Umfangreiche Komplettsysteme erleichtern den Einstieg

Wenn es um das Informationsmanagement geht, kämpfen große sowie kleine und mittlere Unternehmen mit dem gleichen Problem. Beide Gruppen sehen sich einer Flut von Daten ausgesetzt. Und der Großteil dieser Informationen liegt in unstrukturierter Form vor – also zum Beispiel in Word-Dokumenten, E-Mails oder PDF-Dateien.

Um die Datenflut zu bewältigen, bieten Software-Hersteller Systeme für das Dokumenten-Management (DMS) beziehungsweise das noch etwas umfassendere Enterprise-Content-Management (ECM). Während der Markt bei DMS- und ECM-Großprojekten mittlerweile seine Sättigungsgrenze erreicht hat, erlebt das Thema im Mittelstand einen Boom.

Firmen dieser Größenordnung haben sich mit Investitionen in entsprechende Technologien lange zurückgehalten. „Kleine und mittlere Unternehmen und Organisationen haben ein deutlich höheres Defizit an DMS-/ECM-Lösungen“, sagt Bernhard Zöller, Geschäftsführer des Beratungsunternehmens Zöller & Partner (Halle 5, Stand C41). Entsprechend groß ist der Nachholbedarf.

Die Nachfrage der mittelständischen Firmen nach DMS und ECM wird von den sinkenden Preisen angetrieben. „Für viele kleinere und mittelständische Anwender sind die Lösungen erst in den vergangenen Jahren bezahlbar geworden“, heißt es in einer Marktübersicht, die von Zöller & Partner erstellt und vom Branchenverband Bitkom herausgegeben wurde.

Gerade in Deutschland profitieren die KMU von einem großen Markt. Die Studie von Zöller & Partner zählt 62 Anbieter. Eine Vielzahl davon sind kleine und mittelgroße DMS- und ECM-Spezialisten. Hinzukommen kleinere Nischenanbieter, die für bestimmte Einsatzfelder die passenden Lösungen bereit stellen. Während die Software-Produkte der großen Anbieter häufig überdimensioniert sind, treffen diese kleineren Hersteller den Bedarf der Mittelständler deutlich besser.

Die Funktionsvielfalt im ECM-Bereich mag besonders auf KMU verwirrend wirken. Doch mittlerweile sind – gerade für mittelständische Anwender – viele Komplettsysteme auf dem Markt, welche die wichtigsten Technologien als Standard bieten. So umfasst zum Beispiel das ECM-System von Optimal Systems (Halle 5, Stand D31) Technologien rund um Erfassung, Klassifizierung, DMS, Workflow, E-Mail- und revisionssichere Archivierung einschließlich Wiedervorlage, Abonnement sowie Mahn- und Sperrfristen.

Docuware (Halle 5, Stand C41) kooperiert mit einem Anbieter von Erfassungs-Software, um eine Komplettlösung für das Dokumentenmanagement bereit stellen zu können. Einsatzgebiet ist etwa die Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Lieferscheinen.

„Vom Umfang der Standardfunktionen der kleineren Hersteller dürften sich manche der Global Player eine Scheibe abschneiden“, meint Zöller. Manchmal übertrifft der Funktionsumfang der auf den Mittelstand zugeschnittenen Lösungen sogar den der größeren Lösungen, weil mittelständische Anbieter auf spezifische regionale Anforderungen schneller reagieren. Dazu zählen laut Zöller zum Beispiel Integrationskomponenten in Fachapplikationen, die nur im deutschsprachigen Markt vorkommen.

Um die Einführung eines ECM- oder DM-Systems möglichst einfach zu machen, stellen Anbieter Pakete mit vorkonfektionierten Lösungen zusammen. So hat zum Beispiel ELO (Halle 5, Stand A11) eine ganze Reihe von Beispielvorlagen entwickelt. Die Templates setzen auf der ECM-Suite von ELO auf und bestehen aus standardisierten Bausteinen. Laut Hersteller lassen sich damit Fachanwendungen wie Vertragsmanagement oder Rechnungseingangsbearbeitung branchenspezifisch erweitern.

Auch Anbieter Comarch (Halle 5, Stand C41) bietet Business-Templates für Content- und Dokumentenmanagement. „Diese Templates verfügen bereits über vorkonfigurierte Aktenmodelle wie Kundenakten, Lieferanten- und Personalakten und Geschäftsabläufe wie zum Beispiel Rechnungsprüfung, Vertragsverwaltung oder Dienstreise/Urlaubsanträge, die mit überschaubarem Aufwand an die individuellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden können“, erklärt Daniel Taborek, Director Competence Center für Comarch ECM. „Mit Hilfe der Templates können wir die Dauer der Projekteinführung extrem verkürzen und dadurch lassen sich auch die Gesamtkosten für ein ECM-Projekt für den Kunden erheblich reduzieren.“

Eine für den Mittelstand interessante Lösung hat aber auch Software-Größe Microsoft (Halle 3, Stand D57) im Angebot. Mit Sharepoint sind die Redmonder schon seit einiger Zeit überaus erfolgreich im Markt für Content- und Dokumentenmanagement. „Insbesondere die aktuelle Version Sharepoint 2013 kann, was das Thema ECM betrifft, einen wiederum erweiterten Funktionsumfang aufweisen, auch wenn dieser noch nicht über die volle Bandbreite eines ECM-Systems verfügt“, stellt Maximilian Gantner fest, Senior Analyst beim Beratungshaus Pentadoc (Halle 5, Stand B01).

Lücken können laut Gantner mit Partnerlösungen oder spezialisierten Drittprodukten geschlossen werden. „Die ECM-Branche stellt sich auch in diesem Bereich teilweise mit sehr attraktiven Lösungen in Verbindung mit Sharepoint auf“, so der Analyst. Seiner Meinung nach ist in diesem Segment noch mit weiteren Innovationen zu rechnen.

Andere ECM-Anbieter, die sonst eher Großunternehmen im Fokus haben, decken mit ihren Partnern das mittelständische Segment ab. So arbeitet zum Beispiel Opentext (Halle 5, Stand C32) mit bc-competence (am Opentext-Stand) zusammen. Das Beratungsunternehmen für Informationsmanagement zählt Änderungsmanagement sowie SAP-Know-how und Prozesswissen zu seinen Kernkompetenzen. bc-competence kann laut eigener Darstellung von der Freiformerkennung, der automatischen Strategieermittlung bis zum Freigabe-Workflow und dem Rechnungseingangsbuch alles aus einer Hand liefern.

Doctra (am Opentext-Stand), ein weiterer Opentext-Partner, bietet Beratung, Implementierung und Betriebsunterstützung rund um das Content-Management. Zu den Themen, auf die sich der Dienstleister spezialisiert hat, gehören unter anderem die digitale Aktenverwaltung sowie die Integration von ECM in SAP-Prozesse.

Den Aufwand für die Einführung möglichst gering zu halten, ist sicherlich eines der wichtigsten Kriterien für Mittelständler bei der Auswahl eines ECM- oder DMS-Systems. Kleine und mittlere Firmen könnten dabei sogar Vorteile gegenüber großen Unternehmen haben, glaubt Ulrich Kampffmeyer, Geschäftsführer des Beratungshauses Project Consult.

Aufgrund der geringeren Größe sei es eher möglich, eine unternehmensweite Lösung relativ kurzfristig einzuführen. „Dokumentenmanagement-Projekte sind vor allem Organisationsprojekte“, so Kampffmeyer. Und entsprechende Veränderungen ließen sich in einer kleineren, übersichtlicheren Organisation einfacher, schneller und mit geringerer Komplexität umsetzen als in einem Großunternehmen.

Trotzdem sollten mittelständische Anwender den Aufwand für die Einführung eines ECM- oder DMS-Systems nicht auf die leicht Schulter nehmen. Die notwendigen Dienstleistungen für Customizing und Integration würden oft falsch eingeschätzt beziehungsweise nicht ausreichend ermittelt, heißt es in der Marktübersicht von Zöller & Partner. Nicht jeder Anbieter versteht unter bestimmten Funktionsbezeichnungen wie zum Beispiel Workflow das gleiche. Und so muss eine Lösung häufig mit mehr Aufwand an den konkreten Bedarf des Anwenderunternehmens angepasst werden als erwartet.

Trotzdem kann sich die Investition in ECM beziehungsweise DMS lohnen und deutliche Vorteile bringen. Diese Erfahrung hat zum Beispiel Meffert gemacht, ein Hersteller von Farben, Lacken, Putzen und Bauschutzprodukten. Das Unternehmen implementierte Technologien von Optimal Systems für die Rechnungsbearbeitung, die elektronische Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten sowie die revisionssichere Archivierung.

Benötigte Rechnungen lassen sich nun per Tastendruck sofort anzeigen. Insgesamt haben sich die Kommunikation und die Zusammenarbeit verbessert. Die Automatisierung eingehender Dokumente ermöglicht laut Unternehmen schlankere Prozesse, Zeitersparnis, die Beseitigung von Fehlerquellen, mehr Transparenz und deutlich kürzere Umlaufzeiten.

In einem Whitepaper fasst Optimal Systems die Erfahrungen von ECM-Anwendern zusammen: „Studien zufolge bestätigen über 70 Prozent der Firmen mit ECM-Erfahrung Kostensenkungseffekte und über 50 Prozent die Realisierung von Wettbewerbsvorteilen infolge der Einführung einer ECM-Lösung.“

Markus Strehlitz Journalist in Mannheim