Projektleiter Hasenkopf. Derzeit arbeiten in dem hochautomatisierten Unternehmen 270 Anwender ohne Unterstützung des Systemhauses mit Psipenta.com.
Vorteilhaft bei der Standardsoftwarelösung ist auch das problemlose Anbinden und Integrieren externer Anwendungen wie das integrierte Engineering-Data-Management-System. Die EDM-Lösung stellt bei der Artikelnummernvergabe als führendes System die Nummern online ohne weitere Zwischenschritte allen Anwendern zur Verfügung.
Gemeinsam mit der neuen ERP-Komplettlösung führte der Sondermaschinenbauer auch ein Programm für die Kundenbeziehungspflege ein. Wird in dieser CRM-Software ein neuer Kunde angelegt, erhält Psipenta.com über eine VBA-Integration (Visual Basic for Applications) sofort sämtliche Daten. Dadurch ist für die gesamte EDV-Landschaft von Groninger immer eine Synchronisation aller Daten gewährleistet. Damit stehen sie auch unmittelbar in allen Anwendungen zur Verfügung, beispielsweise Daten aus dem externen Projektmanagement wie Rückmeldungen und Kalkulationswerte.
Dies optimiert auch Abläufe in Auftragsplanung und Distribution. Stellte das Altsystem eingelastete Aufträge erst in einem Nachtlauf den entsprechenden Abteilungen zur Verfügung, sind auftragsabhängige Bedarfe jetzt sofort zu sehen. Und, im Gegensatz zu früher, ohne einen Tag Verzug, können Arbeitspläne und Bestellungen unmittelbar nach Auftragseingang generiert werden. Multisite, also die Integration externer Programme, der Komfort der verlängerten Werkbank und die Daten-Synchronisation sind für Projektleiter Rolf Hasenkopf ein wichtiger Fortschritt: „Die Flexibilität unseres ERP-Programms lässt uns spezifisch und schnell auf aktuelle Markt- und Kundenanforderungen reagieren. Unsere Leistungskapazität hat sich deutlich gesteigert.“ Darum steht auch demnächst die Migration auf die Psipenta-Version 7.03 auf dem Programm.
Volker Vorburg Fachjournalist in Stuttgart
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