Standards für Zulieferer

Über eine Online-Plattform will die Beru AG in Zukunft mit allen strategischen Lieferanten kommunizieren. „Eine Portalstrategie kann nur erfolgreich sein, wenn man auf eine Standard-Plattform setzt“, erklärt André Rothfuß, der als Vice President die Informationstechnologie und Organisation bei dem Ludwigsburger Automobilzulieferer verantwortlich zeichnet. „Muss man eine Vielzahl von Portalen bedienen, lassen sich weder effiziente Prozesse gestalten noch Synergien und Lerneffekte realisieren“.

Dabei geht es nicht nur um die Standardisierung der Portalstrategie in einem Unternehmen, sondern in der gesamten Automobilindustrie. Rothfuß ist davon überzeugt, dass „von der Etablierung einer Standard-Prozessplattform sowohl die einkaufenden Unternehmen als auch die Lieferanten profitieren würden“. Nicht nur die Kosten für Einführung und Schulung, sondern die gesamten Investitionskosten der Kooperation würden dadurch erheblich sinken.

Die ersten Überlegungen zum Aufbau eines Portals datieren bei Beru aus dem Jahr 2000. Damals begann der Konzern, die Möglichkeiten eines umfassenden Portals zu evaluieren, das alle lieferantenbezogenen Prozesse bündelt und standardisiert. Den Schwerpunkt der Strategie bildeten die Kernprozesse des Supply Chain Managements. Gleichzeitig sollte das Portal künftig auch Einkaufs-, Qualitäts- und Produktentwicklungs- sowie weitere fachspezifische Prozesse abwickeln können. Insgesamt war es als „Single Point of Contact“ für die Lieferanten konzipiert, das alle lieferantenbezogenen Transaktionen standardisiert elektronisch abbildet.

Ausgehend von dieser Zielsetzung wurden die ersten Wirtschaftlichkeitsanalysen vorgenommen. Im Ergebnis erwies sich der Aufbau des Portals als attraktive Investition. „Dass ein Lieferantenportal strategisch sinnvoll ist, stand sehr schnell fest“, erklärt Rothfuß. Schnell war klar, dass sich die Entwicklung eines eigenen Portals über den gesamten Softwarelebenszyklus nicht rechnen würde und eine am Markt etablierte, standardisierte Lösung eingesetzt werden sollte. „Wir haben uns final für SupplyOn entschieden“, sagt Rothfuß. Ein wichtiges Argument für den Plattform-Anbieter war, dass bereits eine breite Basis an strategischen Lieferanten registriert war. Letztendlich gab aber die Wirtschaftlichkeit des Modells den Ausschlag: „Wir haben einen Business Case mit SupplyOn durchgerechnet. Das positive Ergebnis hat uns überzeugt“, so Rothfuß.

Das Projekt begann 2005 mit der Gründung eines interdisziplinären Projektteams, an dem sowohl Beru- als auch SupplyOn-Mitarbeiter beteiligt waren. Die Durchführung verlief dabei in zwei Stufen. In der ersten Projektstufe wurden die internen Prozesse umfassend analysiert und die technische Lösung skizziert. Bereits in dieser frühen Phase wurden die strategischen Lieferanten in den Prozess einbezogen: So setzte Beru mit 15 Pilotlieferanten von April bis Dezember 2005 die ersten Prozesse – Lieferabruf, Lieferavis und Gutschriftsverfahren – erfolgreich um. Die zweite Phase der Implementierung startete im Januar 2006 mit einer internen Informationsveranstaltung sowie der systematischen Information der Partner über die Zielsetzungen, die Strategie und die Umsetzung des Projekts. Inzwischen wickeln rund 50 Lieferanten die genannten Prozesse mit Beru über die Online-Plattform ab.

Die Vorteile dieser Art der Prozessabwicklung liegen auf der Hand: Während im Wareneingang früher die Lieferscheine sowie eventuelle Über- oder Unterlieferung manuell kontrolliert werden mussten, bevor die Ware für den internen Buchungslauf freigegeben wurde, hat sich der Prozess nun wesentlich beschleunigt und vereinfacht: Die mit Barcode-Label versehene Lieferung kann in kürzester Zeit und ohne manuellen Aufwand erfasst und einem Lieferabruf zugeordnet werden. Außerdem hat ein Lieferavise die Lieferung bereits angekündigt. Statt eine Rechnung stellen zu müssen, erhält der Lieferant unmittelbar nach Eintreffen der Ware automatisch eine Gutschriftanzeige.

Die Kommunikation steigert jedoch neben der Effizienz auch die Qualität der Prozesse: Einerseits werden mit dem durchgängigen digitalen Prozess Medienbrüche vermieden und damit auch potenzielle Quellen für manuelle Fehler reduziert. Gleichzeitig verfügen beide Parteien über genaue und aktuelle Daten, was für eine deutlich höhere Planungsqualität sorgt.

Andererseits können die beim Eintreffen der Materiallieferung bereits übermittelten und geprüften Lieferavise unmittelbar in den Planungsprozess einfließen, wodurch eine höhere Planungsgenauigkeit erzielt wird. Der optimierte Datendurchlauf und die höhere Datenqualität kommen auch dem Lieferanten zugute, zum Beispiel durch einen schnelleren Rechnungslauf. „Gerade für kleinere Partner, für die eine herkömmliche EDI-Verbindung aus Kostengründen nicht realisierbar ist, bietet die Web-Lösung eine günstige Möglichkeit, um die Kommunikation zu automatisieren“, so Rothfuß. Die umfassende Analyse und die konsistente Portalstrategie habe sich für das Zulieferunternehmen ausgezahlt: „Es ist entscheidend, den Gesamtprozess und nicht nur einzelne Schritte elektronisch abzuwickeln, um eine hohe Wirtschaftlichkeit zu erzielen.“

Neben einer transparenten und schlüssigen Strategie haben sich die umfassende Prozess- und Organisationsanalyse sowie die interne Kommunikation als zentrale Erfolgsfaktoren des Projekts erwiesen: „Der Erfolg hängt maßgeblich davon ab, ob es gelingt, alle an den Prozessänderungen Betroffenen an Bord zu holen“, so Rothfuß. Damit sind sowohl die eigenen Mitarbeiter, die die neuen Prozesse leben sollen, als auch die Partner gemeint, deren Prozesse ebenfalls angepasst werden müssen.

Im nächsten Schritt sollen mehrere deutsche und europäische Werke von Beru an das Portal angebunden werden. „Dies ist die dritte Phase unseres Projekts“, sagt Rothfuß. „Wir werden zwei weitere Werke in Deutschland, sowie Werke in Irland, Frankreich und Ungarn anbinden.“ Langfristig ist die Einführung des Lieferantenportals an allen Standorten weltweit geplant.

Dr. Alexander Pschera Journalist in München

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg

Portalstrategie optimiert den Gesamtprozess

Kosteneffizienz

Ein Lieferantenportal ist eine einheitliche Kommunikationsplattform und Schnittstelle zwischen dem einkaufenden Unternehmen und seinen Lieferanten. Es bietet die Möglichkeit, Prozesse zu bündeln und zu standardisieren. Dadurch lassen sich manuelle Fehler reduzieren. Ergebnis: Vereinfachte Prozesse, optimierte Lieferungen, höhere Planungsgenauigkeit.